¿Qué es un pliego de condiciones y cómo redactarlo?

El papel de director de proyecto implica tratar con muchos documentos a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Uno de los más importantes es, sin duda, la declaración de trabajo. La declaración de trabajo (SOW) es un documento que describe el objetivo del proyecto. Contiene una lista de tareas explicadas en detalle que abarca temas como el calendario, los recursos, los requisitos especiales, los resultados esperados, el equipo del proyecto, etc. Este artículo describe cada uno de estos elementos, además de ofrecerte consejos y una plantilla para que crees tu propia declaración de trabajo.

¿Qué es un pliego de condiciones?

Una Declaración de Trabajo (SOW) es un documento que describe los requisitos específicos de un proyecto. Detalla el alcance del trabajo que debe realizarse, los resultados clave, los plazos, el lugar de trabajo y las condiciones de pago.

En su forma actual, la definición de declaración de trabajo puede interpretarse como una mera indicación de los productos y servicios que deben suministrarse al cliente. Sin embargo, también debe incluir las necesidades y requisitos del contratista para suministrar adecuadamente los productos y servicios.

Un pliego de condiciones es uno de los muchos documentos necesarios para gestionar un proyecto. Aparte de la declaración de trabajo, hay otros documentos que todo gestor de proyectos debe crear. Todos ellos están estrechamente relacionados y sirven de referencia entre sí.

1. Contrato marco de servicios (CGS)

Un contrato marco de servicios (CGS) es un contrato que define las condiciones que se aplicarán a todas las transacciones y acuerdos futuros entre dos partes. En el acuerdo marco de servicios se incluyen las condiciones básicas, a las que se puede renunciar en futuros acuerdos legales. Puedes iniciar una relación con un cliente o proveedor con un contrato marco de servicios, y luego utilizar un SOW para cada proyecto.

2. Carta del proyecto

La carta del proyecto es un documento que contiene los principales objetivos del proyecto y la designación de funciones y responsabilidades. El objetivo de la carta del proyecto ayuda a los gestores de proyecto implicados y a las partes interesadas a comprender lo que se supone que debe conseguir el proyecto en cuestión. Define el alcance del proyecto, ofrece plazos e hitos, y proporciona información sobre los riesgos identificados y el presupuesto. Por todo ello, a menudo se confunde con la declaración de trabajo.

3. Estructura de desglose del trabajo

Una Estructura de Desglose del Trabajo (EDT ) es un método de gestión de proyectos que se utiliza en proyectos complejos y de varios pasos. Los divide en otros más pequeños que son más fáciles de conquistar. Este método permite que las tareas se hagan más rápida y eficazmente, lo que conduce a una mayor productividad y a una gestión más sencilla.

4. Solicitud de Propuesta (RFP)

Una solicitud de propuesta (RFP) se utiliza para buscar proveedores y contratistas que puedan suministrar productos y servicios a un proyecto. Proporciona una visión general del proyecto para que los licitadores tengan una descripción clara de lo que se necesita de ellos. Una vez que el cliente elige a un proveedor, el siguiente paso es entregarle un pliego de condiciones con información más detallada sobre el alcance del trabajo.

3 Tipos de Declaración de Trabajo en la Gestión de Proyectos

Hay varias formas de redactar una declaración de trabajo. El tipo que mejor se adapte a tus necesidades suele depender del sector y del tipo de servicio o proyecto para el que redactes la declaración. Lo más habitual es que haya tres tipos de declaración de trabajo:

1. Diseño/Detalle de la declaración de trabajo

Este tipo de SOW indica al vendedor, contratista o proveedor cómo realizar la tarea y qué procedimientos seguir. Se centra en los requisitos especiales de un proyecto. En otras palabras, esta declaración de trabajo especifica los criterios del cliente o empresa, ya sean materiales, medidas, control de calidad o cualquier otra cosa. Es el SOW recomendado para proyectos de fabricación o construcción. Se utiliza con frecuencia en los contratos públicos, donde los contratistas deben cumplir normas estrictas. Dado que se espera que el contratista cumpla las normas establecidas para él, el comprador, cliente o entidad asume la mayor parte del riesgo en este tipo de SOW.

