¿Qué es una parte interesada? Definición, importancia y tipos

En este artículo repasaremos:

• Qué son las partes interesadas y sus dos tipos,
• Explica los detalles del análisis de las partes interesadas, como la identificación y diferenciación de las partes interesadas importantes y su clasificación en la matriz.
• Y, por último, habla de tres pasos para gestionar con éxito a las partes interesadas.

¿Significado de las partes interesadas?

En la gestión de proyectos, las partes interesadas son personas que, de una forma u otra, tienen un interés en el proyecto en curso y se ven afectadas, positiva o negativamente, por él. Un individuo o una organización pueden representar a las partes interesadas. Desempeñan un papel importante en el proyecto, ya que influyen enormemente en él, y ningún proyecto puede tener éxito sin su presencia y aportación.

La palabra clave cuando se trata de quiénes son las partes interesadas es compromiso. Un director de proyecto debe trabajar para conseguir el mejor compromiso posible de las partes interesadas. Colaborar con las partes interesadas garantizará unas relaciones sanas y una buena comunicación, lo que contribuirá al buen funcionamiento de un proyecto.

La influencia de las partes interesadas es mayor en las fases iniciales de un proyecto. Dado que a menudo se producen cambios durante el ciclo de vida de un proyecto, el compromiso de las partes interesadas disminuye una vez que el progreso toma impulso. Esto se debe a que, en ese momento, el precio de alterar la dirección o detenerlo por completo se vuelve elevado y poco rentable. Pero esto no significa que abandonen el proyecto, ya que su compromiso vuelve a aumentar cerca del final del mismo. Por eso es importante gestionar las expectativas de las partes interesadas, para garantizar que el proyecto satisface sus necesidades lo mejor posible y es aceptado favorablemente.

Influir en las partes interesadas puede ser una pesadilla, ya que puede haber una cantidad considerable de ellas con distintos niveles de implicación, requisitos, interés y poder de su interés en manipular el proyecto. Por eso existen dos tipos de partes interesadas.

Tipos de partes interesadas

Las partes interesadas en el proyecto pueden dividirse en dos tipos de partes interesadas: internas y externas, en función de su posición en la organización o como cliente.

Significado para las partes interesadas internas

Gestionar a las partes interesadas internas suele ser más problemático que gestionar a las externas. Normalmente, para entender quiénes son las partes interesadas, es difícil incluso identificar quién es un cliente, ya que ese«cliente» es más bien un representante de toda una organización cliente. Esta persona tiene la difícil tarea de hacer malabarismos con toda una serie de requisitos procedentes de las organizaciones clientes, lo que hace que se convierta en objeto de muchas influencias diferentes que pueden afectar al proyecto. A menos que el«cliente» adopte una postura firme, no hay forma de evitar la influencia de las distintas partes interesadas participantes.

Las partes interesadas internas pueden ser cualquier persona de la organización. Lo más habitual es que sean los usuarios finales del proyecto, pero también podrían ser representantes como directivos u otros empleados, sindicatos, etc. Todos ellos tienen un interés en el proyecto y pueden afectarlo directamente o por influencia.

Partes interesadas externas Significado

Las partes interesadas externas son personas u organizaciones que no forman parte de la organización cliente, pero que están interesadas en el proyecto. Este tipo de partes interesadas incluye a inversores, proveedores, clientes, autoridades reguladoras (como autoridades de planificación y autoridades reguladoras especiales), la comunidad local, la prensa gubernamental y los medios de comunicación, ya que influyen en gran medida en cómo se percibe el proyecto.

Aquí es donde también debemos mencionar la teoría de las partes interesadas, ya que es una de las principales consideraciones en el estudio de la ética empresarial.

¿Qué es la Teoría de las Partes Interesadas?

La teoría de las partes interesadas es una visión del capitalismo que hace hincapié en las relaciones interconectadas entre una empresa y sus clientes, proveedores, empleados, inversores, comunidad local y otras personas que tienen un interés en la organización. La teoría sostiene que una organización debe crear valor para todas las partes interesadas, no sólo para los accionistas.

