Causas del fracaso de los proyectos en el sector público y estrategias para el éxito

Introducción

Los proyectos del sector público suelen ser complejos, con múltiples partes interesadas, requisitos normativos y escrutinio público. A pesar de todos los esfuerzos, muchos proyectos fracasan o se enfrentan a importantes retrasos y excesos presupuestarios. Este artículo explora las razones habituales del fracaso de los proyectos en el sector público y esboza estrategias para afrontar estos retos, garantizando la finalización con éxito de los proyectos.

Según Deepak Khazanchi y Dawn Owens (2010)¹la razón más común del fracaso de los proyectos en general es la insuficiencia de recursos, con una media de 7,5 sobre una escala de 10. Se trata de un aspecto importante de los proyectos en general y de los proyectos gubernamentales en particular. Además, la no adhesión a un proceso estándar, la ausencia de control de calidad y los requisitos deficientes son motivos de fracaso de los proyectos, con una media de 6,2, 6,2 y 6,1 sobre una escala de 10, respectivamente.

Según las estadísticas de la empresa KISSFLOW²las razones más comunes del fracaso de un proyecto son los cambios en las prioridades de la organización, los cambios en los objetivos del proyecto y una comunicación inadecuada/deficiente, con un 39%, 35% y 29,% respectivamente.

Según Egbe Nwakpu³afirmó que las razones más importantes del fracaso en los sectores gubernamentales son la planificación inadecuada de los recursos, la falta de claridad de las metas y los objetivos, la comunicación deficiente y el desbordamiento del alcance.

Razones del fracaso del proyecto

Hay varias razones para el fracaso de los proyectos, y se discutirán en detalle con las soluciones propuestas en el próximo apartado.

1. Falta de objetivos claros y ampliación del alcance

Una de las principales razones del fracaso de un proyecto es la ausencia de objetivos claramente definidos. Los proyectos de la administración pública suelen estar sujetos a prioridades políticas cambiantes, lo que provoca cambios de objetivos durante el ciclo de vida del proyecto. Esto da lugar a una ampliación del alcance, en la que se añaden tareas adicionales sin una evaluación adecuada de su impacto en el tiempo, el presupuesto y los recursos.

Cómo vencer:

Establecer una sólida carta de proyecto al principio es crucial. Debe esbozar objetivos, plazos y resultados claros. Además, un proceso de gestión de cambios bien definido puede ayudar a gestionar el desvío del alcance, evaluando el impacto de cualquier cambio y asegurándose de que se ajusta a los objetivos generales del proyecto.

2. Financiación y asignación de recursos inadecuadas

Con frecuencia, los proyectos gubernamentales se ven obstaculizados por limitaciones presupuestarias. Los limitados recursos financieros hacen que el personal sea insuficiente, que los materiales no sean de calidad o que las fases del proyecto queden incompletas. Además, los organismos gubernamentales suelen sufrir retrasos en el desembolso de fondos, lo que ralentiza aún más el avance de los proyectos.

Cómo vencer:

Una planificación adecuada de los recursos es esencial para abordar los problemas de financiación. Mediante la realización de minuciosos estudios de viabilidad y previsiones presupuestarias, los gestores de proyectos pueden predecir mejor las necesidades de recursos. Además, trabajar estrechamente con los departamentos financieros del gobierno para garantizar el desembolso puntual de los fondos puede mitigar los retrasos. Dar prioridad a los hitos clave del proyecto y garantizar el respaldo financiero para las fases críticas puede ayudar a mantener el impulso.

3. Mala comunicación y compromiso de las partes interesadas

El gran número de partes interesadas en los proyectos gubernamentales -incluidas las agencias, los contratistas y el público- suele provocar fallos de comunicación. La falta de comunicación puede dar lugar a expectativas desalineadas, retrasos y errores en la ejecución del proyecto.

Cómo vencer:

La implicación efectiva de las partes interesadas comienza con la identificación de todas las partes relevantes y la comprensión de sus intereses. Las actualizaciones periódicas del progreso, las líneas abiertas de comunicación y los circuitos de retroalimentación ayudan a garantizar que todas las partes interesadas permanezcan informadas e implicadas. Utilizar herramientas digitales, como el software de gestión de proyectos, puede mejorar la transparencia y la coordinación entre los equipos.

