En el ámbito de la gestión de proyectos, una parte interesada es un individuo, grupo u organización que puede afectar, verse afectado o percibirse afectado por una decisión, actividad o resultado.
La gestión de las partes interesadas es la disciplina de identificar a esas personas, comprender lo que les importa y construir activamente las relaciones y comunicaciones necesarias para que el proyecto siga avanzando.
Por qué es importante en 2026: Las investigaciones del PMI muestran que el 75% de los fracasos de los proyectos pueden atribuirse a una participación deficiente de las partes interesadas, lo que cuesta a las organizaciones 122 millones de dólares por cada 1.000 millones gastados en proyectos. Sin embargo, en los 35 años que llevamos formando gestores de proyectos en IPM, hemos constatado sistemáticamente que los equipos con una gestión estructurada de las partes interesadas tienen 2,5 veces más probabilidades de completar los proyectos con éxito.
En 2026, la gestión de las partes interesadas es más importante que nunca: los proyectos se llevan a cabo en equipos híbridos, las decisiones se examinan más rápidamente y la desalineación se propaga con rapidez (a menudo a través de canales digitales). La buena noticia es que los fundamentos siguen funcionando cuando se hacen de forma coherente y con las herramientas adecuadas.
Este artículo describe la gestión de las partes interesadas, cómo desarrollar estrategias de gestión de las partes interesadas, el proceso y las herramientas modernas que necesitas.
Las partes interesadas en el proyecto pueden ser internas (p. ej., altos cargos, miembros del equipo, funciones como finanzas/jurídica/TI) o externas (p. ej., clientes, proveedores, reguladores, comunidades). Cada parte interesada puede tener intereses, incentivos, tolerancia al riesgo y perspectivas diferentes, y su influencia combinada puede ayudar o dificultar la entrega.
La gestión de las partes interesadas es, en términos sencillos, comprender lo que cada parte interesada quiere del proyecto, cómo definen el éxito y cómo las mantendrás informadas e implicadas al nivel adecuado (sin abrumarlas). Es un proceso profesional mediante el cual construyes la alineación, reduces la fricción y creas las condiciones para que las decisiones se tomen a tiempo.
Una buena gestión de las partes interesadas te ayuda a
La realidad: Según la experiencia de nuestra facultad, que trabaja con miles de directores de proyecto, las organizaciones que tratan la gestión de las partes interesadas como un ejercicio de marcar casillas presentan un 40% más de resistencia por parte de las partes interesadas que las que integran un auténtico compromiso en su proceso de entrega.
Aunque a menudo se utilizan indistintamente, estos términos representan enfoques diferentes que funcionan juntos:
La Gestión de las Partes Interesadas se centra en los procesos y el control:
La implicación de las partes interesadas se centra en las relaciones y la colaboración:
La relación: La dirección proporciona el marco; el compromiso proporciona la ejecución. Necesitas ambos. Las investigaciones del Instituto de Gestión de Proyectos demuestran que los proyectos con procesos de gestión fuertes pero un compromiso débil registran un 40% más de resistencia por parte de los interesados. A la inversa, los proyectos con un fuerte compromiso pero débiles estructuras de gestión luchan contra una comunicación incoherente y la falta de atención de las partes interesadas.
Buenas prácticas en 2026: Utiliza procesos de gestión (registros de partes interesadas, planes de comunicación, herramientas de seguimiento) como base y, a continuación, pon encima auténticas actividades de participación (entrevistas, talleres, sesiones de codiseño).
Caso práctico 1: Implantación de las TI sanitarias
En un hospital que estaba implantando un nuevo sistema de historia clínica electrónica (HCE), al principio sólo participaron los responsables de TI y los directores clínicos. Cuando no se consultó al personal de enfermería -los usuarios principales- durante el diseño, organizaron una resistencia que retrasó la puesta en marcha seis meses y costó 340.000 £ en repeticiones. Tras reestructurar el plan de las partes interesadas para incluir al personal de primera línea mediante grupos de discusión y pruebas piloto, la adopción mejoró un 73% y el sistema empezó a funcionar tres meses antes del calendario revisado.
