¿Qué es la planificación de sprints?

Scrum es un marco ágil ampliamente conocido. Desglosa los grandes proyectos complejos en fases o etapas llamadas «sprints», que se gestionan de uno en uno. Los sprints funcionan para equipos y organizaciones de cualquier tamaño, desde grandes organizaciones a organizaciones sin ánimo de lucro.

La planificación del Sprint es un componente crítico de Scrum, una metodología de gestión de proyectos. Es un evento temporal que tiene lugar al principio de cada Sprint, en el que el Equipo decide qué trabajo se hará durante ese Sprint.

Durante la planificación del Sprint, el Equipo también estima la cantidad de trabajo que puede realizarse prácticamente durante el Sprint. Es esencial establecer expectativas y garantizar que el Equipo pueda entregar un producto de calidad al final del Sprint.

La planificación del Sprint es esencial para garantizar que el Equipo pueda cumplir sus objetivos de Sprint. También es una buena oportunidad para que el Equipo identifique posibles riesgos o problemas que podrían afectar al Sprint.

¿Qué es la planificación de sprints?

La planificación de sprints pretende dar una orientación mediante el desarrollo de objetivos mensurables, el establecimiento de objetivos de rendimiento e hitos, el trabajo en tareas prioritarias y otras actividades, y la definición del alcance de este esfuerzo.

Durante una sesión de planificación del sprint, el equipo Scrum se reúne para planificar el backlog del sprint, una lista de actividades que deben completarse.

El Scrum Master es responsable de facilitar la reunión del sprint, y el propietario del producto aporta información sobre la hoja de ruta del producto. El resto del Equipo ofrece su experiencia y conocimientos para ayudar a priorizar el backlog del Sprint.

La planificación del Sprint es una parte integral de Scrum porque ayuda al Equipo a alinearse con los objetivos del Sprint y garantiza que todo el mundo lo entienda de la misma manera. También permite al Equipo identificar cualquier riesgo o impedimento que pueda afectar al Sprint.

Para la mayoría de las empresas, su principal objetivo es el crecimiento. Crecimiento significa aquí entregar un producto que satisfaga las necesidades de los clientes y sus expectativas cambiantes. Por tanto, la planificación de sprints es una herramienta útil para comunicar, coordinar y supervisar el progreso. Garantiza que todos sepan lo que deben hacer si las cosas van mal. Los sprints permiten que todos se centren en los objetivos fijados durante la planificación y garantizan la máxima participación.

Cómo preparar una reunión de planificación de sprints

La planificación de sprints es un proceso de colaboración entre el equipo Scrum y el propietario del producto. Al prepararse para una reunión de planificación de sprints, deben seguirse algunos pasos para garantizar que la reunión sea productiva y dé lugar a un plan de acción claro.

Los pasos que pueden ser útiles para una reunión de planificación de sprints son:

Asegúrate de que tu equipo tiene un líder claramente definido

La gestión ágil de proyectos establece un líder claro en el proceso de trabajo. En las sesiones de planificación de sprints, un propietario del producto suele establecer los objetivos y prioridades, y el Scrum Master facilita. Suelen ser los líderes en el marco ágil.

Los líderes son responsables de gestionar la planificación del sprint, organizar los elementos del backlog del producto y asegurarse de que todo el equipo Scrum se mantiene en el buen camino con respecto al calendario del sprint. Si se encuentran con un reto, por ejemplo, un equipo está sobrecargado de trabajo, es su deber abordarlo e idear una solución para apoyar al miembro del equipo.

Una de las valiosas directrices de Scrum es que todo el Equipo dedique un porcentaje de cada Sprint a perfeccionar el Backlog del Producto para apoyar futuros Sprints. El perfeccionamiento del Backlog es una tarea continua de todo el Equipo y del gestor del producto.

