Para ser un gestor de proyectos eficaz, debes poseer los rasgos y competencias cruciales para la función y las responsabilidades de este puesto dentro de la gestión de proyectos. Hay varias tareas que exigen mucho más que el mero control y mantenimiento de un proyecto según lo previsto para este puesto de trabajo.
Se ha investigado mucho para clasificar las habilidades de gestión de proyectos en grupos.
Un estudio sobre las capacidades directivas de éxito realizado por Katz propuso tres talentos elementales para su desarrollo:
También existen otras categorizaciones de las habilidades de gestión de proyectos.
El Project Management Institute (PMI®) identifica tres dimensiones de competencia diferentes: conocimientos, personal y rendimiento. Estas tres áreas de la gestión de proyectos son la forma en que se mide la competencia de los gestores de proyectos.
Teniendo en cuenta esta categorización, vamos a enumerar las habilidades de gestión de proyectos que todo gestor de proyectos debe tener.
El área de conocimiento contiene habilidades que suelen ser lo primero en lo que piensa la mayoría de la gente cuando se menciona el papel de un gestor de proyectos. Aunque se debatió mucho si había que nacer con ellas, las habilidades se pueden aprender. La más significativa probablemente sea la capacidad de liderazgo.
Como jefe de proyecto, puedes ayudar a que un proyecto avance y tenga un resultado satisfactorio guiando, formando y motivando a tu equipo de proyecto. Esto permite a los miembros del equipo desarrollar sus propias habilidades de gestión de proyectos y crear un ambiente de trabajo constructivo. Enseñar a los miembros del equipo a asignar responsabilidades, hacer comentarios constructivos, fijar objetivos y evaluar el rendimiento individual y del equipo puede hacer que se sientan más impactados. Fomentar una comunicación adecuada y el trabajo en equipo ayuda a los empleados a sentir que contribuyen de forma significativa al proyecto. Haz hincapié en reconocer los logros de los miembros de tu equipo, para que sepan que valoras sus contribuciones. Combinar estos aspectos con tu propio estilo de liderazgo puede ayudarte a gestionar los proyectos con mayor eficacia, al tiempo que mejoras tus habilidades de liderazgo.
Ser un gestor de proyectos eficaz es tener la capacidad de articular lo que necesitas que haga tu equipo de proyecto. Una mala comunicación conduce a la ineficacia y al incumplimiento de los plazos. Por tanto, los gestores de proyectos deben hacer de la comunicación eficaz una prioridad absoluta para reducir la probabilidad de que esto ocurra.
Esta habilidad implica acercarse a los miembros del equipo y entablar relaciones significativas con tus compañeros. Pero los directores de proyecto no sólo necesitan saber cómo hablar con su equipo; también son responsables de comunicarse con las partes interesadas y los clientes. Por lo tanto, las habilidades de comunicación eficaz para directores de proyecto son una necesidad. En todas las reuniones, desde las iniciales hasta las actualizaciones de estado, el deber del director de proyecto es gestionar la facilitación durante el proceso del proyecto. Deben tener un plan de comunicación claro para garantizar que todos los implicados en el proyecto (equipo, partes interesadas, cliente, contratista, etc.) estén informados sobre el proceso, el calendario y el presupuesto. Esto también facilita que el gestor de proyectos se mantenga al día con todas las personas que necesitan conocer las novedades del proyecto.
Junto con las habilidades de comunicación, los directores de proyecto también deben dominar la negociación. Esta habilidad también es esencial para la resolución de conflictos y la gestión de las partes interesadas. Tienes que aprender a rechazar diplomáticamente los requisitos de cambio de alcance y aprender a presentar tus datos de forma convincente.
Dirigir un proyecto requiere una negociación continua, desde la gestión de recursos a la contratación de proveedores, pasando por la resolución de disputas de equipo. Un director de proyecto eficaz suele ser un hábil negociador capaz de mantener a todas las partes implicadas contentas y centradas en un objetivo común en todo momento.
Las disputas sobre el presupuesto, el alcance, los recursos y los plazos son inevitables, y un director de proyecto hábil sabe utilizar tácticas de persuasión para impulsar soluciones y evitar dañar las relaciones laborales. Según la situación, se aplicarán distintos estilos de negociación, por lo que el director de proyecto debe saber cuál elegir.