4. Falta de personal cualificado y de liderazgo

Los proyectos gubernamentales fracasan a veces por falta de personal cualificado o de liderazgo. Los jefes de proyecto y los equipos sin la experiencia adecuada en la gestión de proyectos públicos a gran escala pueden tener dificultades para gestionar eficazmente los plazos, los recursos y los riesgos. Además, la frecuente rotación en la dirección puede perturbar la continuidad del proyecto.

Cómo vencer:

Invertir en formación y desarrollo de capacidades es clave para abordar las carencias de competencias. Ofreciendo programas de formación especializados para los gestores de proyectos y los miembros de los equipos, los gobiernos pueden mejorar las competencias necesarias para los proyectos complejos. Además, fomentar un entorno de liderazgo estable con una clara planificación de la sucesión garantiza la continuidad, aunque haya cambios de personal.

5. Retrasos normativos y burocráticos

Los proyectos gubernamentales están sujetos a una plétora de normativas y marcos jurídicos. Navegar por estas normativas a menudo ralentiza el progreso del proyecto, especialmente cuando las aprobaciones, permisos y comprobaciones de cumplimiento tardan más de lo previsto.

Cómo vencer: Los organismos gubernamentales tienen que agilizar los procesos normativos desarrollando procedimientos normalizados para la aprobación de proyectos. Establecer vías rápidas para proyectos críticos y reducir los trámites burocráticos también puede contribuir a una ejecución más rápida de los proyectos. Además, la participación temprana de expertos jurídicos y en cumplimiento de la normativa puede ayudar a anticiparse a los retos normativos antes de que se conviertan en obstáculos.

6. Fallos en la gestión de riesgos

Los proyectos gubernamentales están expuestos a diversos riesgos, como factores políticos, económicos y medioambientales. No prever y mitigar estos riesgos suele provocar retrasos en los proyectos, un aumento de los costes o incluso su abandono.

Cómo vencer: Desarrollar un plan integral de gestión de riesgos es crucial. Esto implica identificar los riesgos potenciales desde el principio, evaluar su probabilidad e impacto y crear planes de contingencia. Los equipos de los proyectos gubernamentales deben revisar y actualizar periódicamente las estrategias de gestión de riesgos a medida que avanza el proyecto, para responder a los nuevos retos. Además, establecer sistemas de supervisión de riesgos puede garantizar una gestión proactiva de las amenazas potenciales.

7. Excesiva dependencia de contratistas externos

Muchos proyectos gubernamentales dependen en gran medida de contratistas para servicios especializados. Sin embargo, los problemas de los contratistas, como los retrasos, la quiebra o el bajo rendimiento, pueden afectar significativamente a los plazos y la calidad del proyecto.

Cómo vencer: Para mitigar los riesgos asociados a la dependencia de contratistas, los gobiernos deben establecer condiciones contractuales claras con incentivos y penalizaciones basados en el rendimiento. También es importante fomentar las capacidades internas contratando y formando a talentos locales para reducir la dependencia de contratistas externos. En caso de que surjan problemas con los contratistas, contar con un plan de contingencia, como contratistas alternativos o equipos internos preparados para hacerse cargo, puede evitar el descarrilamiento del proyecto.

Conclusión

Los proyectos gubernamentales se enfrentan a retos únicos, pero si se abordan factores clave como objetivos poco claros, financiación inadecuada, fallos de comunicación, escasez de personal cualificado, retrasos burocráticos, mala gestión del riesgo y dependencia excesiva de los contratistas, es posible aumentar las probabilidades de éxito. La planificación estratégica, las prácticas sólidas de gestión de proyectos y la participación eficaz de las partes interesadas son vitales para superar estos obstáculos y garantizar el éxito de los proyectos públicos.

Literatura de referencia:

1. Puerta de Investigación. 2010. «Aseguramiento de la Gestión de Proyectos. Revista electrónica SSRN».

2. Kissflow. Razones del fracaso de los proyectos».

3. LINKEDIN. 2024. ¿POR QUÉ TENEMOS TANTOS PROYECTOS GUBERNAMENTALES FRACASADOS?»