Las empresas y organizaciones tienen ciertas tareas que realizar de vez en cuando. Éstas pueden ir desde el desarrollo de nuevos productos, la instalación de nueva maquinaria, la sustitución o mejora de antiguos bienes y servicios, la construcción de un nuevo edificio o almacén, etc.
Este tipo de tareas requiere una combinación de recursos como habilidades, herramientas, técnicas, conocimientos, mano de obra, finanzas y tiempo. Sin embargo, la gestión de proyectos es importante en lo que se refiere al uso profesional y científico de estos recursos al máximo potencial para completar y alcanzar dichos objetivos.
Antes de sumergirnos en qué es la gestión de proyectos, veamos qué es un proyecto.
En pocas palabras: un proyecto es un trabajo que tiene un objetivo, un plazo y un presupuesto claros. Intentas conseguir algo concreto con tiempo y recursos limitados.
Piénsalo: todas las organizaciones llevan a cabo proyectos:
Todos comparten el mismo reto: llegar del Punto A al Punto B con los recursos de que dispongan.
Puesto que todo el mundo dirige proyectos, todo el mundo necesita una forma de gestionarlos eficazmente.
La gestión de proyectos es la aplicación profesional sistemática de procesos para dirigir el trabajo en equipo con el fin de completar proyectos utilizando los recursos disponibles. Un proyecto puede definirse como cualquier conjunto de tareas u objetivos que aportan un beneficio tras su finalización.
Estos procesos implican habilidades, finanzas y otros activos disponibles que pueden utilizarse de forma productiva de acuerdo con el marco y las metodologías de gestión de proyectos para lograr el máximo rendimiento productivo.
Convencionalmente, los procedimientos y procesos relacionados con la gestión de proyectos están sujetos a limitaciones o criterios específicos, entre otros:
Los proyectos varían en su naturaleza, por lo que distintos tipos de gestión de proyectos pueden requerir una combinación de distintos recursos para su realización. Por tanto, los recursos necesarios para un proyecto y sus respectivas limitaciones o límites también son diferentes según el tipo de proyecto.
Según el tipo de proyecto, una metodología de gestión de proyectos puede variar. Hay siete metodologías de gestión de proyectos que se adaptan a tipos concretos de proyectos y funcionan mejor para ellos. Los cursos de gestión de proyectos pueden proporcionarte los conocimientos y habilidades necesarios para elegir y aplicar eficazmente la metodología adecuada para tus proyectos.
La gestión de proyectos en cascada es quizá el tipo más sencillo de método de gestión de proyectos. La gestión de proyectos en cascada implica la realización de un proyecto de forma secuencial, con plazos largos y detallados.
La gestión en cascada divide un proyecto completo en varias fases secuenciales, cada una de las cuales comienza después de que se haya alcanzado la anterior, fluyendo en una secuencia como una cascada.
A diferencia de Agile, la gestión de proyectos en cascada desalienta los cambios flexibles porque el equipo del proyecto sigue un patrón de trabajo lineal o directo que convencionalmente no cambia.
La metodología de Gestión Ágil de Proyectos combina flexibilidad con flujo de trabajo y resultados de alta calidad. En la gestión ágil de proyectos, las tareas y procedimientos del proyecto se dividen en pequeños segmentos temporales llamados sprints.
Las tareas completadas en los sprints son revisadas sistemáticamente por los gestores del proyecto en función de las preocupaciones e intereses de las partes interesadas. Además, las tareas se realizan en pequeños incrementos de sprints y se combinan en un resultado mayor del proyecto. Es más como los bloques de construcción de un puzzle que, cuando se combinan, dan la imagen completa.
La metodología ágil para gestionar un proyecto es más flexible, y se pueden hacer cambios fácilmente. Aunque esta metodología sea flexible, garantiza que el resultado del proyecto sea de la máxima calidad.
Gestión de Proyectos Scrum es una metodología ágil que implica a un Scrum Master como líder del equipo. El Scrum Master se asegura de que todos los miembros del equipo trabajen con un potencial óptimo, al tiempo que mantiene transparente y oportuno el flujo de información de las partes interesadas externas e internas, los directores de proyecto y los directores de negocio.
