La finalización de un proyecto es la culminación de la utilización satisfactoria de los recursos. Estos recursos se ponen en uso para alcanzar, satisfacer y cumplir los objetivos de un proyecto o tarea. Sin embargo, la gestión de los recursos se conoce como el modo, la frecuencia, la adecuación y el uso aceptable de dichos recursos.
La gestión de proyectos implica las habilidades relacionadas con la gestión de los recursos empleados para satisfacer los objetivos del proyecto. Para ello es necesario asignar, planificar, programar y controlar adecuadamente los recursos empresariales que se pondrán en funcionamiento para alcanzar dichos objetivos.
Una empresa puede poseer muchos recursos. Los ejemplos más sencillos son el capital, el efectivo, el terreno, la maquinaria, el equipo de oficina, las plantas de producción (PP&E), el vehículo y un sinfín más.
Todos ellos son activos o recursos que benefician de algún modo a las operaciones económicas de la empresa. Al igual que la empresa funciona para obtener ingresos utilizando estos recursos, los proyectos internos también requieren la combinación de estos recursos para completarse. Una empresa también puede emplear sus propios recursos disponibles para completar proyectos internos.
Ejemplos de estos proyectos son: construir un nuevo almacén, instalar por completo sistemas de calefacción, ventilación y aire acondicionado, fabricar nuevos muebles de oficina, etc.
Por lo tanto, para que una organización pueda completar dichos proyectos con eficacia mediante el uso de los recursos ya disponibles, los gestores de proyectos emplean la gestión de recursos para la utilización óptima de los activos disponibles, tanto para los procesos de gestión de proyectos como para su finalización. El curso Diploma de Gestión de Proyectos Certificada puede ser de tu interés si deseas aprender a gestionar eficazmente los recursos de los proyectos.
La gestión de recursos, en términos más sencillos, puede definirse como el empleo adecuado de los recursos empresariales disponibles para completar los proyectos con eficiencia, limitaciones de tiempo y eficacia.
El proceso de las técnicas de gestión de recursos implica la asignación, estimación, previsión y planificación de los recursos utilizables para completar los proyectos de forma que se maximice la utilización de los recursos del proyecto y el rendimiento productivo.
Además, sería correcto decir que la gestión de recursos utiliza y asigna el uso de los recursos disponibles del proyecto de forma que se reduzcan los costes del mismo, al tiempo que se da prioridad a la disponibilidad, la visibilidad, la toma de decisiones basada en datos y el rendimiento de los miembros del equipo.
Los recursos empresariales se transforman en recursos de proyecto utilizables. Una vez que se asigna un proyecto a un director de proyecto y a los miembros de un equipo de proyecto, los recursos del proyecto pasan a estar disponibles para su uso. Por tanto, el uso de técnicas de gestión de recursos garantiza que no se haga un uso indebido de los recursos disponibles.
La utilización engañosa, ineficaz e inadecuada de los recursos del proyecto provoca un aumento de los costes globales del proyecto. Estos costes disminuyen los ingresos de explotación de la empresa, lo que a su vez puede provocar pérdidas irrecuperables.
Además, el capital humano o mano de obra también forma parte de los recursos del proyecto. Los miembros de un equipo incapaces de manejar u operar según las directrices de la gestión de proyectos pueden provocar pérdidas de tiempo a costa de la empresa. El tiempo es dinero, y el tiempo perdido también es dinero perdido.
Por eso, la gestión de recursos del tipo adecuado de capital humano o RRHH también es igualmente importante en el proceso de gestión. El tipo adecuado de personas con el tipo adecuado de bloques de construcción puede hacer el trabajo a tiempo antes de que se cumpla un plazo.
Por otra parte, si el proceso de gestión no considera la planificación de los recursos como un todo en el que intervienen distintos segmentos de la organización, como la mano de obra, los materiales disponibles, las inversiones, el tiempo y muchos otros factores importantes, entonces esa planificación de los recursos puede ser deficiente para gestionar los recursos adecuadamente.
En última instancia, puede provocar inconvenientes en la realización de cualquier proyecto.
Para facilitar una gestión adecuada de los recursos con los gestores de recursos, los gestores de proyectos pueden emplear varios tipos de gestión de recursos.
