¿Qué es un gestor de proyectos y qué hace?

Introducción

La gente se interesa por la gestión de proyectos como opción profesional porque les ofrece una variedad de oportunidades, control y un sentido de finalidad. El curso Diploma Certificado en Gestión de Proyectos del Instituto de Gestión de Proyectos puede interesarte si deseas convertirte en gestor de proyectos o si simplemente deseas mejorar tus habilidades de gestión. Al asistir a este curso, no sólo adquirirás las habilidades y comportamientos necesarios para ser un gestor de proyectos de éxito, sino que también te convertirás en un gestor de nivel D certificado por el IPMA en todo el mundo al finalizar el curso.

¿Qué es un Jefe de Proyecto?

Los gestores de proyectos son personas organizadas, apasionadas y orientadas al logro de objetivos, que comprenden lo que tienen en común los proyectos y que desempeñan un papel estratégico en la forma en que las organizaciones tienen éxito, aprenden y cambian. Un gestor de proyectos trabaja bien bajo presión y se siente cómodo con el cambio y la complejidad en entornos dinámicos. Para ellos, es fácil alternar entre la visión global de un proyecto y los detalles más pequeños e importantes del mismo, sabiendo cuándo concentrarse en cada uno de ellos.

Los jefes de proyecto pueden ser cualquier persona de la empresa: empleados, directivos, contratistas y consultores independientes. Los hay en todos los sectores. Con la experiencia, un gestor de proyectos puede convertirse en gestor de programas (responsable de múltiples proyectos relacionados) o gestor de carteras (responsable de la selección, priorización y alineación de proyectos y programas con la estrategia de la empresa.

El puesto de gestor de proyectos es cada vez más demandado en todo el mundo, sobre todo ahora, con el ritmo acelerado de los cambios económicos y tecnológicos. Las organizaciones han empezado a prestar más atención a los proyectos que a las operaciones rutinarias. Hoy en día, la gestión de proyectos se reconoce como una competencia estratégica necesaria para el éxito empresarial, y los gestores de proyectos se consideran los recursos más valiosos de las organizaciones.

¿Cuál es el papel del Director de Proyecto?

El Instituto de Gestión de Proyectos (PMI) describe el papel del director de proyecto como el de un agente de cambio: hace suyos los objetivos del proyecto y utiliza sus habilidades y experiencia para inspirar un sentido de propósito compartido dentro del equipo del proyecto.

Las funciones del director de proyecto son controlar y gestionar el alcance del proyecto. Un director de proyecto no sólo garantiza que los proyectos se entreguen a tiempo y dentro del presupuesto, sino que también debe implicar y animar a sus equipos e inspirar a sus clientes. El éxito de cualquier proyecto radica en la capacidad del director del proyecto para inspirar al equipo del proyecto a colaborar. Esto implica la necesidad de asignar recursos como talentos, experiencia, dinero y tiempo a las tareas para poder lograr un objetivo común. El ahorro de costes, la entrega a tiempo y la calidad son los resultados más importantes de toda actividad de gestión de proyectos. En consecuencia, la función de un gestor de proyectos consiste en combinar los recursos disponibles para conseguir estos entregables a tiempo, dentro del presupuesto y con alta calidad. Las responsabilidades que tienen están ligadas a las fases del proyecto, y el enfoque de sus responsabilidades difiere en cada una de ellas.

5 Responsabilidades clave de un director de proyecto

Las áreas críticas que controla un director de proyecto son el alcance, el calendario, los recursos, las finanzas, la calidad y los riesgos. Todos los procesos que debe gestionar un director de proyecto están dentro de esas áreas. He aquí las cinco fases del proyecto y las funciones y responsabilidades clave que tienen los directores de proyecto en cada una de ellas:

1. Iniciación

La iniciación es la primera fase de cualquier actividad de gestión de proyectos. El objetivo de esta fase es definir el proyecto. Durante ella, se emplea a todas las personas implicadas en el proyecto, incluidas todas las partes interesadas, accionistas, empleados, clientes, gobierno y comunidad, para que aporten sus ideas y expectativas. Se debate sobre los entregables críticos del proyecto y se responde a las preguntas críticas. Pero las responsabilidades del director de proyecto van más allá de responder a preguntas como qué se va a entregar, cuáles son los criterios de éxito y determinar los detalles como plazo, presupuesto y clientes… – su papel también incluye tener que visualizar cada paso y cómo conseguirlo.

2. Planificación

La planificación es un paso clave en todo proceso de proyecto. El objetivo de esta fase es diseñar una pauta a seguir para conseguir los resultados del proyecto. El establecimiento de objetivos es un componente fundamental de la planificación de un proyecto. Los objetivos que establezcas deben ser SMART (específicos, medibles, alcanzables, realistas y limitados en el tiempo) y CLAROS.

