El entorno empresarial global actual exige que las empresas sean ágiles. Si la organización no toma por sí misma la decisión de adoptar el enfoque Ágil, sus competidores lo harán por ella. La Gestión Ágil de Proyectos consiste en prepararse para planificar y ejecutar proyectos con rapidez y calidad. Todo ello manteniendo el proceso flexible y las reacciones rápidas, y a los clientes satisfechos e implicados. Este artículo explicará los procesos Ágiles y los métodos Ágiles, ayudándote a elegir la mejor opción para tus requisitos.
Ágil es un enfoque iterativo de la gestión de proyectos y el desarrollo de software que ayuda a los equipos de proyecto a ofrecer valor a sus clientes de forma más rápida y sencilla. Un equipo ágil entrega el trabajo en cantidades más pequeñas en lugar de en grandes cantidades. Los requisitos, los planes y los resultados se evalúan repetidamente, de modo que los equipos disponen de un mecanismo natural para responder rápidamente a los cambios.
Los métodos ágiles se centran en la promoción de procesos disciplinados de gestión de proyectos, con su inspección y adaptación periódicas. La filosofía del enfoque Ágil se basa en los valores de responsabilidad, autoorganización y trabajo en equipo. El objetivo último de la Gestión Ágil de Proyectos es entregar valor más rápidamente, con mayor calidad y previsibilidad, con una mayor aptitud para responder a los cambios.
La gestión ágil de proyectos tiene su origen en el Movimiento Ágil, que esbozó cuatro valores ágiles, doce Principios Básicos y cinco reglas de la Gestión Ágil de Proyectos.
La palabra agilidad deriva del latín «agere», que significa «conducir, actuar». También hay otras definiciones que implican la capacidad de impulsar algo. Por eso Agile se asocia a los cambios rápidos y fáciles que son necesarios para el entorno empresarial actual.
El movimiento Ágil cobró vida en 2001, aunque las metodologías basadas en la filosofía Ágil tienen al menos una década más. En los años 90, aparecieron metodologías que hacían hincapié en un enfoque minimalista y un ritmo de desarrollo rápido. Hay tres métodos de los 90 que pueden considerarse ágiles: Método de Desarrollo de Sistemas Dinámicos (1994), Scrum (1995) y Programación Extrema – XP (1999). Puede que no se llamaran a sí mismos «ágiles», pero comparten las características iterativas de las metodologías ágiles.
En 2001, 17 de los principales expertos y desarrolladores del mundo en ingeniería de software se reunieron en Utah para formular lo que se ha dado en llamar el Manifiesto para el Desarrollo Ágil de Software. El manifiesto es la base de los principios y valores sobre los que se construyen todas las metodologías ágiles modernas. Su texto es el siguiente
«Estamos descubriendo mejores formas de desarrollar
software haciéndolo y ayudando a otros a hacerlo.
A través de este trabajo hemos llegado a valorar:
Las personas y las interacciones por encima de los procesos y las herramientas.
El software de trabajo por encima de la documentación exhaustiva.
La colaboración con el cliente por encima de la negociación de contratos.»
El Manifiesto Ágil consta de cuatro valores y doce principios.
Cada metodología Ágil aplica los cuatro valores fundamentales de formas distintas, pero todos los enfoques de las metodologías Ágiles se basan en estos valores. Su objetivo es guiar el desarrollo y la entrega de proyectos de software de alta calidad.
El primer valor se centra en la importancia de la comunicación con los clientes. La responsabilidad de los miembros del equipo es asegurarse de que se han atendido todas las necesidades del cliente. Por eso se da más valor a las personas que a las herramientas y procesos. Es porque son ellas las que impulsan el desarrollo y responden a las necesidades de la empresa. Incluso las mejores herramientas serían inútiles sin las personas adecuadas utilizándolas.
Antes se dedicaba mucho tiempo a documentar cada aspecto del proyecto. Se necesitaban especificaciones técnicas, requisitos técnicos, prospectos técnicos, documentos de diseño de interfaces, planes de pruebas, planes de documentación y aprobaciones para cada uno de ellos. Esto provocaba muchos retrasos en el desarrollo. Completar los entregables a los clientes es lo más importante en Agile, así como ocuparse de la documentación. Por tanto, las metodologías Ágiles no eliminan la documentación, sino que la racionalizan.