Un Scrum Master es un experto que garantiza que se siguen los valores de scrum dentro de los equipos de trabajo. Además, se convocan reuniones diarias de scrum, y las tareas se consiguen y realizan en ciclos cortos de tiempo eficientes llamados sprints. El flujo de trabajo es altamente colaborativo.
La Gestión de Proyectos Kanban es una metodología Ágil centrada principalmente en la visualización del flujo de trabajo y en la colaboración con bucles de retroalimentación continuos.
La gestión de proyectos Kanban se basa en los siguientes principios:
Kanban da prioridad a los ciclos continuos de un proyecto, así como a la mejora del equipo. Kanban también se encuentra en organizaciones de todo el mundo para la gestión de proyectos.
El método de gestión de proyectos Lean maximiza el valor aportado al cliente. Este objetivo específico se consigue reduciendo todos los residuos a lo largo del ciclo de producción del proyecto, garantizando así que el cliente reciba el máximo valor.
La gestión ajustada de proyectos sigue los siguientes principios para llevar a cabo un proyecto:
La Gestión de Proyectos Seis Sigma es un método de gestión de proyectos en el que el objetivo principal es reducir los errores de producción, minimizar los residuos y maximizar el valor final que recibe el cliente.
Las empresas que utilizan Seis Sigma consiguen una mayor eficacia, lo que ayuda a reducir los errores de producción y a mantener la máxima satisfacción del cliente. En consecuencia, la utilización de Seis Sigma permite lo siguiente:
El enfoque de gestión de proyectos PRINCE2 se centra en la realización de proyectos específicos, centrándose en el control de las tareas y el éxito de la organización. Por eso el método PRINCE2 de gestión de proyectos también se denomina Proyectos en Entornos Controlados.
Esta metodología se basa en siete reglas clave que se siguen a lo largo de un proyecto. Éstas son
El arte de la gestión de proyectos para cualquier tarea o proyecto gira en torno a varios componentes básicos. Estos componentes pueden encontrarse en todos los proyectos emprendidos por un gestor de proyectos y los miembros de un equipo para su realización.
Estos componentes básicos son:
La Declaración de Alcance es la base fundamental de un proyecto. Define la necesidad de un proyecto, por qué se realiza y qué valor aporta al cliente.
El componente Factores o Determinantes Críticos del Éxito de la gestión de proyectos define el éxito de un proyecto. Destaca los plazos, la satisfacción del cliente, la producción específica del presupuesto, los gastos relacionados con los empleados y las normas de calidad.
Los Productos y Servicios Entregables definen el resultado del proyecto. Dicho resultado debe ser mensurable y, por tanto, se incluye en la estimación del proyecto. Por ejemplo, la construcción de un nuevo muro con una anchura de 5 pulgadas y una altura de 3,67 metros; una valla de 2,5 metros de altura alrededor de la parcela de la empresa.
El Desglose Estructural del Trabajo Real describe quién hace qué exactamente para completar el proyecto. Suelen elaborarse tablas en las que se delegan tareas a los miembros pertinentes del equipo, y se lleva un registro de los recursos utilizados.
Programar implica comunicar los plazos de las tareas. También implica la distribución de tareas relevantes para completarlas. Los sistemas complejos pueden evitarse si la comunicación se mantiene eficazmente con transparencia.
Presupuestar implica asignar fondos fijos para la realización de tareas. También establece criterios monetarios fijos para tareas interrelacionadas. Estas tareas deben completarse dentro de los límites dados de un fondo de proyecto.
Deben garantizarse las tareas de Garantía de Calidad y los procedimientos de comprobación de la calidad de los resultados. Todas las tareas que produzcan cualquier tipo de resultado deben cotejarse con las normas establecidas. Además, también deben establecerse esas normas de comprobación de la calidad.
El Plan de Utilización de RRHH es un plan definido que responde a cómo, dónde, qué y cuándo se emplearán los recursos humanos. Para ello, los jefes de proyecto y los equipos suelen estar bajo la dirección de un gestor de recursos.
Listado de partes interesadas Todas las partes interesadas asociadas deben tenerse en cuenta antes de iniciar un proyecto. Por esta razón, todas las partes interesadas deben figurar en una lista en función de su poder, intereses y preocupaciones.