El director de proyecto es responsable de garantizar que todo el mundo esté de acuerdo con la visión y motivado para hacer su mejor trabajo en cada fase del proyecto. Además, debe ayudar al equipo a trabajar unido y alinear sus objetivos personales con los de la organización para garantizar la finalización satisfactoria del proyecto. Sus habilidades de gestión de equipos incluyen la delegación eficaz de responsabilidades, la gestión de conflictos, la evaluación del rendimiento y el entrenamiento de los miembros del equipo para ayudarles a mejorar sus propias habilidades.
Pero a veces puede haber conflictos entre los miembros del equipo. Por eso, un director de proyecto debe tener también sólidas habilidades de gestión de conflictos. Un proyecto puede resentirse si se produce un contratiempo en el trabajo en equipo, y es responsabilidad del director de proyecto evitar cualquier daño potencial al proyecto. Por tanto, tiene que ser capaz de ayudar a los miembros conflictivos del equipo a resolver sus problemas para que el proceso del proyecto siga funcionando según lo previsto.
Podría decirse que la personalidad de un gestor de proyectos es más importante. Cualquiera puede aprender una nueva habilidad, pero hay que tener ciertos rasgos para ser realmente un gestor de proyectos de éxito. Los mejores gestores de proyectos poseen características de personalidad como una actitud de «sí se puede», confianza, entusiasmo, amplitud de miras, adaptabilidad, integridad personal y capacidad de gestión de personas.
En el campo de la gestión de proyectos, desarrollar el conjunto adecuado de rasgos de personalidad es tan importante como aprender, por ejemplo, a crear un plan de proyecto o a facilitar una reunión con éxito.
Durante el ciclo de vida de un proyecto, surgirán dificultades que exigirán que el director del proyecto aplique sus habilidades para resolver problemas. El pensamiento crítico es la habilidad más crucial para resolver problemas. Tomándose el tiempo necesario para comprender el problema y realizar la investigación necesaria para tomar una decisión informada, un pensador crítico tiene más probabilidades de superar los retos de cada proyecto. Es más probable que tu proyecto tenga éxito si tienes los conocimientos necesarios para resolver esas dificultades.
Los mejores gestores de proyectos son más proactivos que reactivos, y utilizan sus habilidades de pensamiento crítico para navegar por tareas complejas o poco claras. Además, los gestores de proyectos son capaces de abordar problemas complicados manteniéndose imparciales, analizando los datos y sopesando las soluciones sin prejuicios.
En la gestión de proyectos, el cambio es inevitable. Así que, aunque la planificación es una de las principales habilidades, posiblemente un rasgo más importante para un gestor de proyectos sea ser adaptable. Si un gestor de proyectos (y su estrategia) es rígido, corre el riesgo de que todo se venga abajo en cuanto ocurra algo imprevisto. Si no está dispuesto a cambiar, el proyecto se resentirá. Los gestores de proyectos deben ser capaces de adaptarse a las nuevas tendencias de los productos, la tecnología, la demografía de los usuarios y otros factores. Por supuesto, debes tener la perspicacia de reconocer cuándo la adaptabilidad es beneficiosa para el proyecto, pero, por otra parte, también debes saber cuándo debes perseverar.
Aunque los proyectos se planifiquen minuciosamente, siempre existe el riesgo de que las expectativas poco realistas de los interesados, las peticiones de cambio o el incumplimiento de los plazos hagan descarrilar el tiempo; frustrarse porque el proyecto no va según lo previsto no ayudará a nadie. En cambio, seguir motivando y ayudando a tu equipo contribuirá a que las cosas funcionen mejor y sigan avanzando en la dirección correcta. Así pues, la paciencia es un rasgo de la personalidad que a menudo se pasa por alto, pero que a veces puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de un proyecto.
La motivación es una habilidad interpersonal esencial en la gestión de proyectos. Los mejores gestores de proyectos deben poseer esta habilidad blanda para mantener a su equipo contento y motivado, asegurándose de que todos trabajan juntos con eficacia. Hay una plétora de tácticas diferentes que se pueden utilizar para mantener al equipo satisfecho y las tareas dentro de los plazos previstos. Lo más frecuente es utilizar el refuerzo positivo y las actividades de creación de equipo.
La categorización oficial del PMI revela la experiencia demostrada y las aptitudes técnicas en dos conjuntos de aptitudes separados. Años de experiencia no significan necesariamente tener buenas aptitudes para la gestión de proyectos. Pero la experiencia es algo que ayuda a desarrollar mejores aptitudes.
El historial de los gestores de proyectos, todas las horas de exposición a la gestión de proyectos, el tamaño y la complejidad de los proyectos gestionados, etc., pueden ser un indicio de su nivel de competencia.
