Gestión Ágil de Proyectos en la Era de la IA y la Automatización: Impulsar la innovación y la eficiencia

La gestión ágil de proyectos es una metodología que gira en torno a la propia mentalidad de adaptación continua y cambio de las etapas del proyecto en función de las necesidades actuales. La palabra ágil hace hincapié en la práctica de ir pasando por las prácticas del proyecto para hacer unos círculos de subéxitos que, en conjunto, lleven al proyecto desde el principio hasta los objetivos finales.

Por lo tanto, en la gestión ágil de proyectos (o simplemente mentalidad ágil), los logros no se retrasan hasta el final del proyecto, cuando hay productos o servicios finales entregados, sino que los logros se distribuyen local o parcialmente con respecto a las distintas etapas.

¿Qué es la Gestión Ágil?

La gestión ágil tiene sus raíces en la gestión de software a principios de la década de 2000, cuando un grupo de desarrolladores de software, llamado «The Agile Alliance», introdujo el desarrollo ágil de software. La primera documentación, o directrices si lo prefieres, fue el documento publicado por estas empresas con el nombre de Manifiesto para el Desarrollo Ágil de Software. Nuevas prácticas, como Scrum, el método de desarrollo de sistemas dinámicos, el desarrollo de software adaptativo y la programación extrema, influyeron en la nueva metodología.

La gestión ágil de proyectos se introdujo como principio opuesto a la gestión de proyectos en cascada, un método pesado con tantas normas, planes y divisiones en los procesos y puestos de gestión. El principal objetivo de la introducción de la gestión ágil de proyectos era empezar cuanto antes, dejar que los nuevos miembros se incorporaran rápidamente, adaptarse a las nuevas necesidades sin cambiar toda la mentalidad de la gestión de proyectos, y no posponer el sabor del éxito hasta el final del proyecto.

También puedes pensar en la gestión ágil de proyectos como el principio que toma su infraestructura de la fabricación ajustada y la fabricación ágil. La fabricación ágil es un intento de adaptar la producción rápidamente a la demanda y la tendencia del mercado; la fabricación ajustada es un intento de reducir los residuos en favor de aumentar la productividad. Por tanto, la gestión ágil o gestión ágil de proyectos en el mundo de la gestión actual es una combinación de estos dos principios.

Gestión ágil de proyectos e incertidumbre

Puedes contemplar la metodología ágil de gestión de proyectos desde la naturaleza no determinista de las actividades, comportamientos e incógnitas que influyen directa o indirectamente en el resultado y el nivel de éxito de cualquier proyecto.

La incertidumbre existente pesa sobre todas las tareas definidas, pesos que pueden ralentizar los procesos o incluso hacerlos irrealizables. La gestión ágil de proyectos actúa como una palanca que reduce la presión causada por la incertidumbre e impulsa el proyecto definiendo las tareas (to-dos) y las funciones de los miembros del equipo para que sean más adaptables a los cambios de la forma más rápida posible.

¿Cómo se hace? Simplemente aplicando un enfoque iterativo, en el que los proyectos complejos se dividen en otros más pequeños con incrementos manejables. Estos pequeños proyectos son más fáciles de evaluar y se rediseñan en función de las reacciones y los resultados. Por tanto, no sólo se gestiona la incertidumbre (lo que también se llama gestión del riesgo), sino que la cultura del logro continuo sustituye a las metodologías tradicionales de gestión de proyectos que se centran en el éxito sólo al final del proyecto.

La gestión ágil de proyectos utiliza herramientas más fáciles de dominar, ya que todo el proyecto se divide en subproyectos con hitos y logros. Por tanto, a los recién llegados a los equipos les resulta más fácil comprender los principios y objetivos del proyecto, y descubren y se unen automáticamente a la mentalidad ágil y a la naturaleza retroalimentada de las tareas.

Inteligencia Artificial en la Gestión Ágil de Proyectos

Al igual que la era de los ordenadores y el seguimiento de los proyectos tecnológicos evolucionaron en torno a Internet, ahora estamos en la era de la IA, y casi todo en tecnología intenta probarla. En el concepto de gestión de proyectos, la inteligencia artificial actúa como un empujador que acaba llevando todas las metodologías a un nuevo marco de hacer.

Por impulsor, nos referimos a un diseño que no sólo capta la demanda, sino que define nuevas demandas y tendencias para que los demás principios, servicios o productos, y metodologías tengan que seguirle. La gestión ágil de proyectos, por naturaleza, es adaptable a cualquier cambio que se produzca, y ahora el cambio es la IA y la forma en que se utiliza en todos los procesos y prácticas.

La IA es adaptable, ya que aprende y se rediseña a sí misma tomando datos más actualizados y redefiniendo sus algoritmos en consecuencia. Por lo tanto, es una herramienta muy aplicable a la gestión ágil de proyectos; una herramienta que no sólo lleva a un proceso a ser más adaptable, sino que también puede «comprender» y definir nuevas tendencias, necesidades y soluciones.

¿Por qué necesitamos IA en la gestión de proyectos?

La respuesta breve es que puede ayudar mucho en la gestión automática del riesgo. La IA puede estructurarse como un analizador que toma la mayor parte de los datos y produce percepciones procesables. Incluso puede aprovechar los datos en línea y eliminar la necesidad de pasos de supervisión en su propia construcción de algoritmos.