Caso práctico 2: La construcción y la oposición de la comunidad
Un proyecto de desarrollo comercial se enfrentó a la oposición inmediata de la comunidad porque no se informó a los residentes sobre las repercusiones del tráfico durante la construcción. Los concejales locales bloquearon las aprobaciones urbanísticas, retrasando el proyecto ocho meses. Mediante la organización de foros comunitarios semanales, el nombramiento de un enlace con la comunidad y el ajuste de los plazos de construcción en función de la información recibida, el promotor obtuvo la aprobación y terminó el proyecto tres meses antes de lo previsto, con un 92% de satisfacción de la comunidad.
Caso práctico 3: La transformación digital bloqueada por las finanzas
La iniciativa de transformación digital de 2,5 millones de libras de una empresa minorista se estancó cuando el departamento de Finanzas bloqueó la financiación a las seis semanas de la planificación. El director del proyecto no había identificado a Finanzas como parte interesada clave con suficiente antelación. Tras identificar las preocupaciones de Finanzas sobre el retorno de la inversión y proporcionar un análisis detallado de la relación coste-beneficio con una inversión escalonada, el proyecto recibió toda la financiación y generó un 18% más de beneficios de lo previsto.
La lección: no son casos extremos. En la investigación de IPM con nuestra base de profesores y estudiantes, el 61% de los proyectos experimentan la aparición tardía de partes interesadas con requisitos que no se tuvieron en cuenta en el diseño original, precisamente porque la identificación de las partes interesadas no fue lo suficientemente exhaustiva al principio.
Una de las formas más eficaces de ver la gestión de las partes interesadas es a través del prisma de la gestión de riesgos: las partes interesadas representan tanto amenazas como oportunidades para el éxito del proyecto.
En lugar de priorizar únicamente por poder e intereses, considera:
Este enfoque basado en el riesgo te ayuda a invertir el esfuerzo de gestión de las partes interesadas donde tendrá el mayor impacto en la probabilidad de éxito del proyecto. Como señala Patrick Weaver, miembro de nuestra facultad: «La gestión de las partes interesadas es esencialmente gestión de riesgos para las personas, y merece el mismo enfoque estructurado y proactivo que aplicamos a los riesgos técnicos.»
Una de las responsabilidades clave en la gestión de proyectos es la gestión de las partes interesadas: identificar quiénes son, comprender sus intereses y planificar el compromiso a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Según un estudio, el 85% de los directores de proyecto citan la comunicación con las partes interesadas como su mayor reto permanente, pero sólo el 36% afirman haber recibido formación estructurada sobre la gestión de las partes interesadas.
En 2026, esto también incluye gestionar la comunicación a través de los canales (Equipos/Slack/email/portales), evitar la sobrecarga de información y garantizar que la información sensible se maneja adecuadamente.
Desarrollar habilidades eficaces de gestión de las partes interesadas implica comprender sus necesidades y expectativas, y luego alinear tus actividades de comunicación y compromiso para satisfacerlas.
Los siguientes consejos pueden ayudarte a empezar:
Desarrollando un enfoque integral de las partes interesadas, puedes mantener a la gente informada y comprometida durante toda la ejecución. IPM ofrece Gestión de las partes interesadas y comunicaciones para ayudarte a explorar la identificación de las partes interesadas, el análisis, la planificación del compromiso y la gestión de las partes interesadas difíciles con herramientas y plantillas prácticas.
Cuando desarrolles tu estrategia de gestión de las partes interesadas, empieza por identificarlas en los entornos interno y externo.
Internamente, considera los departamentos, equipos y grupos de gobierno a los que afecta tu proyecto (por ejemplo, Operaciones, Ventas, Atención al Cliente, Seguridad de la Información, Cumplimiento). Externamente, ten en cuenta a los clientes, proveedores, socios, reguladores y -dependiendo del contexto-los organismos comunitarioso del sector.
Una vez identificadas, capta las de cada parte interesada:
Esta información se convierte en tu línea de base para el compromiso y en tu sistema de alerta temprana para el riesgo de las partes interesadas.