Dado que la gestión de proyectos está presente en casi todas las industrias, su familiaridad con sectores específicos puede ser útil para estimar con precisión costes, calendarios y recursos, y esas habilidades de gestión del alcance son una necesidad para todo gestor de proyectos.
Una de las mayores causas del fracaso de un proyecto es una mala planificación. Eso significa que los gestores deben ser capaces de gestionar su propio tiempo y el tiempo y la capacidad de todos los miembros clave del equipo del proyecto. La programación es una faceta esencial de la función de gestión de proyectos, por lo que es una valiosa habilidad de gestión de proyectos que hay que alcanzar, haciendo malabarismos con múltiples programaciones y anticipándose a los obstáculos antes de que se produzcan. Eso ayuda a aumentar las posibilidades de entregar proyectos con éxito. Además, los gestores de proyectos deben ser capaces de crear un calendario del proyecto y mantener esos plazos durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Una de las tareas más importantes del gestor de proyectos es elaborar un presupuesto alcanzable y hacer un seguimiento del mismo a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Los gestores de proyectos deben ser conscientes de las restricciones financieras y actuar dentro de ellas empleando habilidades presupuestarias y de gestión financiera para ejecutar proyectos con éxito. Necesitan la capacidad de hacer un seguimiento de los gastos, crear hojas de cálculo y decidir cómo debe gastarse el presupuesto.
La gestión de riesgos, que consiste en detectar y planificar los riesgos potenciales, es una habilidad vital para los gestores de proyectos, porque no hay proyecto que esté libre de riesgos. Por tanto, el director de proyecto con más éxito es el que es capaz de reconocer los riesgos en una fase temprana del proyecto y aplicar los procedimientos de mitigación adecuados en caso de que el riesgo se produzca.
Los riesgos son inevitables durante un proyecto, aunque no siempre sean evidentes, por lo que un director de proyecto debe tener experiencia y capacidad para identificar lo que podría salir mal y aplicar una estrategia de mitigación de riesgos. Para ello, debe aprovechar las herramientas y el equipo que le ayuden a analizarlo.
Hay una gran variedad de estrategias y enfoques de gestión de proyectos entre los que elegir. Cada uno de ellos proporciona directrices particulares para la gestión y la finalización de los proyectos. Quienes tienen experiencia ya están familiarizados con estos enfoques y pueden identificar fácilmente cuál es el más adecuado para los proyectos y el equipo.
Necesitan utilizar sus habilidades de seguimiento y control del rendimiento para asegurarse de que los proyectos se desarrollan según lo previsto, y la mayoría de las veces utilizarán programas informáticos de gestión de proyectos para planificar, organizar y comunicarse con el equipo. Estos programas también son útiles para gestionar simultáneamente los recursos, las finanzas y los calendarios. Esto significa que los gestores de proyectos deben mejorar constantemente y estar al día de las últimas tecnologías disponibles.
Convertirse en un directivo cualificado requiere educación y formación. Las tres áreas principales que explicamos en este artículo consisten en una mezcla diferente de habilidades. Puedes centrarte en el área de habilidades que creas que te falta, porque la mayoría de las habilidades necesarias para la gestión de proyectos se pueden aprender.
Una de las mejores pruebas de conocimiento es obtener una certificación reconocida. Hay muchos cursos centrados en un conjunto específico de habilidades de gestión de proyectos, dependiendo de lo que desees mejorar. Un curso de gestión de proyectos puede ayudarte a adquirir los conocimientos necesarios para destacar en diversos aspectos de la gestión de proyectos. El Instituto de Gestión de Proyectos ofrece una gran variedad de programas de formación en muchas áreas funcionales. Proporcionamos a los estudiantes las habilidades prácticas necesarias para dirigir proyectos complejos hasta su finalización.
Aprender estas habilidades lleva tiempo, como aprender cualquier habilidad nueva. Para empezar, presta atención a cómo puedes utilizar estas herramientas en tus responsabilidades cotidianas y busca oportunidades de aprendizaje práctico que te ayuden a desarrollar y mejorar tus habilidades.
Ya sea local u online, asistir a eventos te permite estar al día de las últimas tendencias en gestión de proyectos. Además, participar en la comunidad de gestión de proyectos es una gran oportunidad porque te permite ampliar tu red profesional y te presenta a otros profesionales/gestores de proyectos cualificados de los que puedes aprender las mejores prácticas para tus futuros proyectos.
Referencias:
– Katz, R. L. (2009). Habilidades de un administrador eficaz. Harvard Business Review Press.
– Instituto de Gestión de Proyectos
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