Los medios de comunicación son el factor más importante para el éxito de las fases de gestión de un proyecto. La información obtenida de las externalidades del proyecto debe comunicarse de forma exhaustiva y eficaz a los equipos internos.
Un Registro de Riesgos sirve para elaborar todos los riesgos relacionados con un proyecto. El objetivo principal de un registro de riesgos es identificar los riesgos que pueden surgir a lo largo del ciclo de vida de un proyecto en curso.
Los Procedimientos de Ad quisición son un plan de adquisición minuciosamente elaborado para obtener los materiales, equipos, maquinaria y recursos del proyecto. También implica la gestión de las adquisiciones, que incluye una comprobación de la calidad de los materiales obtenidos, el uso de los materiales y los procesos de compra.
Hay cinco fases de la gestión de proyectos por las que pasa todo proyecto. Son esenciales y se encuentran en todos los planes de gestión de proyectos:
La primera fase del proceso de gestión de proyectos consiste en garantizar que el alcance del proyecto satisface y añade valor a las preocupaciones de la empresa. En esta fase también se tienen en cuenta todas las preocupaciones de las partes interesadas internas y externas.
Las discusiones sobre el inicio del proyecto se mantienen con los gestores del proyecto, los gestores empresariales y las partes interesadas. En esta fase también se determinan los criterios de los factores de éxito en relación con el calendario del ciclo de vida del proyecto. En esta fase se redactan un registro de las partes interesadas y una declaración del alcance.
La planificación es la segunda fase de la gestión de proyectos. Implica redactar y esbozar los procedimientos y procesos que los equipos deben llevar a cabo. Se detallan los requisitos específicos para cumplir los plazos y realizar las tareas con los recursos actuales.
Los expertos que dirigen equipos de proyecto establecen la comunicación para transmitir los requisitos de todas las tareas asociadas que deben realizarse para cumplir las metas y objetivos del proyecto. En esta fase se formulan el desglose estructural del trabajo, los medios de comunicación, la programación, el presupuesto, etc.
La Ejecución es la tercera fase, en la que todos los equipos siguen los planes y procedimientos redactados para completar las tareas del proyecto. En esta fase, un gestor de proyectos se asegurará de que todos los planes del proyecto se sigan con la máxima diligencia.
La garantía de calidad se asegura durante esta fase del ciclo del proyecto para que ninguna tarea se complete con una calidad comprometida.
El seguimiento y el control constituyen la cuarta fase de la gestión de un proyecto. En esta fase, un director de proyecto se asegura de que sus equipos siguen el plan de gestión. Esto implica el seguimiento del progreso, el tiempo de trabajo del equipo, la obediencia al calendario, los requisitos del proyecto, los requisitos de las tareas y el cumplimiento sistemático de los objetivos.
Si, debido a circunstancias imprevistas, se solicita una prórroga a la parte interesada, el seguimiento de los factores mencionados puede aportar pruebas sustanciales de dicha solicitud. Si un director de proyecto dispone de datos numéricos procedentes del seguimiento de los indicadores de rendimiento, la comunicación con las partes interesadas externas mejora notablemente.
La finalización del proyecto es la última fase del ciclo de un proyecto. En esta fase se han realizado todas las tareas y se han seguido todos los procesos pertinentes. Estos resultados son la finalización y el cierre del proyecto.
En esta fase, se entrega toda la documentación pertinente a la junta de partes interesadas correspondiente, y se da formalmente por concluido el proyecto.
Las prácticas de gestión de proyectos ofrecen numerosas ventajas a una organización. Utilizar la gestión de proyectos garantiza los siguientes resultados para cualquier organización:
El uso de procesos de gestión de proyectos aumenta la productividad de los recursos disponibles. Los gestores de recursos, los gestores de proyectos y los equipos aumentan la producción de recursos disponibles de una organización.
Utilizando calendarios eficientes que mejoren la optimización de costes, la combinación de recursos con habilidades expertas en gestión de proyectos garantiza que el coste de un proyecto se reduzca significativamente.
Además, a los gestores de proyectos se les encomiendan tareas de finalización de proyectos dentro de las limitaciones presupuestarias estipuladas. Por eso, empleando la gestión de proyectos, una organización puede reducir enormemente los costes del proyecto con la optimización del presupuesto.