La gestión de recursos es una herramienta importante en la gestión de proyectos por varias razones. Esta herramienta proporciona el reconocimiento apropiado y el uso adecuado de la asignación de recursos, las habilidades de los miembros del equipo, la disponibilidad de recursos, la planificación, la programación, la elaboración del presupuesto y el control.
Las habilidades que necesitan los miembros del equipo de gestores de proyectos para prestar plenamente servicios profesionales y trabajar en la gestión de los recursos son de vital importancia. Por lo tanto, hay varios tipos de entidades de gestión de recursos que deben tenerse en cuenta.
Estos son:
Las organizaciones están formadas por personas o empleados. Del mismo modo que existe una jerarquía organizativa para comprobar, evaluar y controlar el rendimiento de los empleados en una organización estándar, lo mismo ocurre con los jefes de proyecto y los miembros de sus respectivos equipos de gestión de proyectos.
Los gestores de proyectos y los miembros de los equipos de proyectos también entran en el ámbito de la gestión de recursos. Los gestores de proyectos están capacitados para obtener el mejor rendimiento de los miembros de un equipo de proyecto para lograr y completar determinados proyectos. Por eso es importante considerar a las personas que trabajan en un proyecto como recursos.
Las habilidades de los miembros del equipo del proyecto son cruciales para completar una tarea. Cada miembro del equipo del proyecto es capaz de una pericia individual, que contribuye significativamente a la realización del proyecto.
Por ejemplo, un proyecto de construcción de una unidad de almacenamiento puede implicar, entre otros, los siguientes recursos humanos:
En este supuesto escenario, hay un conjunto de personas o recursos humanos técnicamente capacitados que se asignan adecuadamente para completar este proyecto. El gestor o gestores del proyecto supervisan el trabajo y garantizan una asignación adecuada del tiempo, los recursos, el seguimiento de los miembros del equipo y la comunicación relacionada con los jefes de empresa.
Construir la unidad de almacenamiento es una tarea que requiere la asignación de habilidades obtenibles de los artesanos (como los albañiles, los técnicos de mezclas y cubiertas, etc.). Por otra parte, la planificación, gestión y asignación de los recursos son adecuadas para las habilidades de los gestores del proyecto.
Por tanto, las competencias de estas distintas personas que trabajan en el mismo proyecto son adecuadas para distintas áreas del proyecto. Sin una sola de estas áreas, la eficacia de la gestión de los recursos puede quedarse corta, provocando retrasos y pérdidas de productividad y eficacia general.
Por tanto, al asignar recursos también hay que tener muy en cuenta los recursos de trabajo. Es importante hacer un seguimiento de la experiencia individual del equipo para obtener el mejor resultado en la gestión de recursos.
El capital es la inversión en una empresa por parte de sus propietarios. En términos de gestión de proyectos y gestión de recursos, el capital es todo aquello mediante cuyo uso se generan costes y se incurre en gastos que benefician directamente a la realización de un proyecto.
El uso de estos equipos y su alcance también entran en esta categoría.
Los recursos de capital incluyen las instalaciones, la maquinaria y las herramientas que se han empleado para completar un proyecto determinado. En el caso del ejemplo anterior de una unidad de almacenamiento, el capital invertido para completarla será, entre otros, el siguiente
Todos estos bienes o recursos de capital se pondrán en funcionamiento para construir la unidad de almacenamiento. La asignación de recursos de estos bienes de equipo debe ser reconocida por los gestores de recursos.
Este tipo de asignación de recursos también ayuda a la gestión de recursos en la previsión de recursos, cuando las necesidades actuales y futuras requieren reconocimiento e identificación.
También es esencial para cuestiones de presupuesto, capacidad, programación, eficacia y disponibilidad. La gestión oportuna de los recursos contribuye en gran medida a planificar las tareas del proyecto y también mantiene la visibilidad.
Los bienes materiales son los recursos primarios y secundarios que se combinan con los recursos de capital operados por los recursos humanos para completar un proyecto. Dicha combinación es supervisada por un gestor de recursos que elabora un plan de gestión de recursos.
Los bienes materiales son pequeñas piezas del rompecabezas que, cuando se juntan correctamente, dan lugar a una imagen más amplia. Algunos ejemplos de bienes materiales son
Los bienes materiales también incluyen las materias primas necesarias para los proyectos de fabricación. Un plan de gestión dispone de sistemas detallados de evaluación, presupuestación y asignación de costes para optimizar mejor el uso de los recursos.