2. Nivel de esfuerzo/tiempo y materiales/tarifa unitaria Declaración de trabajo

Se trata de un SOW versátil que suelen utilizar los proveedores de servicios por horas. Se utiliza con frecuencia para personal temporal o contratado, así como para pedidos de entrega. Se basa simplemente en el número de horas trabajadas por un proveedor de servicios y en los materiales necesarios para completar dicho servicio. El SOW es una descripción general del servicio que se prestará durante un periodo de tiempo determinado.

3. Declaración de trabajo basada en resultados

El SOW basado en el rendimiento es el preferido por la mayoría de las instituciones gubernamentales. Incluye información sobre el objetivo del proyecto, los recursos y equipos que se proporcionarán y los resultados finales mensurables. Sin embargo, no da instrucciones al contratista sobre cómo realizar el trabajo. Este tipo de SOW les permite la máxima flexibilidad en cuanto a la forma de trabajar y hace hincapié en los resultados por encima de los procesos. Este tipo de SOW responsabiliza al contratista o proveedor, ya que es responsable de proporcionar resultados utilizando las tácticas que considere más eficaces.

¿Cuál es la importancia de una Declaración de Trabajo (SOW)?

La declaración de trabajo (SOW) crea los cimientos para la prestación de servicios y productos. Dado que la mayoría de los proyectos fracasan durante las fases de inicio y planificación (más que durante las fases de implementación o ejecución), es crucial sentar las bases que acabarán determinando si el proyecto tiene éxito o no. Por eso necesitas crear una declaración que contenga una descripción precisa del trabajo que hay que hacer, de modo que puedas tener una línea de base con la que controlar y gestionar el progreso de un proyecto. Esto incluye tener un plan detallado del alcance del proyecto, el coste, el calendario, etc.

Si tienes un alcance poco claro o desconocido, básicamente estás gestionando un proyecto sin objetivos y, como no tienes una línea de base, está condenado al fracaso. El fracaso de un proyecto también puede estar relacionado con el cambio, pero es importante señalar que el cambio no hace fracasar un proyecto, sino que el fracaso se debe a la incapacidad de la organización para gestionar adecuadamente el cambio.

La importancia del SOW también se refleja en su papel como documento de apoyo del contrato. Enumera exactamente los servicios y productos que se proporcionarán al cliente y lo que nosotros, como proveedor, exigiremos de él para prestar esos servicios y productos con eficacia. La declaración de trabajo proporciona esencialmente a todas las partes una métrica objetiva para determinar cuándo el trabajo se ha realizado satisfactoriamente y cuándo está justificado el pago.

¿Cómo se crea una Declaración de Trabajo?

Independientemente del tipo de SOW que decidas utilizar, un SOW debe explicar los elementos clave. Estos elementos clave incluyen el presupuesto, el calendario, el alcance, el equipo, los resultados, etc. Aquí tienes algunas cosas generales que debes tener en cuenta al crear una declaración de trabajo:

Puntos clave importantes

• Haz una lluvia de ideas sobre qué debe incluirse y qué detalles sería mejor negociar en fases posteriores del proyecto. Proceso de gestión de contratos antes de redactar un pliego de condiciones oficial.
• Empieza a desarrollarlo en las primeras fases de un proyecto, cuando la mayoría de los proyectos aún están tomando forma. Eso puede ayudarte a definir y desarrollar el propio proyecto.
• Definir claramente cuáles son los criterios de aceptación del proyecto. Definen tanto el éxito como el fracaso de un proyecto. Esboza el aspecto de los entregables e incluye criterios para considerar inaceptable un proyecto, que abarquen tanto las normas de forma como las de rechazo.
• Programa momentos de revisión formal a lo largo del ciclo de vida del proyecto para asegurarte de que el trabajo va por buen camino. Esto permite al cliente asegurarse de que el contratista se atiene a sus normas. Proporciona información al contratista sobre lo que están haciendo bien y en qué pueden mejorar.
• Una definición clara de los objetivos, el alcance, los requisitos y las tareas es crucial para evitar interpretaciones erróneas una vez comenzado el trabajo, garantizando la precisión. Evita enumerar opciones o alternativas, ya que puede dar lugar a interpretaciones erróneas.
• Es importante recordar que el SOW está pensado para plasmar un acuerdo establecido, no para iniciar discusiones sobre los parámetros del proyecto.
• Cuando redactes un SOW, asegúrate de que todo el equipo del proyecto participa. Lo mejor es que todos los implicados en un proyecto revisen y actualicen el SOW si hay nuevos procesos o avances en los hitos.
• No hagas que la declaración de trabajo sea demasiado larga. Sí, un pliego de condiciones debe recoger todos los detalles necesarios, pero intenta que sea lo más breve posible.