Los procesos de gestión de proyectos son de naturaleza altamente colaborativa. Debido a la complejidad de los miembros individuales del equipo, debe designarse un jefe de equipo para gestionar los proyectos.
Se mantiene una comunicación coherente, se comprueba rigurosamente el flujo de trabajo y las normas de garantía de calidad con el trabajo producido, se intercambian habilidades y conocimientos interrelacionados de los miembros del trabajo, y todos trabajan colectivamente para lograr la realización del proyecto.
Por tanto, la gestión de proyectos promueve un mayor trabajo en equipo, integración y colaboración.
Los procedimientos de gestión de proyectos tienen una fase rigurosa de comprobación de la calidad de los resultados de las tareas de producción. Esto garantiza que el cliente reciba un producto final de la máxima calidad, dentro de las directrices de presupuesto y calendario establecidas.
La garantía de calidad es una medida estricta en la gestión de proyectos. Por eso, cuando las empresas y los negocios contratan a gestores de proyectos para realizar una determinada tarea u objetivo, confían plenamente en ellos porque la calidad de los resultados está asegurada.
Los productos y proyectos se producen con estándares de alta calidad, como ya se ha dicho. Por eso, los clientes que reciben productos finales tienen más valor que los métodos de producción no optimizados por los métodos de gestión de proyectos.
Por lo tanto, aumenta la satisfacción del cliente, mientras que mejora la gestión de los residuos, con menos errores y una mejor optimización del factor de producción.
Aparte de los marcos profesionales de los métodos de gestión de proyectos, hay diez áreas de conocimiento esenciales importantes para la gestión de proyectos. Éstas son
La integración de proyectos se refiere a la unión cohesiva de los miembros de un equipo en un proyecto. Los proyectos varían en naturaleza y objetivos. Por tanto, identificar los equipos y reconocer las habilidades, la experiencia, los valores individuales y los factores vinculantes es esencial para el éxito de los procesos de gestión.
La integración del equipo es una gran parte del éxito del proyecto y, por tanto, la integración del proyecto implica inculcar los valores y las expectativas del proyecto para que se integren con los miembros del equipo y con todos los recursos de forma colectiva.
La gestión del alcance del proyecto es la gestión del tiempo total necesario para utilizar los recursos de una manera específica para entregar o producir el proyecto, producto y/o servicio final.
La gestión del alcance es contemporánea e implica asegurarse de que los equipos están alineados en los flujos de trabajo adecuados para reducir el despilfarro y el gasto de recursos laborales, habilidades, utilidades y potencial en cada paso del camino. La gestión del alcance mantiene a todos los implicados en un proyecto en la misma página.
La gestión del tiempo es un activo importante en las prácticas de gestión de proyectos. El tiempo tiene una importancia crucial, ya que es uno de los factores básicos necesarios para completar un proyecto. Completar las tareas y alcanzar los objetivos antes de los plazos es de crucial importancia. Las partes interesadas externas se inclinan más por la parte del cumplimiento de los plazos y las finanzas del proyecto que por el trabajo interno de un equipo de proyecto.
La gestión de los costes asociados a un proyecto es vital para el mismo. Si los costes se gestionan con los mecanismos adecuados, pueden disminuir con el tiempo a medida que aumenta la producción.
Sin embargo, supongamos que no se tienen en cuenta los riesgos, acontecimientos y sucesos imprevistos relacionados con un proyecto. En ese caso, los costes imprevistos pueden aumentar con el tiempo e incrementar significativamente el precio total del proyecto.
Es importante garantizar que se siguen los procedimientos de calidad y producción durante toda la vida de un proyecto. Hay que garantizar unos estándares de calidad para que los criterios del proyecto se cumplan de forma coherente. Si una tarea se realiza con baja calidad, puede obstaculizar el progreso general de una organización.
Además, una producción de baja calidad puede inducir más problemas al final de la empresa. La calidad no sólo repercute en el resultado del proyecto, sino que también puede tener un efecto mariposa en otros departamentos, procesos, tareas y funciones interconectados.
