Una de las tareas inevitables que tienen los gestores de proyectos, como parte de cualquier proyecto, es la gestión de riesgos. Aunque a veces la gestión de riesgos puede parecer compleja, desarrollar un enfoque estructurado puede hacerla más manejable. En este artículo, exploraremos el impacto de un plan de gestión de riesgos y proporcionaremos ideas clave para ayudarte a ti y a tu equipo a gestionar futuros proyectos con más éxito.
Según el PMI, el riesgo de un proyecto puede definirse como la posibilidad de que determinados sucesos afecten negativamente a los objetivos del proyecto, el grado de exposición a sucesos negativos y sus probables consecuencias.
En consecuencia, el riesgo del proyecto se define mediante tres factores de riesgo:
Identificar, analizar y responder a los factores de riesgo a lo largo de todo el proceso del proyecto (y en beneficio de sus objetivos) se define como gestión de riesgos.
Un factor de riesgo es una situación que puede inducir riesgos en el proyecto. Aumenta las posibilidades de que ocurra algo que se interponga en el camino hacia los objetivos de tu proyecto. El impacto de un factor de riesgo debe calcularse en el plan de gestión de riesgos. Cada etapa del ciclo de vida de un proyecto puede plantear nuevos factores de riesgo para tu proyecto.
Cada proyecto tiene sus propios riesgos, que dependen del entorno actual del proyecto, y cada uno de ellos debe tener su propio plan de gestión de riesgos del proyecto. Podemos dividir los riesgos en dos grupos: externos e internos. Los riesgos externos no pueden ser controlados por una organización e incluyen los riesgos políticos, económicos y naturales. Los riesgos internos son los que puede gestionar un director de proyecto o un equipo de gestión de riesgos, y son los riesgos más comunes de los proyectos.
El riesgo de coste es el crecimiento de los costes del proyecto que no se calcularon. En otras palabras, es el riesgo de que el proyecto cueste más que su presupuesto asignado. Tal vez sea el más común de todos los riesgos del proyecto, y se debe a una mala planificación presupuestaria, a una gestión incorrecta de los recursos, a una estimación inexacta de los costes y al desvío del alcance. El riesgo de coste puede conducir a menudo a los otros dos riesgos comunes: el riesgo de calendario y el riesgo de rendimiento.
El riesgo de calendario es el riesgo de que las actividades tarden más de lo previsto. Normalmente, este riesgo también se debe a una planificación deficiente. El riesgo de calendario está estrechamente relacionado con el riesgo de coste, porque un calendario planificado de forma imprecisa suele provocar un aumento del coste, ya que los proyectos más largos cuestan más. El riesgo de calendario también provoca retrasos, con el consiguiente incumplimiento de los plazos y una posible pérdida de ventaja competitiva. El riesgo de calendario también puede conducir al riesgo de rendimiento, es decir, no cumplir el plazo para llevar a cabo la misión prevista.
El riesgo de rendimiento es esencialmente el peligro de que el proyecto no consiga resultados que cumplan las especificaciones del proyecto. El origen de este riesgo es difícil de identificar porque puede atribuirse a diversas circunstancias.
Un equipo de proyecto puede entregar el proyecto dentro del presupuesto y el calendario y, sin embargo, no conseguir los resultados y beneficios esperados. Además, el riesgo de rendimiento puede contribuir al riesgo de coste y calendario si el rendimiento de un equipo o de una tecnología hace que aumenten el coste y la duración del proyecto. Al final, la organización malgastó dinero y esfuerzo en un proyecto que no funcionó.
El riesgo no puede gestionarse per se. El riesgo tiene que ver con la incertidumbre, la probabilidad o la imprevisibilidad, de ahí que el término gestión del riesgo tienda a ser engañoso. No hay forma de tener realmente el control sobre los acontecimientos que suceden durante el proyecto. La gestión del riesgo debe considerarse como una preparación anticipada ante posibles acontecimientos, en lugar de responder a ellos cuando están ocurriendo.
Con más tiempo disponible, es posible encontrar planes de acción alternativos y elegir el que más se ajuste a los objetivos del proyecto.