El valor del Manifiesto Ágil exige la participación del cliente en todas las fases del proyecto, a diferencia de las metodologías tradicionales. Antes, los clientes sólo negociaban antes y después del proyecto. Ahora, al mantener a los clientes informados durante todo el desarrollo, el equipo ágil se asegura de que el producto final se ajusta a los requisitos, evitando pérdidas de tiempo y recursos.
El desarrollo tradicional de software veía el cambio como algo caro y que había que evitar a toda costa. Normalmente, una vez elaborado un plan, se seguía a rajatabla pasara lo que pasara. Pero ahora, las metodologías de desarrollo de software aceptan que las circunstancias cambian, y también el alcance del proyecto, en función de las peticiones de los clientes. En los casos en que el cambio es necesario, los directores de proyecto y sus pequeños equipos deben adaptarse rápidamente para entregar un producto de calidad y garantizar la plena satisfacción del cliente. Los modelos ágiles consideran el cambio como algo que mejora el proyecto y le añade valor adicional.
Por último, también están las cinco reglas de la gestión ágil de proyectos. Las siguientes cinco reglas se aplican a cualquier Metodología Ágil, resumiendo los Cuatro Valores Fundamentales y los Doce Principios Básicos del Manifiesto Ágil:
Existen unas cuantas metodologías ágiles, pero todas comparten los valores fundamentales en los que se basa el Ágil. La intención de Agile es alinear el desarrollo con las necesidades empresariales. Prácticamente todas las metodologías ágiles de desarrollo de software se centran en la colaboración con el cliente a través de sus comentarios continuos, a la vez que tienen una entrega continua de productos de alta calidad elaborados por los equipos de desarrollo. Esto hizo que la gestión ágil de proyectos se convirtiera en una visión general del desarrollo de software, así como en otros sectores.
La traducción de esta palabra japonesa es «tablero visual». Este concepto se introdujo como sistema de fabricación ajustada y poco a poco se abrió camino hasta los equipos ágiles de desarrollo de software. Utiliza métodos visuales para desarrollar y gestionar proyectos. Los proyectos que utilizan este método se supervisan mediante el Tablero Kanban. El tablero ayuda a los equipos a ver el progreso en cada fase del desarrollo y les ayuda a prepararse para las próximas tareas, ya que está dividido en columnas que representan el flujo del proceso, garantizando que el proyecto se entregue a tiempo.
Este método requiere interacción y total transparencia para que el equipo de desarrollo pueda tener un flujo de trabajo cohesionado en todo momento. El trabajo de todos los equipos del proyecto se ubica en un tablero kanban, ya sea físico o virtual, según prefiera el equipo. Suele constar de tres pasos: Por hacer, En curso y Hecho, pero puede personalizarse según las necesidades del equipo de gestión ágil de proyectos.
Scrum es quizá el subconjunto más popular de la gestión ágil de proyectos. Consiste en múltiples ciclos de desarrollo divididos en fases o etapas llamadas «sprints», que se gestionan de uno en uno. Al centrarse en los entregables continuos, este método, al igual que otras metodologías ágiles, permite ajustar las prioridades para garantizar que los «sprints» incompletos o atrasados reciban más atención. El proceso scrum implica una comunicación diaria, durante la cual se armonizan las actividades y se planifican los sprints. Cada miembro tiene funciones en un equipo scrum, como el propietario del producto, el scrum master y los miembros del equipo de desarrollo. Scrum está estructurado pero no es rígido; puede adaptarse a las necesidades de la organización. Como con cualquier otro modelo ágil, el enfoque de cualquier proceso scrum es la comunicación clara, la transparencia y la dedicación a la mejora continua.
La Programación Extrema (XP) es una parte de la gestión ágil de proyectos que hace hincapié en el trabajo en equipo, la comunicación y la retroalimentación. Se centra en el desarrollo constante y en la satisfacción del cliente con el producto final. Al igual que Scrum, también utiliza sprints o ciclos cortos de desarrollo iterativo para crear un entorno productivo y eficiente. Este método también permite variaciones en las demandas de los clientes, independientemente de la fase de desarrollo del producto. La razón de ello es la retroalimentación continua y las pruebas del proyecto en cada fase, desde la inicial. Al obtener retroalimentación en cada fase, los desarrolladores de software pueden aplicar fácilmente cualquier requisito del cliente a un proyecto de software.