Una vez identificadas las partes interesadas, priorízalas en función de su interés e influencia, de modo que inviertas tu tiempo y esfuerzo de comunicación donde tenga mayor impacto.
Factores prácticos a tener en cuenta:
Una vez que hayas considerado estos factores, mantén una lista de prioridades (y revísala: la influencia de las partes interesadas cambia durante un proyecto).
Para gestionar eficazmente a las partes interesadas, necesitas información real, no suposiciones.
Como director de proyecto, puedes pensar: «Ya conozco a mis partes interesadas y no necesito entrevistarlas». Sin embargo, dedicar tiempo a sentarte y hablar con tus interesados te proporcionará un nivel de comprensión totalmente nuevo sobre lo que quieren y sobre la mejor forma de trabajar juntos.
Las entrevistas con las partes interesadas (o breves conversaciones estructuradas) son una de las formas más rápidas de descubrir expectativas y limitaciones ocultas.
Algunas preguntas útiles son
Una Red de Poder-Interés es una herramienta sencilla para clasificar a las partes interesadas y elegir un enfoque de participación adecuado:
Esto hace que tu plan de compromiso sea realista y evita invertir demasiado en relaciones de bajo impacto, al tiempo que garantiza que las partes interesadas de alto impacto reciban la atención adecuada.
Establecer y gestionar las expectativas desde el principio es vital. Esto significa ser claro sobre:
En 2026, la gestión de las expectativas también incluye claridad sobre las formas digitales de trabajar (tiempos de respuesta, etiqueta de las reuniones, normas de documentación) y transparencia sobre cómo se comunicarán las decisiones.
Si puedes establecer y gestionar eficazmente las expectativas, lograr una gestión satisfactoria de las partes interesadas te llevará muy lejos.
Los fundamentos de la gestión de las partes interesadas permanecen constantes, pero la forma de ejecutarla ha evolucionado drásticamente. Los directores de proyecto de 2026 se enfrentan a retos que no existían hace cinco años:
Ahora que los equipos distribuidos son una norma, el 68% de los proyectos implican a partes interesadas de distintas zonas horarias. Esto crea complejidad en el compromiso: la comunicación asíncrona retrasa las decisiones, las diferencias culturales afectan a la interpretación, y crear confianza sin interacción cara a cara requiere un esfuerzo deliberado.
Solución moderna: Utiliza plataformas de participación de las partes interesadas (Miro, Monday.com, Stakeholder Circle) que proporcionen visibilidad del estado de las partes interesadas, hagan un seguimiento de las interacciones a través de los canales y mantengan un historial completo de participación accesible a todo el equipo del proyecto.
El gestor de proyectos medio se comunica ahora a través de más de 6 canales (correo electrónico, Teams, Slack, Zoom, portales de proyectos, SMS). Esta fragmentación significa:
Solución moderna: Establece una única fuente de verdad para las decisiones del proyecto y aplica una carta de comunicación que defina qué canales se utilizan y con qué fin. Por ejemplo:
En nuestro curso de Gestión de las Partes Interesadas en IPM, enseñamos a los equipos a crear cartas de comunicación en la primera semana de un proyecto, y los estudiantes informan de una reducción del 42% en la confusión de la comunicación.
Las organizaciones líderes utilizan ahora la inteligencia artificial para:
Herramientas como Productive.io y StreamWork incorporan un análisis de opiniones basado en IA para detectar las preocupaciones de las partes interesadas antes de que se conviertan en quejas formales u oposición.
El GDPR, la CCPA y las normativas específicas del sector afectan ahora a cómo recopilas, almacenas y compartes la información de las partes interesadas. Los jefes de proyecto deben:
Implicaciones prácticas: Tu registro de partes interesadas es ahora un riesgo para la privacidad de los datos. Asegúrate de que tienes una base legal (interés legítimo o consentimiento) para procesar la información de las partes interesadas, y revisa las políticas de conservación con tu equipo de cumplimiento.
