Dentro de una organización, una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) es un departamento que mantiene las normas de gestión de proyectos. Ayuda a los gestores de proyectos a encontrar los métodos, procesos, procedimientos, formatos, plantillas y sistemas de información adecuados. Reutilizar los que ya han demostrado tener éxito ayuda a que los proyectos futuros obtengan los resultados deseados.
Para entender qué es la pmo, primero tenemos que saber que en su quinta edición de la Guía PMBOK®, el Project Management Institute define laoficina de gestión de proyectos como una estructura de gestión que estandariza los procesos de gobierno relacionados con los proyectos y facilita la puesta en común de recursos, metodologías, herramientas y técnicas.
Dentro de la organización, la PMO apoya los proyectos y se asegura de que se mantienen dentro de los parámetros establecidos para lograr los beneficios esperados. Fuera de la organización, la PMO actúa como cofacilitadora para que el mercado reciba productos y/o servicios de alta calidad, contribuyendo al mantenimiento de la economía, y se minimice el retrabajo en los proyectos.
Una función fundamental de lo que es la PMO es ayudar a los gestores de proyectos. La PMO lo hace mediante:
Para entender cuál es la finalidad de la pmo en la gestión de proyectos, una PMO puede ser para un único proyecto o constituirse como una unidad independiente dentro de la organización. Una vez finalizado el proyecto al que presta apoyo, la PMO será dada de baja. Pero sólo porque ya no sea necesaria para el proyecto para el que fue creada, sus miembros y su infraestructura aún pueden fusionarse para servir a otro proyecto como una nueva PMO. Eso, sin embargo, conlleva el riesgo de que la «nueva» PMO transfiera proyectos sin hacer los ajustes necesarios en los componentes de la PMO para que pueda atender al nuevo proyecto, lo que da lugar a un enfoque de «talla única» de la gestión de proyectos.
En nuestra definición del significado de PMO, las categorizaciones de las PMO pueden basarse en dos cosas: su influencia y su posición dentro de la empresa. Por tanto, la primera categorización puede dividirse en tres tipos de PMO:
El primer tipo de PMO, la PMO de Apoyo, suministra plantillas, prácticas, formación y acceso a la información. En ese sentido, se asemeja a una consultora, lo cual es una ventaja significativa de esta PMO porque proporciona una plataforma de mejora continua y ayuda a aumentar la competitividad de la organización.
Por otra parte, este tipo de PMO carece de autorización para cumplir sus funciones. Sus responsabilidades quedan obsoletas cuando dejan de curar las mejores prácticas, y a muchas organizaciones les resulta difícil justificar el coste de una PMO de este tipo.
La PMO de control proporciona a la organización garantías de coherencia y visibilidad, al permitir a la alta dirección conocer el rendimiento de los proyectos. Adopta marcos o metodologías de gestión de proyectos, utilizando plantillas, formularios y herramientas específicas o de conformidad con la gobernanza. La función de la PMO de control puede describirse a menudo como una función policial en la organización.
Al igual que el tipo anterior de PMO, la PMO controladora también carece de poder, autoridad, recursos o capacidad para llevar a cabo el cambio o ejecutar la estrategia. Además, debido a la naturaleza de su función, este tipo de PMO se enfrentará a la oposición de los directores de proyecto, así como de los equipos que realizan el trabajo. Cuando los proyectos fracasan, la culpa suele ir y venir entre la PMO y los equipos de proyecto, y cada uno acusa al otro de haber fracasado.
La gestión directa de proyectos es la forma en que las PMO directivas se hacen cargo de los proyectos. A diferencia de las otras dos PMO, el grado de control de la PMO directiva es alto. Proporciona recursos y apoyo en la gestión del proceso de un proyecto, y los directores de proyecto están obligados a rendir cuentas a esta PMO. Esta estructura ayuda a lograr un alto nivel de coherencia en todos los proyectos.
Otra categorización de los tipos de PMO se basa en la posición que ocupan las PMO dentro de la organización. Así, puede haber tres tipos más:
Para garantizar la aplicación eficaz de los objetivos estratégicos en toda la empresa pmo, se requiere un conjunto diverso de talentos y puestos de trabajo. Aunque existen algunas diferencias en función de las funciones necesarias para la organización concreta, todas las PMO constan de los siguientes puestos:
Es la función más crítica del equipo de la PMO. El director de la PMO supervisa el progreso del proyecto y vigila todos los proyectos de un departamento y los que traspasan los límites divisionales.
Desde su concepción hasta su finalización, los directores de proyecto son responsables del éxito de los proyectos. Se encargan de planificar, presupuestar, gestionar los proyectos asignados y proporcionar liderazgo, asesoramiento y asistencia a los equipos de proyecto.