La gestión de los recursos humanos se produce por la necesidad de contar con personas expertas para trabajar en el proyecto. La gestión de los recursos humanos tiene como objetivo encontrar a las personas adecuadas con las aptitudes y la experiencia adecuadas que puedan contribuir de forma productiva al progreso de la iniciativa.
Además, la gestión eficaz de los recursos humanos garantiza que los costes se mantengan bajos y que la mano de obra se emplee con eficacia. Los directores de proyecto también contratan a gestores de recursos encargados de gestionar los recursos humanos.
La comunicación en los proyectos es vital, como lo es en cualquier otra entidad corporativa o empresarial. La comunicación es clave para garantizar que todos los miembros del equipo entienden lo que se necesita y cómo puede hacerse.
En pocas palabras, la comunicación es clave para el éxito del proyecto y del equipo interno, que siempre se ve como un resultado colectivo cohesionado.
Comprender la gestión de riesgos es esencial para garantizar que el proyecto dure hasta su finalización. La consideración de los riesgos es importante, y deben tenerse en cuenta todos los riesgos relevantes para un proyecto.
Los riesgos relacionados con los RRHH, los materiales, el equipo, las tareas, los miembros del equipo, los costes, el transporte, etc., son elementos importantes que hay que tener en cuenta para elaborar planes de gestión adecuados.
La gestión de las adquisiciones implica adquirir materiales y recursos relacionados con el proyecto de la mejor manera posible. Los medios de cómo adquirir, dónde adquirir y cuándo adquirir: todos ellos son determinantes de un plan de gestión de adquisiciones. Por tanto, la gestión de los procedimientos de adquisición es también una parte central de la gestión de proyectos.
La gestión de las partes interesadas en un proyecto afecta a sus respectivos intereses. Estas preocupaciones deben reconocerse plenamente para el éxito de un proyecto. Los intereses de todos los equipos asociados, directivos y partes interesadas internas y externas pueden comunicarse con eficacia.
La gestión de proyectos es una vasta disciplina interconectada con todas estas áreas de conocimiento, que representan prácticas reales.
¿Te interesa también el vasto campo de la gestión de proyectos? ¿Tienes una actitud resolutiva y ganas de impulsar el éxito mediante el trabajo en equipo, la colaboración y la lluvia de ideas?
Si tu respuesta es afirmativa, estás en el lugar adecuado para iniciarte en la gestión de proyectos.
Averiguar qué área de la gestión de proyectos te interesa es el primer paso, como la gestión de proyectos, la dirección de equipos, la gestión de recursos, el cálculo de costes, etc. Una vez que hayas identificado tu interés, puedes elegir las certificaciones pertinentes.
Una vez que elijas una certificación, puedes inscribirte en un instituto acreditado, como el Instituto de Gestión de Proyectos. Una vez inscrito, expertos del sector te formarán profesionalmente en prácticas de gestión de proyectos.
Una certificación de gestión de proyectos consta de teoría, práctica, talleres, análisis de casos prácticos, razonamiento cuantitativo y cualitativo con énfasis en la teoría de juegos, análisis de diagramas de Gantt e indicadores más profundos.
Una vez obtenida la certificación, debes cumplir los requisitos del CCR o Requisito de Certificación Continua. Debes obtener una determinada cantidad de PDU durante un periodo de tiempo.
El Instituto de Gestión de Proyectos es un instituto de gestión de proyectos acreditado por la IPMA en Dublín, Irlanda. Con más de 30 años de experiencia, el IPM se ha comprometido a proporcionar una formación en gestión de proyectos de primera calidad a profesionales, aprendices y estudiantes.
IPM ha formado a más de 40.000 estudiantes y a más de 6.000 gestores de proyectos certificados: un historial probado desde 1989 de excelencia y compromiso para ofrecer la mejor formación en gestión de proyectos, reconocida internacionalmente.
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Las 5 etapas de la gestión de proyectos son
La gestión de proyectos es el proceso de planificación, organización y control de los recursos para alcanzar objetivos específicos dentro de un plazo y un presupuesto definidos. Implica coordinar personas, tareas y materiales para entregar con éxito un producto, servicio o resultado único.
Una PMO (Oficina de Gestión de Proyectos) es un departamento centralizado que normaliza las prácticas de gestión de proyectos en toda una organización. Sus principales funciones son:
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