La reposición, el consumo y la estimación de beneficios también entran en esta categoría de gestión de recursos.
Un plan de gestión de recursos es muy importante para todos los profesionales de la gestión de proyectos. No sólo aumenta el control y la eficacia de la realización de los proyectos, sino que también proporciona más datos para que una organización ajuste sus flujos de tesorería en consecuencia.
La gestión de los recursos también proporciona mejores medidas de transparencia para los usuarios de los estados financieros y de la información financiera de las organizaciones.
Una gestión adecuada de los recursos es ideal por varias razones, como:
En la planificación de un proyecto intervienen muchas cosas. Al tener en cuenta el rendimiento de los indicadores relacionados con los recursos, los gestores tienen la capacidad de buscar la mejor combinación de materiales, bienes de equipo y recursos humanos para complementar los rendimientos empresariales positivos.
Por ejemplo, una mejor gestión de los recursos permite a los directivos llevar a cabo proyectos que produzcan mayores beneficios para las empresas, con costes más bajos pero gastos eficientes. Si no existe un plan de recursos de este tipo, los costes ocultos con malas combinaciones de materiales pueden imponerse y causar problemas empresariales molestos.
La elaboración de horarios y calendarios para el empleo de los recursos entra convenientemente dentro de la gestión de recursos. En consecuencia, es más fácil calcular de antemano la asignación adecuada de recursos con un plan de gestión que hacer los preparativos en el último momento.
Los procesos de gestión de recursos racionalizan la asignación de recursos con las franjas horarias adecuadas necesarias para llevar esos instrumentos al lugar de la operación con facilidad. Además, la preparación de informes para estas medidas de programación también es mucho más fácil con un plan de gestión de recursos.
Los datos sobre la capacidad de los recursos también pueden analizarse numéricamente con transparencia en el marco de un plan de gestión de recursos. Si se analizan eficazmente los recursos antes de emplearlos, también se puede determinar con precisión su rendimiento productivo sin ningún inconveniente.
También facilita la entrega de hitos con las estimaciones adecuadas.
Los planes de gestión ayudan a identificar los conjuntos de habilidades necesarios para completar proyectos concretos. Es especialmente útil para ajustar a un miembro del equipo de un grupo a otro, reconociendo sus puntos fuertes y débiles.
Las competencias de las que carece un equipo que está realizando un proyecto pueden complementarse contratando a expertos identificados y reconocidos para dicho proyecto. Esto también ayuda a gestionar eficazmente los recursos humanos.
Todos los gastos relacionados con el proyecto pueden preverse con precisión con la ayuda de los informes de recursos. Estos informes describen detalladamente todos los gastos asociados al proyecto.
Pueden ir desde la compra inicial de equipos y su flete de entrega hasta las materias primas/ingredientes y piezas de repuesto necesarias para completar un proyecto.
La gestión de recursos permite a los equipos realizar un seguimiento, maximizar y asignar las finanzas relacionadas con el presupuesto del proyecto, la capacidad, la visibilidad y la adquisición de habilidades en informes detallados. Esto ayuda a realizar un seguimiento preciso de los gastos del proyecto y ayuda a los altos directivos de la empresa a expandirse de forma cohesionada.
Los directores de empresa necesitan datos concretos, medidos y presentados numéricamente, para tomar decisiones sobre la expansión empresarial y las consideraciones de escalabilidad. Estas herramientas y técnicas de gestión ayudan a identificar las áreas de expansión empresarial, así como la magnitud de la escalabilidad disponible.
Utilizar la gestión de recursos tiene muchas ventajas importantes. La mayoría de ellas ayudan a los directivos a agilizar sus procesos de producción, al tiempo que mantienen alta la moral del equipo. Los proyectos trabajados con una gestión de recursos adecuada acaban ahorrando más dinero, reduciendo costes y completando las tareas antes de los plazos.
Algunas de estas ventajas principales son:
1. Mantente productivo
Estos procesos ayudan a eliminar el exceso de trabajo y el agotamiento. Esto es esencial para mantener alta la moral del equipo, sobre todo en proyectos que duran meses. Un equipo feliz y productivo es el sueño del gestor de proyectos de una organización.