Uno de los principales problemas de la gestión de las partes interesadas externas es el gran número de personas implicadas y el hecho de que sus niveles de poder e interés difieren notablemente. Por eso, haber realizado un análisis de las partes interesadas puede ser de gran ayuda en la gestión de las mismas. Comprender las necesidades y expectativas de las partes interesadas es una habilidad que puedes desarrollar aún más con un curso de gestión de proyectos. Aprende a implicar y gestionar a las partes interesadas a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Cómo hacer un análisis de las partes interesadas

El análisis de las partes interesadas puede servir para comprender el entorno de las partes interesadas y determinar cuáles son las principales, lo que nos ayudará a priorizar los recursos de gestión. En cada proyecto hay muchos«clientes» o inversores interesados, cuyo interés en el proyecto puede cambiar en función de cada fase del mismo. La ejecución del proyecto se ve afectada por estos posibles interesados, y determinar su impacto y hasta qué punto quieren participar ayudará a minimizar los posibles riesgos de sabotaje y a obtener mejores resultados. Esta es una breve explicación de la importancia del análisis de las partes interesadas. Además, consta de tres pasos: identificar a las partes interesadas, priorizarlas y, por último, comprenderlas . Estos tres pasos son, posteriormente, cruciales para el éxito de la gestión de las partes interesadas.

¿Quién es una parte interesada clave en la gestión de proyectos?

En la gestión de proyectos, una parte interesada clave es cualquier individuo, grupo u organización que tiene un interés significativo en el resultado de un proyecto, influye en él o se ve directamente afectado por él. Estas partes interesadas desempeñan papeles cruciales en el éxito o fracaso de un proyecto debido a su poder de decisión, control de los recursos o el grado en que se ven afectadas por los resultados del proyecto. Para entender quién es una parte interesada clave, tiene más impacto en el proyecto que la parte interesada normal.

Identificar a las partes interesadas

El primer paso es identificar a las partes interesadas, porque tienes que saber quiénes son las partes interesadas potenciales para poder gestionarlas. Con la ayuda del equipo, haz una lista de todos ellos. Una vez identificadas las partes interesadas, hay que colocarlas en uno de los grupos para poder elaborar un registro de partes interesadas. Una plantilla de registro de las partes interesadas está pensada para contener información sobre las partes interesadas y ayudar a gestionar los distintos grupos de partes interesadas. Para poder diferenciar entre las partes interesadas clave y las demás, es necesario identificar a las partes interesadas.

Esta es la fase en la que debemos establecer el contacto inicial con cada parte interesada. Proporcionar la información introductoria sobre el proyecto debería ayudar a establecer una buena relación. Es posible que deseen expresar sus opiniones y puntos de vista sobre el proyecto y el proceso de su fase de ejecución. Expresarán las formas en que desean ser contactados y qué información les interesa. La dinámica del proyecto requerirá una comunicación regular. Por tanto, es crucial empezar bien.

Priorizar a las partes interesadas

El siguiente paso en el análisis de las partes interesadas es decidir qué nivel de poder e interés tiene cada una de ellas para influir en el proyecto. Establecer prioridades es importante porque ayuda a comprender quiénes son los principales responsables de la toma de decisiones y dónde invertir tus recursos. Para este paso, es útil disponer de la matriz de análisis de las partes interesadas, ya que ofrece una forma de agruparlas, lo que nos permite comprenderlas mejor.

Esta cuadrícula se divide en cuatro cuadrantes en función de su posición en los ejes vertical y horizontal, que representan el poder y el interés. Antes de situar a cualquier parte interesada en uno de los cuatro cuadrantes, debes intentar responder a las dos preguntas clave:

• ¿Qué influencia tiene la parte interesada?
• ¿Cuánto interés tiene la parte interesada en el proyecto?