En primer lugar, el Equipo debe revisar el backlog del producto y seleccionar los elementos que desea incluir en el Sprint. A continuación, el Equipo debe estimar el tiempo que llevará cada tarea. Por último, deben crear un objetivo del sprint por el que todos puedan trabajar. El refinamiento del backlog garantiza que todo el mundo comprenda el objetivo.

Algunas ventajas de la creación del refinamiento del backlog:

El refinamiento del backlog crea una comprensión compartida de los objetivos de lo que hará el producto, lo que no hará y lo que hay que hacer para desarrollarlo. Esto reduce el riesgo de aplicar lo incorrecto y aporta más claridad al Equipo.

El refinamiento regular del backlog mejora la eficacia de la reunión de planificación del sprint. Un backlog del producto mantenido con regularidad garantiza la claridad y mantiene al Equipo centrado en las tareas relevantes.

Las sesiones de Planificación del Sprint resultan comparativamente fáciles porque el Propietario del Producto y el Equipo Scrum comienzan la planificación con un conjunto de elementos bien analizados y cuidadosamente estimados. Esto puede ayudar a que la retrospectiva del sprint y la reunión de planificación sean fluidas y eficaces.

Si el backlog del producto se mantiene con regularidad, se responderán muchas preguntas, y el jefe del equipo sabrá qué tareas deben completarse.

Céntrate en la funcionalidad, no sólo en las tareas

Scrum es una metodología ágil de gestión de proyectos que valora las aportaciones y la satisfacción del cliente. Los equipos incorporan historias de usuario para mejorar la experiencia de servicio al cliente.

En palabras sencillas, las historias de usuario son explicaciones generales de cómo debe funcionar un producto final desde la perspectiva del usuario final. Sitúa al cliente en el centro de la conversación. Explica cómo un producto final aportará valor al cliente.

Los miembros del equipo colaboran y desarrollan un producto mejor que beneficia al cliente final. Las historias garantizan que el Equipo haga hincapié en crear soluciones únicas para usuarios reales, en lugar de marcar una tarea de su lista de tareas pendientes.

El Equipo decide qué historias quiere cubrir en ese Sprint durante la reunión de planificación del Sprint. Los Equipos discuten las áreas de interés en las historias de usuario.

Establecer un límite de tiempo para la planificación de sprints

La forma más eficaz de facilitar la planificación de una reunión es establecer de antemano un calendario y disponer de esas fechas antes de entregar la tarea. Esto significa conseguir que todos los miembros del equipo se pongan de acuerdo sobre cuáles son las siguientes etapas que hay que completar antes de que empiece la reunión propiamente dicha.

Asegúrate de establecer unos horarios para cada miembro (el calendario) y cíñete a ellos. También puedes crear una plantilla o tomar notas durante la discusión.

El objetivo aquí es crear una serie de expectativas para todos los miembros del equipo con antelación, de modo que sepan qué esperar en caso de que ocurra algo inesperado antes de la reunión real. Esta información es crucial para organizar la reunión y garantizar que nadie se sienta apresurado al empezar porque no esperaba nada.

En esencia, una actividad adecuada previa a la reunión ayudará a que todos se sientan mejor consigo mismos ante el grupo, en lugar de sentirse estresados por haber hecho preparativos para una reunión imprevista. Después de la actividad, esto da a todos la oportunidad de relajarse y conectar. También permite que la persona que se está preparando comprenda por qué era necesario prepararse de esa manera tan particular.

Las investigaciones sugieren un aumento de alrededor del 30% en la eficiencia, la satisfacción del cliente, el compromiso de los empleados y el rendimiento operativo; hicieron que las empresas fueran entre cinco y diez veces más rápidas; y turboalimentaron la innovación quienes practicaron la agilidad.

Scrum y Agile están muy solicitados tras los cursos de formación y certificación. Los estudiantes que realizan cursos de formación en Agile y Scrum tienen más probabilidades de destacar entre sus competidores y de tener un mejor salario que los que no están certificados. Cada vez más organizaciones buscan profesionales que implanten los valores de Scrum en su empresa.

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