El Equipo de Apoyo al Proyecto tiene la responsabilidad en el proceso de pmo de ayudar al director del proyecto para que éste pueda avanzar según lo previsto. El equipo puede incluir un programador del proyecto, un planificador del proyecto y un controlador del proyecto. Cada miembro del equipo asume una pequeña parte del proyecto, lo que permite al director del proyecto centrarse en los componentes facilitadores y empresariales del proyecto.
El Coordinador de la PMO supervisa la coordinación de la gestión del conocimiento y lleva la cuenta del tiempo, los miembros del equipo y las finanzas, entre otras cosas. Los directores de proyecto deben registrar y almacenar los datos vitales en una base de datos del proyecto. Esto permite disponer de los datos del proyecto, las normas, los métodos y las lecciones aprendidas en proyectos anteriores. El trabajo del Analista de la PMO consiste en garantizar que las métricas y los estados del proyecto estén constantemente a disposición del director del proyecto en forma de presentaciones, gráficos y estadísticas exhaustivas de Excel.
Algunas PMO incluyen esta función si necesitan a alguien que pueda ayudar a los equipos a adaptarse rápidamente cuando las partes interesadas del negocio cambian de opinión sobre lo que quieren. En los proyectos más pequeños, los equipos de la PMO pueden arreglárselas con unas cuantas hojas de cálculo de seguimiento y control de cambios. Pero para los grandes proyectos, contar con un miembro del equipo dedicado que te ayude a cambiar de marcha puede ser de gran ayuda.
La oficina de gestión de proyectos es un eje central para todas las funciones de gestión de proyectos. Todos los proyectos deben pasar por esta oficina de pmo, y todos los gestores de proyectos deben rendir cuentas ante ella. La oficina de gestión de proyectos debe considerarse una unidad diferenciada, con sus propios empleados, financiación y misión. Las mejores PMO son unidades bien definidas y autónomas dentro de sus empresas o unidades de negocio. Para adquirir más experiencia, considera la posibilidad de matricularte en un curso de gestión de proyectos que te enseñe a establecer y gestionar una PMO capaz de adaptarse a la evolución de los requisitos del proyecto.
Dependiendo del sector, las necesidades de las partes interesadas, la organización y la metodología de gestión de proyectos, existen diferencias en cada PMO. Sin embargo, todas comparten las siguientes funciones clave:
Las responsabilidades de la PMO incluyen las modificaciones del alcance del programa para aprovechar las oportunidades, optimizar los recursos compartidos entre proyectos y gestionar los procedimientos y las métricas. Las responsabilidades de un director de proyecto, por otra parte, pueden incluir la dirección de los recursos asignados y la gestión de las restricciones únicas del proyecto para cumplir sus objetivos. Un director de proyecto es responsable de alcanzar los objetivos individuales y únicos del proyecto, mientras que la Oficina de Gestión de Proyectos es responsable de alcanzar objetivos empresariales más amplios.
Las PMO aportan muchos éxitos a las organizaciones que las crean. Las PMO optimizan la gestión de proyectos y ofrecen muchas ventajas, a continuación se enumeran algunas de las principales.
Una oficina de gestión de proyectos (PMO ) es un organismo especializado dentro de una organización que garantiza que sus proyectos estén alineados con los objetivos estratégicos de la empresa. Entender qué es una PMO significa reconocer su papel como eje central que mantiene una visión global de todos los proyectos en curso. La
Una de las principales funciones de una PMO es actuar como supervisor objetivo, garantizando que los proyectos se ajustan al calendario y al presupuesto. Mediante revisiones basadas en métricas, la oficina de gestión de proyectos supervisa los indicadores clave de rendimiento y alerta a los equipos cuando hay riesgos para los plazos, los costes o el alcance. Esta supervisión proactiva permite a las partes interesadas responder rápidamente a los problemas que surjan antes de que pongan en peligro el éxito del proyecto. Para quien se pregunte qué es una PMO, esta función es esencial para mantener el control y lograr los resultados deseados.
La creación de una oficina PMO permite compartir y asignar eficazmente los recursos entre varios proyectos. Cuando surgen limitaciones de recursos, la PMO ayuda a resolver conflictos y a priorizar la distribución de recursos para optimizar la entrega del proyecto. Analizando las aptitudes y la disponibilidad de los gestores de proyectos, la PMO puede asignar el gestor adecuado al proyecto adecuado, garantizando la mejor adecuación para el éxito. Esta coordinación de recursos es una razón clave por la que entender qué es una PMO significa apreciar su valor estratégico más allá de la mera supervisión.
Una oficina de gestión de proyectos mejora la precisión de las estimaciones del proyecto relacionadas con el presupuesto, el tiempo y los recursos. Al establecer protocolos y procedimientos claros desde el inicio del proyecto hasta su finalización, la PMO minimiza los cambios inesperados que a menudo provocan costes adicionales y retrasos. Los proyectos supervisados por una oficina PMO se benefician de una mayor previsibilidad y una ejecución coherente, lo que reduce el riesgo de fracaso. El éxito de una PMO depende de unos procesos bien definidos y una comunicación eficaz, que ayuden a la organización a alcanzar sus objetivos estratégicos con un mejor control de los proyectos.