Elementos clave de un pliego de condiciones de contratación pública

Como ya se ha mencionado, un documento como el SOW puede tener algunas diferencias entre distintas organizaciones que dependen de los requisitos del proyecto. Sin embargo, cada documento de declaración de trabajo tiene todos los elementos clave siguientes.

Cómo redactar una Declaración de Trabajo (SOW) en Gestión de Proyectos

Empieza a redactar una declaración de trabajo con la información general sobre el proyecto y una explicación del trabajo que hay que hacer y quién participa en cada parte. La introducción debe abordar la finalidad del proyecto. Este elemento conducirá después a una oferta permanente, en la que se fijarán los precios de los productos o servicios adquiridos para el proyecto. Después viene un contrato más formal que entra en más detalles.

Objetivos del proyecto

La creación de una declaración de objetivos proporciona una respuesta más completa a la pregunta de por qué se inicia este proyecto en primer lugar. Define los objetivos, los resultados y la rentabilidad del proyecto.

Alcance del trabajo

Este elemento de la declaración de trabajo se centra en lo que hay que hacer en el proyecto. Incluye información sobre el hardware y el software necesarios y una explicación más detallada del proceso, incluidos los resultados, el tiempo necesario y los pasos para lograr el éxito. Este elemento también requiere que crees una declaración del alcance del proyecto para capturar toda la información sobre el alcance de tu proyecto.

Lugar de trabajo

Esta parte del documento indica si los miembros del equipo trabajarán a distancia en el proyecto o si el proyecto es específico del lugar, contiene detalles sobre dónde se encuentra y dónde se ubicarán el equipo y el software utilizados.

Tareas

Las tareas se crean a partir de los pasos generales que se describen en el alcance del trabajo. Al desglosar más cada paso, puedes asegurarte de que no has omitido ninguna acción necesaria para producir entregables y cumplir los objetivos del proyecto. Las tareas también pueden desglosarse en hitos o fases, dependiendo de lo específico que quieras ser.

Resultados del proyecto

Los entregables deben enumerarse y definir qué se debe entregar y cuándo. Además, los entregables también deben contener detalles sobre la calidad, el tamaño, el color y otra información relevante sobre ellos.

Programa

Este elemento del SOW incluye una lista detallada de cuándo deben realizarse los entregables del proyecto. El calendario comienza con qué proveedor se seleccionará para lograr este objetivo, el inicio, cuál es el periodo de ejecución, la fase de revisión, el desarrollo, la implementación, las pruebas, el cierre del proyecto, etc.

Pruebas y normas

Las pruebas y normas contienen información sobre los criterios de aceptación de la industria o las normas de calidad que hay que cumplir. También contiene una lista de quién participará en el proceso de prueba, así como qué equipos y recursos se necesitan.

Definición de éxito

Este elemento de la declaración de trabajo señala lo que el patrocinador y/o los interesados en el proyecto esperan como finalización satisfactoria del proyecto.

Requisitos del proyecto

Contiene una lista de cualquier otro equipo necesario para completar el proyecto. Este elemento también se refiere a las habilidades, formación o certificaciones que deben poseer los miembros del equipo.

Condiciones de pago

Para las condiciones de pago, ya necesitas haber creado el presupuesto del proyecto. Entonces, puedes empezar a enumerar los pagos relacionados con el proyecto y la forma en que se entregarán.

Firma

Este elemento del SOW establece cómo se aceptarán los entregables y quién los entregará, así como quién los revisará y firmará. También detalla otras tareas administrativas.

Ejemplo de declaración de trabajo

El proceso de creación de una declaración de trabajo puede resultar abrumador. Por eso te ofrecemos una plantilla de declaración de trabajo como ejemplo de cómo podría ser este documento.

¿Puede gestionarse eficazmente una Declaración de Trabajo (SOW) a través de un MSP o VMS?