Este marco ágil de gestión de proyectos es para el desarrollo de software. Crystal es un grupo de métodos de desarrollo ágil más pequeños formado por Crystal Yellow, Crystal Clear, Crystal Red y Crystal Orange. La división se basa en el número de personas del equipo, ya que Crystal se centra en las personas más que en los procesos, animando a los equipos a encontrar sus propias soluciones para cada proyecto en lugar de constreñirse con metodologías rígidas. El equipo reflexiona sobre el plan del proyecto, principalmente sobre el tamaño y la prioridad del proyecto. El tipo de gestión de proyectos ágil de Crystal que se elija puede depender también de la naturaleza del proyecto o de la criticidad del sistema, como la Comodidad (C), el Dinero Esencial (E), el Dinero Discrecional (D) y la Vida (L).
Las características de Crystal son una entrega rápida y continua, menos administración y una mayor implicación de los clientes en el proceso, lo que conduce a una mayor satisfacción del cliente. Por eso tiene una ventaja competitiva para el cliente.
El Método de Desarrollo Dinámico de Sistemas (DSDM) se desarrolló para responder a la necesidad de una carta estándar del sector para la entrega rápida y sencilla de software. Este método se centra en el ciclo de vida completo del proyecto y consta de ocho principios. Proporciona una estructura completa definida y modificada para crear un plan de proyecto y ejecutar, gestionar y escalar el procedimiento para desarrollar software. El DSDM acepta las modificaciones del proyecto, ya que son algo que siempre cabe esperar. Nunca se debe negociar la calidad con la entrega a tiempo.
Decidir qué metodología de gestión de proyectos Ágil es la mejor para ti depende de las razones por las que quieras adoptarla en primer lugar. Lo que sigue son estadísticas extraídas del 15º Informe Anual sobre el Estado de Agile.
El informe exploraba el uso de prácticas ágiles y las metodologías ágiles más utilizadas.
Un marco ágil de gestión de proyectos es una poderosa herramienta que ayuda a los gestores de proyectos y productos, a los miembros del equipo de desarrollo y a los clientes.
En lugar de crear tareas y calendarios, el trabajo se divide en varias fases más pequeñas con una lista continua de entregables que los miembros del equipo van siguiendo. Al final de cada fase, se revisa todo el trabajo para que haya una retroalimentación constante, más rápida y frecuente que con los métodos anteriores (no ágiles). Las partes interesadas participan mediante informes de progreso diarios.
Tener una retroalimentación frecuente también fomenta el intercambio de conocimientos. Durante cada «sprint», los miembros del equipo pueden aprender algo nuevo y compartir información a medida que avanzan; es un proceso de colaboración con un estrecho contacto con los compañeros que ayuda al crecimiento profesional de los miembros del equipo y eleva su moral. Al compartir experiencias, el equipo mejora conjuntamente, y la mejora del proceso está garantizada, siendo cada «sprint» mejor que el anterior y reduciendo los errores del anterior. Esto es posible porque el flujo de trabajo se realiza en intervalos cortos y el tamaño del equipo es limitado, por lo que la estructura del equipo sigue siendo flexible, lo que permite introducir cambios con poca antelación (a diferencia de otras metodologías de gestión de proyectos, en las que los cambios suelen llevar mucho tiempo y resultar caros). Esta flexibilidad inigualable es una de las principales razones por las que las organizaciones dinámicas prefieren utilizar Agile en sus proyectos.
En última instancia, esto conduce a productos de mejor calidad. La satisfacción del cliente es mayor porque ahora el cliente sigue implicado en el proceso de desarrollo y puede solicitar cambios en lugar de limitarse a negociar al principio o al final, como se hacía antes.
Además, gracias a la transparencia de todo el proceso, los directores de proyecto pueden tener un mejor control. Otro efecto es la mejora de la previsibilidad del proyecto. Debido a la mayor transparencia, es más fácil predecir los riesgos y elaborar planes eficaces para resolverlos. De este modo, hay más posibilidades de que el proyecto se desarrolle sin problemas. La reducción de riesgos implica menos problemas de costes y, por tanto, adoptar Agile puede suponer mayores ingresos. Gracias a la retroalimentación constante, al intercambio de conocimientos entre los miembros del equipo y a los sprints con plazos definidos, la empresa tiene más posibilidades de acumular mayores ingresos por la venta de productos.