La comunicación eficaz es otra función crucial de la PMO. La oficina de gestión de proyectos garantiza que los mensajes a las partes interesadas sean claros, oportunos y se entiendan correctamente, mejorando la gobernanza del proyecto. Además, la PMO facilita la comunicación entre equipos aprovechando sus relaciones con diversos participantes en el proyecto, incluidos los externos a los equipos de proyecto inmediatos. Esta función de comunicación subraya por qué muchas organizaciones se preguntan qué es la PMO y cómo apoya la colaboración.
Construir una PMO de éxito requiere una comprensión y definición claras de lo que una PMO debe lograr para la organización. Así que, antes de empezar a diseñar e implantar la oficina de gestión de proyectos, asegúrate de que todas las partes interesadas son conscientes de su importancia y de lo que pueden esperar de ella: lo que la PMO logrará y lo que no.
Hay tres pasos clave que ejecutar para establecer una PMO con éxito:
Definir una visión clara y adaptable es un primer paso crucial a la hora de crear una oficina de gestión de proyectos (PMO). La visión debe ser sencilla pero completa, y articular claramente los resultados deseados. Para garantizar una fuerte aceptación y un apoyo continuo, es importante implicar a un amplio abanico de partes interesadas en el proceso de desarrollo de la visión. Esto incluye a la alta dirección, a los responsables de la toma de decisiones, a los directores de proyecto, a los miembros del equipo y a cualquiera que pueda influir en la oficina de la PMO o verse afectado por ella.
Una estrategia de PMO de éxito debe alinearse con los factores clave de éxito de la organización, estructurando la oficina de forma que apoye la dirección empresarial actual y, al mismo tiempo, siga siendo flexible para adaptarse a los cambios futuros. Muchos de los que se preguntan qué es una PMO suelen pasar por alto este equilibrio e intentan imponer un modelo de PMO rígido y maduro que fuerce el cambio organizativo, lo que suele conducir al fracaso.
Es esencial crear un plan detallado para la oficina de gestión de proyectos, que debe estar estrechamente alineado con los procesos de proyecto existentes. Este plan debe incluir componentes críticos como una hoja de ruta de transición, un marco de gestión de beneficios, una estrategia de participación de las partes interesadas, transferencias de autoridad, funciones y responsabilidades claramente definidas, y mecanismos de seguimiento y control de la ejecución. Básicamente, el desarrollo de una oficina PMO debe tratarse como un proyecto en sí mismo.
Implicar a representantes de todas las unidades de negocio relevantes durante la fase de planificación garantizará que la PMO esté estratégicamente alineada con la organización y cuente con el apoyo necesario para tener éxito desde el principio. Entender qué es una PMO incluye reconocer su papel como puente entre los proyectos y la estrategia corporativa.
La posición y la madurez de la oficina de la PMO dentro de una organización tardan en evolucionar. Al principio, la oficina de gestión de proyectos debe dar prioridad a los programas y proyectos que tengan un impacto más significativo en los objetivos estratégicos de la organización. Este enfoque ayuda a demostrar el valor desde el principio y crea credibilidad.
Antes de lanzar formalmente la PMO, es aconsejable realizar un despliegue piloto. Este enfoque permite al equipo definir y probar metodologías, procesos y estructuras de gobierno alineados con los objetivos estratégicos. La fase piloto sirve como campo de pruebas de la capacidad de la PMO para seleccionar, priorizar, gestionar y ejecutar proyectos con eficacia.
Normalmente, la PMO debe disponer de un plazo razonable -a menudo de unos tres meses- para funcionar antes de realizar una revisión de su rendimiento. Esta auditoría evalúa si los marcos y prácticas desarrollados están aportando los beneficios previstos e informa de los ajustes necesarios para el éxito futuro.
Para saber más sobre cómo dirigir con éxito una oficina de gestión de proyectos, consulta el curso Fundamentos de la PMO.
PMO significa Oficina de Gestión de Proyectos. Es un departamento o grupo dentro de una organización que define y mantiene las normas, la gobernanza, las herramientas y los procesos de gestión de proyectos para apoyar la entrega satisfactoria de los proyectos.
En el trabajo, PMO se refiere a la Oficina de Gestión de Proyectos, un equipo responsable de normalizar las prácticas de los proyectos, supervisar las carteras de proyectos, gestionar los recursos y garantizar que los proyectos se ajustan a los objetivos de la organización.
Una PMO proporciona orientación para la gestión de proyectos, desarrolla metodologías y plantillas, supervisa el progreso de los proyectos, gestiona los recursos de todos los proyectos, impone la gobernanza, facilita la comunicación y apoya la toma de decisiones para mejorar los resultados de los proyectos.
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