Como no puedes controlar el acontecimiento en sí, debes controlar y regular cómo reaccionas ante él. En consecuencia, la gestión de riesgos se define como el proceso formal mediante el cual se identifican, evalúan y prevén sistemáticamente los factores de riesgo. En otras palabras, la gestión de riesgos del proyecto da cuenta de las estrategias que garantizan una respuesta más sólida a los riesgos. Entre ellas están la planificación de la respuesta, la mitigación, la desviación y la planificación contingente.
La gestión de riesgos es una parte muy importante de la gestión de proyectos, porque puede aumentar exponencialmente las posibilidades de éxito de un proyecto. Elaborar un plan de gestión de proyectos y ceñirse a él es sumamente beneficioso, ya que:
La gestión del riesgo es inseparable del coste, el calendario y la calidad del proyecto. En consecuencia, debe ser un componente clave del proceso de gestión de proyectos. Para desarrollar una base sólida en la gestión de riesgos, un curso de gestión de proyectos puede proporcionar ideas y estrategias valiosas que te ayuden a salvaguardar tus proyectos frente a retos imprevistos.
Para gestionar los riesgos de un proyecto, necesitas un plan eficaz de gestión de riesgos. El proceso de elaboración de uno suele constar de estos seis pasos:
Éste es el primer paso del proceso de gestión de riesgos, porque no puedes resolver un riesgo si no sabes de qué se trata. Hay muchas formas de conseguir identificar el riesgo del proyecto, pero una de las más comunes es mediante una lluvia de ideas junto con tu equipo y las partes interesadas. También puedes encontrar personas con experiencia relevante para tu proyecto y programar una reunión con ellas.
Cuando pienses en todas las formas en que las cosas pueden salir mal, anótalas. Haz una lista de todas las formas en que puede crecer el riesgo potencial de un proyecto, e incluso comprueba los datos de proyectos anteriores. Es importante conservar todos los datos recopilados en un registro de riesgos, para que puedas reflexionar sobre el pasado con el fin de mejorar los proyectos futuros.
El análisis de riesgos es un proceso que se utiliza para identificar y analizar problemas potenciales que podrían afectar negativamente al proyecto. Una vez identificados los riesgos, puedes empezar a analizarlos. Se pueden abordar de forma proactiva muchas implicaciones, como evitar futuros pleitos, abordar las dificultades normativas, cumplir la nueva legislación, reducir el riesgo del proyecto y minimizar su impacto. Esto puede determinarse mediante análisis de riesgos cualitativos y cuantitativos.
El análisis de riesgos incluye analizar la probabilidad, la gravedad y el plan de respuesta para cada riesgo que hayas encontrado. Al determinar la gravedad del riesgo del proyecto, es importante considerar cómo afectará el riesgo a los objetivos del proyecto; puede causar un retraso en su finalización, socavar el presupuesto u otros recursos, etc. Por eso, la mejor opción es incluir en este paso las opiniones del equipo del proyecto o de los principales interesados. El plan de respuesta que idees para cada riesgo es lo que el equipo del proyecto utilizará cuando surja el riesgo para abordarlo rápidamente.
Como no todos los riesgos de un proyecto son iguales, es necesaria una evaluación para que los directores de proyecto sepan qué recursos pueden reunir para la resolución del riesgo. Al clasificar tu lista de riesgos en alto, medio y bajo, puedes saber cuáles merecen ser investigados más a fondo y cuáles no son tan graves. Con una perspectiva clara como ésta, puedes empezar a planificar cómo y cuándo se abordarán estos riesgos. Algunos de ellos requieren una actuación inmediata porque pueden hacer descarrilar todo el proyecto, mientras que otros riesgos, aunque siguen siendo importantes, no amenazan la finalización con éxito del proyecto.
Este paso del proceso de gestión de riesgos es clave. Todo el duro trabajo realizado para identificar, analizar y priorizar los riesgos no serviría para nada si no asignas a alguien la tarea de supervisarlos. Un propietario del riesgo puede ser cualquiera: a menudo es un miembro del equipo que es el más adecuado para supervisar el riesgo. Entonces esa persona es responsable de identificar el riesgo, así como de dirigir el trabajo hacia su resolución. Cada riesgo debe tener un responsable. De ese modo, se cubren todas las amenazas potenciales para el éxito del proyecto.