Como ya se ha mencionado, la gestión ágil de proyectos tiene numerosas ventajas: desde la mejora de la calidad del producto y la satisfacción del cliente hasta la mejora del desarrollo de los miembros del equipo y del propio proceso.
Según otro informe anual sobre el Estado del Ágil, la 12ª edición de 2018, al adoptar el Ágil las organizaciones están alcanzando los objetivos que se proponen. Cuatro de las cinco razones principales para adoptar la metodología ágil también figuran entre las cinco áreas más afectadas por la adopción de la gestión ágil de proyectos.
Los resultados de la encuesta muestran que hay tres factores más importantes para el éxito de la adaptación de Agile:
La cultura organizativa es un factor crucial para el éxito de la adopción de procesos ágiles. Dos de los tres retos más importantes para la adopción y ampliación ágiles están relacionados con la cultura organizativa. Los mayores retos señalados son Procesos y prácticas incoherentes entre equipos (46%), Cultura organizativa en desacuerdo con los valores ágiles (43%) y Resistencia organizativa general al cambio (42%).
En cuanto a la medición del éxito de la gestión ágil de proyectos adoptada, hay tres factores más notables, pero dos de ellos comparten el primer puesto. Tanto la satisfacción del cliente, como el valor empresarial aportado, se sitúan como la principal medida del éxito de la adopción de Agile (49%). Esto refleja el creciente énfasis en la satisfacción del cliente en las iniciativas de transformación digital.
La demanda de gestión ágil de proyectos desencadena la necesidad de certificaciones ágiles en todo el mundo. Obtener una certificación en gestión ágil de proyectos aporta muchos beneficios a la carrera profesional, como una mejor exposición, mejor salario, mayor credibilidad, mejor conocimiento de las tendencias actuales del mercado, etc. Te hace mejor que tu competencia.
Tanto si quieres convertirte en Scrum master certificado como si te interesan más las metodologías flexibles de gestión de proyectos, adoptar el enfoque ágil no sólo te convierte en un candidato más adecuado para los empleadores o futuros clientes, sino que, lo que es más importante, te ayuda a sobrevivir en el mercado actual. Cuando sepas cómo aplicar los métodos ágiles, podrás responder eficazmente a los constantes cambios del entorno empresarial.
Asistir a una formación sobre gestión ágil de proyectos te orienta sobre cómo dar los pasos necesarios para adoptar un enfoque ágil de gestión de proyectos. Si decides que quieres adoptar los principios y valores Ágiles a tu estilo de gestión, estudia el curso de Gestión Á gil de Proyectos Certificado del Instituto. Este curso de gestión ágil de proyectos se centra en explicar distintos módulos ágiles que amplían tus conocimientos sobre la gestión ágil de proyectos, lo que, una vez finalizado el curso, queda atestiguado por la certificación ágil del IPMA. El Instituto también ofrece la guía electrónica The Brave New Agile World, que te ofrece información sobre los retos a los que se enfrentan los profesionales en una sociedad proyectada y cada vez más ágil. Descarga tu guía gratuita y tenla a mano mientras consideras las implicaciones de Agile.
La expansión de Agile está creciendo dentro de las organizaciones, al igual que las aplicaciones de las técnicas ágiles a la planificación de alto nivel. En el informe de 2018 el 25% de los encuestados afirma que todos o casi todos sus equipos son ágiles, mientras que en 2016 sólo lo afirmaba el 8%. Y los equipos ágiles necesitan herramientas de gestión de proyectos ágiles adecuadas. Según la encuesta State of Agile, el apoyo de las herramientas es un componente clave para determinar el éxito de Agile. En la 15ª encuesta anual de 2021, dos herramientas, Atlassian Jira (81%) y Digital.ai Agility (70%), obtuvieron las calificaciones más altas entre las herramientas más utilizadas y recomendadas. Se emplea una variada colección de herramientas. Va desde herramientas genéricas de planificación y gestión, como Microsoft Office, hasta ofertas comerciales especializadas. Encontrar herramientas de software valiosas y adecuadas a tus necesidades es crucial para el éxito de la transformación ágil.
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