Al final, todas las partes interesadas deberían pertenecer a una de las cuatro categorías:

1. Bajo consumo, bajo interés

Algunas partes interesadas en el proyecto tienen poco poder y no muestran un interés significativo en el proyecto. Son importantes, pero no serán el centro de atención del director del proyecto. Sin embargo, no deben pasarse por alto ni descartarse. La mejor estrategia es supervisarlos. El objetivo es evitar que las partes interesadas de escaso poder e interés adopten una postura negativa hacia el proyecto. Por eso, tender la mano regularmente es una buena idea con estas partes interesadas en la gestión del proyecto.

2. Bajo consumo, alto interés

Puede que algunos tipos de partes interesadas no tengan tanto poder ni influencia en el proyecto, pero están muy interesados. Mantenerlos informados garantizará que no pierdan el interés y sigan siendo positivos hacia el proyecto. De nuevo, una comunicación regular les mantendrá comprometidos e interesados.

3. Alta potencia, bajo interés

Las partes interesadas de alto poder pero bajo interés son muy importantes para el éxito de un proyecto. Pueden influir mucho y, por desgracia, no complacerlos puede provocar retrasos o incluso el fracaso del proyecto. La mejor forma de comprometerse con ellos es asegurarse de que están satisfechos. Satisfacer a las partes interesadas de alto poder del proyecto puede hacer que aumente su interés por el proyecto.

4. Alta potencia, alto interés

Éste es el grupo más importante de partes interesadas. Además de detentar el poder, ya están interesados en el proyecto, y pueden ser un gran activo para él. Sólo tiene sentido implicar a estas partes interesadas clave en el proceso y consultarles con regularidad. Aunque no debe pasarse por alto a ninguno de los cuatro grupos de interesados, el director del proyecto debe centrarse en este grupo en particular, dedicando tiempo y atención a establecer una relación más sólida.

Entender quiénes son las partes interesadas

Saber a quién priorizar ayuda a los gestores a comprender en qué partes interesadas deben centrarse. Esto significa que los«actores principales» deben tener reuniones o entrevistas en las que se hable de los siguientes temas: cuáles son sus expectativas para el proyecto, qué consideran un proyecto de éxito, cómo les afectará el resultado del proyecto (sea positivo o negativo), etc. Estos son sólo algunos ejemplos que te ayudarán a determinar si existe algún conflicto de intereses previsto con otras partes interesadas que debas tener en cuenta.

Otra ventaja es conocer sus preferencias interpersonales y entablar relaciones con ellos. Al hacerlo, intenta captar las señales políticas, culturales o medioambientales. Esto ayuda a predecir cómo interactuarán las partes interesadas clave entre sí y con otras partes interesadas. Conocer esta información es útil para futuros procesos de toma de decisiones.

Una vez realizado este paso, el análisis de las partes interesadas está completo. La dirección estratégica debe utilizar los resultados obtenidos del análisis para formar la estrategia básica de gestión y comunicación con las partes interesadas para que el proyecto tenga éxito.

Pasos para gestionar con éxito a las partes interesadas

La gestión de las partes interesadas es un proceso que tiene lugar cada día durante el proyecto. Implica comunicarse y trabajar con las partes interesadas para satisfacer sus necesidades y expectativas, abordar los problemas y fomentar la participación adecuada de las partes interesadas en el proyecto. La principal ventaja de este proceso es que aumenta el apoyo y minimiza la resistencia de las partes interesadas. Para la gestión de las partes interesadas, los directores de proyecto utilizan la información recopilada durante el análisis de las partes interesadas. Hay tres acciones que los miembros del equipo de gestión del proyecto deben realizar una vez que comprendan qué enfoque de las partes interesadas y qué plan de proyecto utilizar.

