Un alcance del proyecto bien planificado es un paso crucial para el éxito de la ejecución del proyecto. Ayuda a gestionar eficazmente las expectativas de las partes interesadas y garantiza que todos los elementos del proyecto estén alineados con los objetivos. Aquí tienes todo lo que necesitas saber sobre el alcance de un proyecto para poder alcanzar tus objetivos. Si quieres dominar las técnicas de planificación del alcance, matricularte en cursos de gestión de proyectos puede proporcionarte una valiosa experiencia práctica en la definición de objetivos, entregables y plazos del proyecto.
El alcance de un proyecto es un conjunto de límites para el proyecto dentro de los cuales hay objetivos definidos hacia los que avanza el proyecto. Comenzar el proyecto con un alcance del proyecto correctamente planificado garantiza que todas las metas y objetivos del proyecto se cumplan sin retrasos.
El alcance del proyecto es un esquema detallado que describe todos los aspectos del proyecto, como quiénes son los principales interesados, cuáles son los recursos del proyecto, los plazos, los entregables y otras actividades relacionadas con el proyecto. Explica todos los procesos y responde a preguntas como de qué trata el proyecto o qué incluye o no incluye.
Además del alcance del proyecto, también hay un ámbito del producto. Hay varias diferencias entre ellos, y no deben confundirse. Describe el trabajo realizado para entregar un producto, servicio o resultado. El propio término «alcance del proyecto» puede implicar a veces la inclusión del alcance del producto como parte del mismo. El alcance del producto debe estar en una declaración separada de la declaración del alcance del proyecto, pero ambas deben utilizarse para establecer una comprensión clara de lo que el proyecto pretende conseguir. El alcance del producto define las características y funciones de los entregables del proyecto.
Un paso clave de la planificación de un proyecto es definir su alcance, ya que ayuda a prever todo el ciclo de vida del proyecto y garantiza que los objetivos finales sean alcanzables. Redactar una declaración del alcance del proyecto que incluya información sobre el alcance de los entregables de la gestión del proyecto es el primer paso de la planificación del proyecto. Sirve para mantener el proyecto dentro de sus límites, de modo que no crezca más allá de lo posible para su realización.
Al definir el alcance de un proyecto, obtienes ventajas como:
La declaración del alcance del proyecto es un documento que proporciona a todos los implicados una comprensión clara de la importancia de un proyecto. Principalmente, documenta toda la información esencial del proyecto. Explica los límites del proyecto, marca las responsabilidades de cada miembro del equipo y establece procedimientos sobre cómo se verificará y aprobará el trabajo realizado.
La declaración delalcance del proyecto es el documento más detallado que la declaración de trabajo (SOW). La función de la declaración del alcance del proyecto es ayudar al equipo del proyecto a mantenerse centrado en la tarea, proporcionándole directrices para tomar decisiones sobre las solicitudes de cambio durante el proyecto. Y ésa es la importancia de tener un alcance eficaz de la gestión del proyecto desde el principio. Al documentarlo, todo tiene que ser lo más específico posible para evitar el desvío del alcance.
El Scrope creep se refiere a una situación en la que se producen cambios una vez iniciado el proyecto, y los cambios no están definidos ni previstos en la declaración de alcance. Por ejemplo, suelen darse estas situaciones cuando una parte del proyecto acaba requiriendo más trabajo debido a una mala planificación. La aparición de la expansión del alcance puede tener repercusiones negativas en el calendario del proyecto, la calidad de los resultados o el presupuesto.
Para evitar el desvío del alcance, la gestión del alcance del proyecto debe ser eficaz y contar con una buena comunicación. Qué es el alcance en la gestión de proyectos, Garantiza que todos los miembros del equipo entienden el proyecto y están de acuerdo en cómo se cumplirán exactamente sus objetivos. Para ello, los gestores necesitan las aprobaciones de los principales interesados para garantizar que se satisfacen todas las necesidades acordadas.
La gestión del alcance del proyecto incluye todos los procesos necesarios para que el proyecto funcione con éxito. La gestión del alcance del proyecto se centra principalmente en definir y controlar qué se incluye y qué no en el proyecto.
En realidad, los procesos que forman parte de la gestión del alcance de un proyecto se solapan, pero normalmente, el orden es el siguiente:
La declaración del alcance de la gestión del proyecto, también conocida como documento de alcance, suele constar de los siguientes elementos:
La introducción proporciona una visión general de todo el proyecto. Es un desglose detallado de todas las tareas que realizará el equipo del proyecto, y contiene cualquier elemento importante que pueda afectar al resultado.
Este elemento es algo así como la parte «principal» para definir la declaración del alcance del proyecto. El alcance del proyecto debe explicar qué incluye y qué no incluye el proyecto, ayudando a los gestores a evitar cualquier confusión por parte de los miembros del equipo del proyecto y las partes interesadas.
Exclusiones del ámbito de aplicación también deben indicarse. Las exclusiones pueden ser cualquier cosa que no vaya a formar parte del proyecto o de sus resultados. Se refiere a todo lo que no se tiene en cuenta al planificar el proyecto.
Los entregables son resultados mensurables que indican la finalización con éxito del proyecto. Esta parte de la declaración del alcance del proyecto también debe incluir los hitos y la fecha exacta de entrega de los productos.
Las restricciones describen los posibles límites del proyecto que podrían tener un impacto negativo en su resultado. Pueden incluir recursos, presupuesto, plazos, falta de información, etc.
Los criterios de aceptación son un acuerdo sobre cómo se medirá el éxito del proyecto. Tener unos criterios de aceptación bien definidos es útil para asegurarse de que no se desplaza el alcance.
Y, por último, debe haber una aprobación final. En este elemento de la declaración del alcance, el cliente firma la declaración del alcance, confirmando que se han incluido todos los parámetros y que el documento está completo y es preciso.
Muchos de estos elementos de la declaración del alcance del proyecto son similares a los elementos de la carta del proyecto, pero no hay que confundirlos. El curso Pasaporte PMP del Instituto te ayuda a informarte sobre todo esto y mucho más. Aprende a hacer el alcance del proyecto y la carta del proyecto y asegura el éxito de tu futuro proyecto haciendo clic aquí.
El alcance de un proyecto define el trabajo que se va a realizar, incluidos los objetivos, los resultados y las tareas necesarias para completar el proyecto.
La ampliación del alcance se produce cuando se añaden cambios o trabajo adicional a un proyecto una vez iniciado, sin la debida aprobación, lo que puede causar retrasos o problemas presupuestarios.
Una Declaración del Alcance del Proyecto es un documento que explica claramente lo que el proyecto incluye y excluye, esboza los entregables, las limitaciones y ayuda a mantener el proyecto encarrilado.
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