En este paso, puedes poner en práctica todo lo que has preparado hasta ahora. Pero primero, tienes que identificar si el riesgo es positivo o negativo. Muchas veces, la gente piensa en todos los acontecimientos potenciales que pueden ocurrir como una amenaza, algo que afectará negativamente al proyecto. Sin embargo, no siempre es así. A veces los acontecimientos que se producen pueden ser buenos para tu proyecto. Esas oportunidades se denominan entonces riesgos positivos y debes aprovecharlas lo mejor que puedas.
Para cada riesgo identificado debe haber una estrategia para su gestión y mitigación. Una vez desarrollada la estrategia (plan preventivo o de contingencia), el siguiente paso es gestionar el riesgo según su prioridad. El gestor se comunica con el propietario del riesgo y juntos deciden qué plan de acción utilizar para resolver el problema.
Este paso consiste en seguir el progreso de la iniciativa elegida para la resolución del riesgo. Quien esté a cargo del riesgo también será responsable de supervisar e informar de su progreso hacia la resolución. Los directores de proyecto deben mantenerse al día y tener una imagen precisa del progreso general del proyecto. Esto les permite identificar y controlar nuevos riesgos. La actualización se consigue con una serie de reuniones establecidas para gestionar los riesgos.
Al gestionar los riesgos, es importante ser siempre transparente. Todos los implicados en un proyecto deben saber lo que está ocurriendo, para saber a qué deben prestar atención y ayudar a prevenir y gestionar los riesgos que puedan surgir en el futuro.
Aunque no es posible eliminarlos por completo, utilizar los cinco consejos siguientes puede ser útil para reducir eficazmente el número de riesgos.
Disponer de un plan detallado de gestión de riesgos como parte del plan general del proyecto es esencial para que éste se lleve a cabo con éxito. El plan de gestión de riesgos debe definir qué se utiliza para identificar y priorizar el riesgo, la tolerancia al riesgo, cómo responderán al riesgo los miembros del equipo, cómo se comunicará, etc. Básicamente, sirve de guía para ti y tu equipo a lo largo de la ejecución del proyecto. Por tanto, invertir tiempo y esfuerzo en su desarrollo merece más que la pena: a veces todo tu proyecto depende de ello.
El registro de riesgos es una lista de todos los posibles sucesos de riesgo que pueden afectar negativamente al proyecto. El registro de riesgos puede combinarse con tu plan de gestión de riesgos o ser un documento aparte. En él, los directores de proyecto deben hacer un seguimiento de los eventos de riesgo que se han producido, cómo ha respondido el equipo y si han surgido nuevos riesgos (y cuáles).
El registro de riesgos ayuda a los gestores de proyectos a estar al tanto de los posibles problemas. Por eso es crucial que se mantenga actualizado, para que toda la información a la que se hace referencia sea exacta. De este modo, los gestores del proyecto, los miembros del equipo y otras partes interesadas clave pueden tener siempre una imagen clara del progreso del proyecto.
Normalmente, en la gestión de riesgos, la gente piensa en los riesgos en términos de posibles resultados más que en los propios sucesos de riesgo. Los riesgos deben considerarse como «algo puede ocurrir por algún motivo y repercutirá en algo». Esos «algo» son lo que tienes que comprender. No siempre acaban siendo algo malo, ya que los riesgos también pueden ser oportunidades positivas. Esto ayuda a la gestión de riesgos, porque al considerarlos desde este ángulo, puedes comprender su raíz, cuál es el evento de riesgo y cómo abordarlo.
Cuando se producen acontecimientos imprevistos, es necesario ser ágil y reaccionar lo antes posible. Controlar una situación es mucho más importante que limitarse a responder cuando ya se ha producido el suceso. Invertir tiempo en cada paso del proceso de gestión de riesgos puede prepararte para tomar medidas preventivas y reducir la probabilidad de que se produzca el suceso de riesgo.
Por encima de todo, gestionar proyectos y sus riesgos asociados de forma eficaz requiere una base sólida de habilidades de gestión de proyectos. Obtener un certificado en gestión de proyectos es una de las mejores formas de mejorar estas habilidades. Gestionar tus proyectos adecuadamente puede reportarte mayores beneficios, mejores relaciones con los clientes y la posibilidad de hacer crecer y ampliar tu negocio. Los programas, como el Diploma Certificado en Gestión de Proyectos del Instituto, están diseñados para ayudarte a desarrollar estas habilidades cruciales. Haz clic aquí para obtener más información.
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