Por supuesto, y es muy recomendable. Centralizar la gestión de los SOW en una plataforma de Proveedor de Servicios Gestionados (MSP) o Sistema de Gestión de Proveedores (VMS) aporta importantes ventajas estratégicas. Al albergar los SOW en un único ecosistema tecnológico respaldado por servicios especializados, las organizaciones ganan:

• Mayor visibilidad y análisis: Los datos consolidados permiten conocer en tiempo real el estado de los proyectos, los patrones de gasto y el rendimiento de los proveedores, lo que facilita la toma de decisiones estratégicas informadas.
• Contratación competitiva y optimización de costes: Los MSP facilitan la licitación competitiva cuando procede, garantizando la eficiencia de los costes al tiempo que mantienen un estricto cumplimiento de los presupuestos y las políticas organizativas.
• Controles sólidos de los entregables y los pagos: Los flujos de trabajo automatizados en torno a la aceptación de entregables y el procesamiento de pagos mejoran la transparencia y la gobernanza financiera.
• Gestión del rendimiento y la responsabilidad de los proveedores: El seguimiento centralizado permite la evaluación continua y la optimización de las contribuciones de los proveedores, fomentando la responsabilidad y la mejora continua.
• Eficiencia operativa y de proyectos: Los procesos racionalizados reducen los gastos administrativos y mejoran la coordinación entre proyectos y departamentos.
• Aplicación coherente de las políticas: Garantiza que las normas de la organización y las políticas de contratación se apliquen rigurosamente durante todo el ciclo de vida del SOW.
• Gestión holística del talento y los servicios: La integración de la mano de obra eventual y la contratación de servicios respalda una estrategia total de gestión del talento alineada con objetivos empresariales más amplios.

Para las organizaciones que buscan elevar sus capacidades de contratación de servicios, las plataformas MSP/VMS son un habilitador fundamental, que transforma la gestión de los SOW de una tarea transaccional en un activo estratégico.

Distinción entre la declaración de trabajo y la contratación de servicios

La Adquisición de Servicios es el proceso a nivel empresarial para adquirir servicios basados en personas dentro de un marco acordado de alcance y entregables. La Declaración de Trabajo sirve como documento rector que define con precisión estos servicios, entregables, plazos y criterios de rendimiento, a menudo formalizados mediante Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA).

Aunque a veces los términos se utilizan indistintamente, es importante reconocerlo:

• El SOW es la base contractual que detalla lo que hay que entregar y cómo se medirá el rendimiento.
• La Adquisición de Servicios es la categoría más amplia de la gestión de este gasto y de la participación de los proveedores en múltiples SOW.

Efectivamente, un programa integral de contratación de servicios gestiona una cartera de SOW, cada uno de los cuales representa proyectos discretos o compromisos de servicios. Este enfoque de cartera permite una mejor gestión del riesgo, control de costes y alineación con las prioridades organizativas.

Para profundizar más, explora las galardonadas soluciones de Guidant Global para la Adquisición de Servicios (SoW), diseñadas para maximizar el ROI y el valor estratégico mediante la gestión integrada de SOW.

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FAQ : ¿Qué es un pliego de condiciones?

Cómo redactar una Declaración de Trabajo (SOW)

Redactar un SOW implica definir claramente el alcance del proyecto, los entregables, los plazos, los hitos, las funciones y responsabilidades, las condiciones de pago y los criterios de aceptación. Debe ser detallado, específico y acordado por todas las partes interesadas para evitar malentendidos.

¿Cuál es la finalidad de un SOW?

El propósito de un SOW es documentar formalmente el trabajo que se va a realizar, fijar expectativas, definir responsabilidades y establecer los términos en los que se ejecutará y evaluará el proyecto.

¿Cuál es la diferencia entre un pliego de condiciones y un contrato?

Un SOW es una descripción detallada del trabajo y los resultados del proyecto, que suele formar parte de un contrato. Un contrato es un acuerdo jurídicamente vinculante entre las partes que puede incluir el SOW, los términos y condiciones, las responsabilidades y las obligaciones legales.

¿Cuál es la diferencia entre SLA y SOW?

Un ANS (Acuerdo de Nivel de Servicio) define las normas de rendimiento y los parámetros de calidad de los servicios prestados. Un SOW define el alcance, las tareas, los entregables y el calendario del trabajo. El SLA se centra en cómo se prestan los servicios, el SOW se centra en qué trabajo se hace.