En 2026, las decisiones se difunden instantáneamente a través de los canales sociales internos (Slack, Teams, Yammer). Una parte interesada que se sienta excluida de una decisión puede reunir oposición en horas, no en semanas. Esto requiere:
Estos retos modernos no sustituyen a la gestión tradicional de las partes interesadas, sino que añaden capas de complejidad que requieren herramientas, enfoques y mentalidades actualizados.
Aunque las hojas de cálculo de Excel siguen siendo la herramienta más común de seguimiento de las partes interesadas (utilizadas por el 64% de los directores de proyecto según un estudio del PMI), las plataformas dedicadas a la gestión de las partes interesadas ofrecen ventajas significativas para los proyectos complejos con equipos distribuidos.
Estas herramientas fundamentales funcionan independientemente del tamaño del proyecto:
Para proyectos con más de 20 partes interesadas, equipos distribuidos o requisitos normativos, considera:
Las organizaciones líderes utilizan ahora herramientas basadas en IA para:
Impacto en la productividad: En nuestros programas de formación corporativa en IPM, las organizaciones que utilizan plataformas dedicadas a la gestión de las partes interesadas informan de una reducción del 35% en el tiempo dedicado a la coordinación de las partes interesadas y de una mejora del 52% en las puntuaciones de satisfacción de las partes interesadas.
Para proyectos con:
Aprende las herramientas en la práctica: Nuestra Gestión de las partes interesadas y comunicaciones proporciona formación práctica con registros de partes interesadas, matrices RACI, planes de comunicación y plataformas modernas, además de plantillas que puedes utilizar inmediatamente en tus proyectos.
El proceso de gestión de las partes interesadas es una forma estructurada de identificar, evaluar y gestionar las expectativas de las personas o grupos con intereses creados en el resultado de un proyecto.
Un proceso práctico es el siguiente:
El análisis de las partes interesadas identifica quiénes son importantes, qué necesitan y cómo pueden influir en el trabajo. Un enfoque habitual consiste en mapear a las partes interesadas según su interés e influencia, para luego adaptar el compromiso en consecuencia.
En 2026, también es útil evaluar:
El primer paso es identificar a todas las partes implicadas o afectadas por el proyecto, incluidos patrocinadores, órganos de gobierno, miembros del equipo, usuarios, proveedores y funciones afectadas. Para cada uno, anota el papel, la influencia, las expectativas y cualquier restricción que aporten (política, cumplimiento, recursos).
Error común: Detener la identificación de las partes interesadas tras el primer taller. Según nuestra experiencia en IPM, el 47% de los problemas con las partes interesadas surgen cuando éstas se identifican demasiado tarde en el ciclo de vida del proyecto. Haz que la identificación de las partes interesadas sea una actividad continua, no un acontecimiento puntual.
El mapeo de las partes interesadas visualiza a éstas y su importancia para la ejecución. Un método popular consiste en trazar a las partes interesadas en una cuadrícula utilizando el poder y el interés,lo que facilita decidir quién necesita una participación más profunda y quién necesita actualizaciones concisas.
Puedes priorizar las partes interesadas utilizando:
El objetivo es centrar tu limitado tiempo en las relaciones que afectan a las decisiones, el flujo de entregas, la adopción y la realización de beneficios.
El compromiso de las partes interesadas es la práctica continua de comprender y responder a sus necesidades y expectativas. Un compromiso eficaz genera confianza y mantiene implicadas a las personas adecuadas en el momento oportuno.
Entre los métodos habituales de participación están las reuniones, las actualizaciones por escrito, las demostraciones, los talleres, las encuestas, los grupos de discusión, las entrevistas y los foros.
Cuando los proyectos afectan a clientes o comunidades, el compromiso puede ir desde informar a consultar, implicar, colaborar y capacitar; dependiendo del nivel de impacto de las partes interesadas y de la participación necesaria en la toma de decisiones.
Consejos para un compromiso productivo:
La gestión de las partes interesadas identifica, analiza y compromete a las personas o grupos que afectan o se ven afectados por un proyecto. Implica comprender sus necesidades, gestionar las expectativas y mantener la comunicación para garantizar el éxito del proyecto mediante relaciones positivas y objetivos alineados.
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