1. Implica a las partes interesadas durante todo el proyecto

Las partes interesadas forman parte del proyecto de principio a fin, independientemente del nivel de implicación que deseen. Por eso, mantenerlos al día garantiza que se sientan valorados. De este modo, estás constantemente en contacto con sus deseos, necesidades y expectativas, lo que luego te ayuda a minimizar los riesgos de que su desacuerdo y las alteraciones de última hora contribuyan a crear problemas de costes. Esto es especialmente cierto en el caso de las partes interesadas clave, que tienen mucha influencia y pueden incluso intentar sabotear el proyecto. Por otra parte, los directores de proyecto no deben caer en la trampa de satisfacer los deseos de todas las partes interesadas, ya que eso pone en peligro el éxito del proyecto.

2. Utiliza una comunicación eficaz

La implicación antes mencionada no sería posible sin un plan de comunicación adecuado. El plan de comunicación describe una estrategia para proporcionar la información adecuada a las personas en su formato preferido. Este plan describe qué métodos, formatos y tecnologías deben utilizarse para la comunicación con las partes interesadas. En otras palabras, garantiza el buen funcionamiento del proceso.

Para ello, utilizamos los conocimientos adquiridos al identificar a las partes interesadas, pues ya hemos establecido sus métodos de comunicación preferidos y anotado qué información les interesa. Una matriz también es útil para un plan de comunicación, pues sabemos quién tiene más poder para influir en el resultado del proyecto.

3. Documenta las funciones y necesidades de cada parte interesada

Y, por último, toda la información anterior debe registrarse en una hoja de cálculo. Disponer de toda la información sobre cada una de las partes interesadas del proyecto te ayuda a estar al tanto de las funciones y responsabilidades de cada uno durante cada fase del proyecto. Una comprensión clara de un plan de proyecto ayuda a mantener a todos en la misma página.

Este registro de las partes interesadas te ayudará a controlar las prioridades y a asegurarte de que siempre diriges el proyecto en la dirección correcta y mantienes informadas a las personas adecuadas en el momento oportuno.

¿Por qué son importantes las partes interesadas?

Resumiendo: sin partes interesadas en el proyecto, no habría proyectos. Involucrar a las partes interesadas del proyecto puede aportar muchos beneficios al proyecto. Pueden implicarse en el proceso de toma de decisiones e influir en las acciones de la organización de forma útil para el equipo de gestión del proyecto. La inversión de las partes interesadas puede ser una valiosa fuente de información, no sólo para la educación, sino también para establecer relaciones. Fomentar buenas relaciones es necesario en el mundo de la gestión de proyectos, y comprometerse con grupos influyentes aumenta las posibilidades de éxito.

Así pues, una respuesta breve a la pregunta«¿Por qué son importantes las partes interesadas?» es para conseguir mejores resultados, ya sea en educación, conexión, compromiso o beneficios. ¿Y cuál es la mejor forma de comprometerse con las partes interesadas? Recapitulemos rápidamente la importancia del análisis de las partes interesadas y los procesos de gestión de las partes interesadas en la gestión de proyectos:

Ahora que conoces su importancia para el proyecto, quizá quieras mejorar tus relaciones con las partes interesadas. Para ayudarte a ello, el Instituto te ofrece nuestro curso de Gestión de las Partes Interesadas y Comunicaciones. Este curso se centra en enseñarte a gestionar sus intereses y expectativas y a tener la mejor relación posible con las partes interesadas.

Preguntas frecuentes sobre qué es una parte interesada

¿Qué es una parte interesada?

Una parte interesada es cualquier persona afectada por un proyecto o que puede influir en él. Esto incluye a las personas o grupos implicados o afectados por el resultado del proyecto.

¿Cuáles son las partes interesadas clave?

Las partes interesadas clave son las personas o grupos más importantes que tienen una gran influencia en el proyecto o se ven muy afectados por él. Su apoyo es vital para el éxito del proyecto.

¿Por qué son importantes las partes interesadas?

Las partes interesadas son importantes porque proporcionan recursos, toman decisiones y ayudan a garantizar que el proyecto cumple sus objetivos. Involucrarlos adecuadamente ayuda a evitar problemas y a mantener el proyecto en marcha.