Junto con la fijación de objetivos, debes diseñar un plan de proyecto que detalle todo lo relativo al proyecto, incluido el enunciado del alcance, la estructura de desglose del trabajo, el diagrama de Gaant, el plan de comunicación y el plan de gestión de riesgos. Estos elementos del plan contienen información que describe cada parte del proyecto. Se utilizan para asegurarse de que todo va en la dirección correcta.

3. Ejecución

La ejecución es la base de todo proyecto. En esta fase, el plan se traduce en tareas reales que pueden medirse. Los entregables deben completarse durante esta fase respetando el plan del proyecto y manteniéndose dentro del alcance. El director del proyecto es responsable de asignar tareas a los miembros del equipo y de seguir supervisando y controlando su ejecución con diversas reuniones e informes de estado.

La fase de ejecución del proyecto es fundamental para el éxito de cualquier proyecto, y para ello son esenciales el trabajo en equipo, la colaboración y una buena comunicación. Esto pone de relieve la importancia de las funciones y responsabilidades de un director de proyecto. Tiene que motivar, dirigir y apoyar al equipo para que pueda alcanzarse el objetivo.

4. Seguimiento y evaluación

El seguimiento y la evaluación del proyecto sirven para identificar si hay áreas que no están cumpliendo el calendario y qué hay que cambiar para alcanzar los objetivos originales. Para ello, debes localizar los indicadores clave de rendimiento (KPI), algunos de los cuales son el presupuesto, la calidad, los objetivos y el plazo. Como los gestores deben ser capaces de prever las cosas con antelación, esta fase es muy útil para reforzar esa capacidad y aprender formas de mejorar para futuros proyectos.

5. Cierre

Esta es la última fase, y marca la finalización de un proyecto. Aparte de entregar el proyecto terminado a los clientes, en esta fase el director del proyecto tiene la responsabilidad de comunicarse con los miembros del equipo en relación con los éxitos y fracasos durante la vida del proyecto. Entre sus responsabilidades también está la de comunicar a las partes interesadas las tareas incompletas que requieren tiempo y presupuesto adicionales y empezar a planificar el trabajo en ellas. Como gestor, debes esforzarte por entregar un proyecto de calidad dentro del plazo y el presupuesto requeridos. Por eso, la eficiencia es una habilidad crítica en cualquier gestión de proyectos.

¿Qué hace a un buen gestor de proyectos?

Ser gestor de proyectos es un tipo específico de puesto de liderazgo que requiere ciertos rasgos y cualidades de carácter. Un buen gestor de proyectos tiene un profundo conocimiento de los objetivos del proyecto y un fuerte compromiso con el mismo. Es capaz de comprender las necesidades del personal, tiene conocimientos políticos y posee buenas dotes de negociación. Los gestores tienen buen ojo para los detalles y pueden hacer frente a contratiempos y decepciones. Este papel de liderazgo requiere que seas práctico, orientado a los resultados, consciente de los costes y que poseas habilidades empresariales básicas.

Lo más importante para seguir progresando con éxito en una carrera de gestión de proyectos es estar desarrollando y mejorando constantemente tus habilidades de gestión de proyectos y tener un certificado que lo atestigüe.

Habilidades de gestión de proyectos

Los gestores de proyectos deben tener capacidad de pensamiento crítico para poder resolver los problemas a medida que surgen. Pueden descomponer procesos grandes e interrelacionados en otros más manejables. Los documentan, supervisan y controlan, y utilizan esa revisión para aprender y progresar. Los gestores de proyectos adaptan su enfoque al contexto y las restricciones de cada proyecto, comprendiendo que no existe una solución «única para todos».

Los directores de proyecto también tienen que desarrollar las habilidades interpersonales necesarias para fomentar la confianza y la comunicación entre todas las partes interesadas en un proyecto, incluidos los patrocinadores, los que se beneficiarán de los resultados del proyecto, los encargados de los recursos necesarios y los miembros del equipo del proyecto. De este modo, pueden asegurarse de que todos los miembros del equipo y fuera de él estén informados y motivados.

Certificaciones de Gestor de Proyectos

En un mundo en el que cada vez se reconoce más la importancia de los proyectos, tener una certificación profesional es tu prueba de competencia. Demuestra que estás preparado para satisfacer las demandas de los empresarios de todo el mundo. Convertirse en gestor de proyectos certificado puede abrirte muchas puertas para avanzar en tu carrera profesional. No sólo es más solicitado por los posibles empleadores, lo que aumenta tus posibilidades de conseguir un empleo, sino que también te ofrece mejores oportunidades de establecer contactos y la posibilidad de obtener un salario mayor : una encuesta del PMI muestra que los gestores con certificación PMP cobran un 22% más que los gestores de proyectos sin certificación PMP.

Sin embargo, aparte de proporcionarte palancas para avanzar en tu carrera en el mundo empresarial, los resultados más importantes de la certificación están relacionados con los conocimientos que adquieres al realizar los cursos. En pocas palabras: mejora tu forma de gestionar proyectos. Invertir tu tiempo en adquirir una certificación demuestra que te has esforzado y que estás comprometido con la gestión de proyectos como profesión.