En la gestión de proyectos, el tiempo es el motor de todo éxito en las tareas y el parámetro más importante a la hora de evaluar el progreso. La IA es el ayudante que te hace ganar tiempo asumiendo algunas partes de las tareas, acelerando los procesos y reduciendo los errores.

¿Cómo puede utilizarse la IA en la gestión ágil de proyectos?

Observa que la IA es un concepto muy general; es una combinación de algoritmos matemáticos utilizados para analizar, predecir, comprender y aplicar funciones a los datos, más el poder de la ingeniería de software y el hardware en rápida evolución para acelerar los procedimientos de la IA.

La primera aplicación de la IA en la gestión de proyectos es como un consultor que tiene más información que tú y puede aprovechar datos concretos, combinarlos con hechos ya aceptados y aconsejarte sobre las tareas encomendadas. La IA sabe escuchar, y lo más importante para utilizarla es aprender a comunicarse con ella de forma eficaz.

Siempre debes recordar el primer principio en el uso de las herramientas de IA: si precipitas la IA a una conclusión, te proporcionará una respuesta breve y ni siquiera beneficiosa. Por el contrario, si realizas una comunicación paso a paso digiriendo los datos y las percepciones del algoritmo, obtendrás respuestas mucho más beneficiosas y aplicables. Aquí es donde llegamos al punto de definir la ingeniería rápida de la IA.

¿Qué es la ingeniería rápida?

• En pocas palabras, la ingeniería de instrucciones, o ingeniería de instrucciones de IA, es el arte de hacer las preguntas adecuadas a la herramienta de IA adecuada. Elaborando instrucciones eficaces (conversaciones en el recuadro), los usuarios pueden sacar más partido de las herramientas de IA, en lugar de limitarse a hacer preguntas sobre la marcha y confundir al algoritmo con información irrelevante.
• La IA puede confundirse, ya que es una simulación del cerebro humano; toma los datos como un conjunto de entradas con salida correcta o aprobada y los utiliza para crear una lógica que le permita tratar las solicitudes que tengan algún tipo de conexión con los datos dados. Por lo tanto, si el usuario, aquí el director del proyecto, induce a error a la herramienta de IA o simplemente hace demasiado hincapié en los parámetros que no son importantes para la solicitud básica, el resultado no será en absoluto satisfactorio.
• Por lo tanto, el primer paso para utilizar la IA en la gestión de proyectos es aprender la ingeniería rápida. El siguiente paso sería encontrar la herramienta de IA que esté diseñada (entrenada por los datos) para el área que interesa a la gestión de proyectos. Más concretamente, obtendrás un mejor resultado para la tarea de análisis de datos si haces la pregunta pertinente a una plataforma de análisis de datos potenciada por IA que a una plataforma de redacción de contenidos potenciada por IA.

En aplicaciones avanzadas, la ingeniería rápida también puede implicar técnicas como:

• Aprendizaje de pocos ejemplos: Proporciona al modelo unos cuantos ejemplos dentro de la indicación para enseñarle a responder a entradas similares.
• Indicación de la cadena de pensamiento: Animar a la IA a desglosar su razonamiento paso a paso para mejorar la precisión lógica.

Ajuste de la instrucción: Diseñar instrucciones estructuradas que imiten los objetivos del entrenamiento para mejorar la comprensión del modelo.

Cómo la IA y la automatización están transformando la gestión ágil de proyectos

El objetivo final de la IA sería automatizar las tareas que pueden realizarse mejor con máquinas. Estas herramientas se centran en el poder informático de seguir estructuras paso a paso con unos posibles errores mucho menores que los agentes humanos. Los siguientes son los usos potenciales de la IA en la gestión ágil de proyectos:

• Toma de decisiones impulsada por la IA en proyectos ágiles: El análisis avanzado de datos y la previsión predictiva son los regalos más valiosos que ofrecen las herramientas impulsadas por IA a los procesos ágiles de gestión de proyectos. Durante la planificación de cada sprint, estas herramientas de IA analizan los datos históricos para identificar las tendencias, sugiriendo la asignación óptima de recursos, plazos, riesgos potenciales y cómo afrontarlos.
• Automatización de tareas repetitivas en flujos de trabajo ágiles: Agile consiste en tareas repetitivas, y la IA puede participar perfectamente en este ciclo de tareas. Tareas como las pruebas, la generación de informes y la gestión de atrasos pueden ser gestionadas eficazmente por sistemas automatizados. Esta participación de la IA reduce los errores humanos, acelera los ciclos de entrega y deja más tiempo para acciones innovadoras de los miembros del equipo.
• Colaboración mejorada con herramientas potenciadas por la IA: Las herramientas potenciadas por IA, como chatbots, asistentes virtuales y plataformas de comunicación, aumentan el nivel y la calidad de las comunicaciones en entornos ágiles. Estas herramientas facilitan las actualizaciones instantáneas, como la tarea más necesaria en la gestión ágil de proyectos, automatizan el seguimiento del estado y proporcionan algunas perspectivas en tiempo real que garantizan que todos los miembros del equipo y las partes interesadas se mantengan alineados.

Herramientas de IA para la gestión ágil de proyectos

Además de ChatGPT, que es una herramienta general para todo tipo de aplicaciones de IA, hay herramientas de IA especialmente diseñadas para la gestión de proyectos. El artículo de IPM«Las 6 mejores herramientas de gestión de proyectos de IA para ayudarte a tener éxito» describe estas herramientas ágiles de gestión de proyectos basadas en IA y sus ventajas.