Por otra parte, sobrecargar a los empleados sólo conduce al desapego, el resentimiento y la retirada de la ética del trabajo y la productividad.
2. Detecta los problemas a tiempo
Los procesos planificados ayudan a gestionar e identificar los problemas en las primeras fases. Esto ayuda a crear medidas de resolución que realmente funcionan y hacen avanzar al equipo en la fase de desarrollo de un proyecto.
Los problemas no detectados pueden acumularse y convertirse en catástrofes mayores que, cuando salen a la superficie, provocan daños irreparables.
3. Mantén la transparencia como norma
La transparencia en todas las tareas de producción puede comprobarse mediante la navegación de recursos. Además, es más fácil asignar los recursos correctos con el presupuesto adecuado que se comunica claramente a través de todos los niveles de la jerarquía organizativa.
4. Cuantificar la eficacia
Un proceso de recursos detallado ayuda a cuantificar fácilmente la capacidad eficiente de los equipos, el capital y los recursos materiales. Esto permite a un directivo navegar entre las estrategias a utilizar para una combinación óptima de los niveles de producción. La productividad marginal también puede evaluarse numéricamente.
Los datos cuantificados se consideran científicos y fiables para tomar decisiones importantes. Dicha toma de decisiones afecta no sólo a las consecuencias a nivel de proyecto, sino también al futuro corporativo de una entidad empresarial.
5. Toma el control de los recursos
A los equipos les resulta más fácil operar dentro de un marco establecido. También les permite cumplir fácilmente los hitos del proyecto de acuerdo con un plan, un calendario y un presupuesto redactados teniendo en cuenta la capacidad de recursos controlada.
Los recursos controlados pueden proporcionar la ventaja de utilizarlos adecuadamente y evitar también su uso indebido. Ambas cosas requieren tiempo y procesos de gestión, lo que es igualmente importante para una organización.
Algunas de las técnicas de gestión de recursos más practicadas garantizan el éxito del proyecto y el uso óptimo de los recursos. Estas técnicas varían en cuanto a su finalidad, pero deben emplearse conjuntamente para obtener las mejores posibilidades de éxito del proyecto y de aprovechamiento de los recursos.
Estas técnicas se exponen a continuación:
Como su nombre indica, la previsión de recursos implica dos etapas. La primera es la identificación de las necesidades actuales de recursos, mientras que la segunda etapa es el reconocimiento de las necesidades futuras de recursos que puedan surgir.
Por lo tanto, hay que tener en cuenta la capacidad actual y las cantidades de recursos disponibles para hacer previsiones frente a las necesidades actuales y futuras necesarias para la realización del proyecto.
Ambos, si se estiman y contabilizan correctamente, pueden marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso del proyecto.
Una vez realizada una previsión de las necesidades actuales y futuras, el siguiente paso es gestionar los recursos para asignarlos a esos plazos adecuadamente. Este proceso tiene en cuenta el presupuesto, las tareas importantes que hay que gestionar y sus niveles de prioridad. También implica el proceso de asignación de equipos.
Se identificarán las tareas del proyecto y se les asignarán determinados recursos por orden de programación actual y futura. Así, los recursos asignados podrán utilizarse sin más retrasos.
La nivelación de recursos consiste en compensar los recursos superpuestos que se han empleado. Diversas actividades de los proyectos requieren el mismo tipo de recursos. En consecuencia, ajustar dichos recursos teniendo en cuenta su capacidad, las prioridades de las tareas y los plazos es la esencia de la nivelación de recursos.
Ciertas tareas requieren más insumos, mientras que otras requieren menos de esos insumos o recursos; ahí es donde entran en juego las técnicas de nivelación. La nivelación no sólo ayuda a aumentar el rendimiento productivo, sino que también sirve como herramienta para priorizar las tareas importantes.
La utilidad de los recursos es la norma para asegurarse de que los recursos deben emplearse de forma que se maximice el rendimiento de la producción. Esto es especialmente aplicable en el caso de los empleados. Una forma estándar de calcularla numéricamente es dividir las horas reales utilizadas de un recurso por el total de horas utilizables disponibles.
Esto es especialmente útil para determinar la eficacia de un empleado en la realización de tareas cuando se asigna un plazo específico en un programa de costes determinado.
La gestión eficaz de los recursos es necesaria para el éxito del proyecto
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