El ciclo de vida de la gestión de proyectos guía a los gestores de proyectos y a los miembros de su equipo. Consta de cinco fases de proyecto, que comienzan con la fase de iniciación del proyecto y terminan con el cierre del proyecto, en el que el gestor de proyectos entrega al cliente los productos acabados. Este artículo explica detalladamente cada fase del proyecto, abordando las tareas esenciales de las que consta cada fase. Si quieres profundizar en el conocimiento de cada fase, los cursos de gestión de proyectos de IPM pueden proporcionarte una comprensión exhaustiva del ciclo de vida completo del proyecto.
Según la Sexta Edición de la Guía del PMBOK®, el ciclo de vida de un proyecto es la serie de fases por las que pasa un proyecto desde su inicio hasta su finalización.
Una fase de proyecto es una agrupación de actividades lógicamente relacionadas que culminan en la realización de uno o varios entregables. Las fases pueden ser secuenciales, iterativas o solaparse, así como sus títulos, números y duraciones. Las fases del ciclo de vida de la gestión de proyectos se deciden en función de los requisitos de gestión y control de la(s) organización(es) implicada(s) en el proyecto, su naturaleza y su uso previsto.
Todas las fases del proyecto tienen una fecha de inicio y fin y un punto de control. Teniendo en cuenta la situación actual, el punto de control tiene como objetivo reevaluar la carta del proyecto y la documentación empresarial. En ese punto, el rendimiento del proyecto se compara con el plan de gestión del proyecto para evaluar si el proyecto debe modificarse, finalizarse o continuar según lo previsto.
La comparación se hace porque todo proyecto tiene un comienzo y un final; los entregables y el trabajo específicos varían de un proyecto a otro. Diversos elementos, como los internos de la organización, el sector, la tecnología utilizada o el enfoque de desarrollo, pueden influir en el ciclo de vida del proyecto.
Independientemente de la actividad exacta que se realice, el ciclo de vida ofrece la estructura básica para la gestión de proyectos. A pesar de todas las diferencias, tamaño y complejidad de los proyectos, el ciclo de vida de un proyecto típico consta de cinco fases.
Una de las ventajas del ciclo de vida de la gestión de proyectos es su función de guía. Las fases hacen que el proceso sea sencillo para el director y el equipo del proyecto. De este modo, siempre saben cuál es el siguiente paso y cómo llevar los proyectos desde el inicio hasta el cierre. Si buscas una comprensión más profunda de cada fase, un curso de gestión de proyectos puede ayudarte a navegar por las complejidades del ciclo de vida de un proyecto y a mejorar su ejecución.
El ciclo de vida de la gestión del proyecto consta de cinco fases:
La primera fase del ciclo de vida de la gestión de proyectos es la fase de iniciación. Esta fase es el punto de partida de todos los proyectos, cuando debemos tomar una decisión favorable sobre los objetivos que debemos alcanzar.
Consta de unos cuantos pasos. En primer lugar, tienes que identificar el problema principal que solucionará el proyecto. Lo mejor sería que determinaras el alcance del proyecto y, por último, las partes interesadas. Tras ese paso, puedes desarrollar un caso empresarial y una declaración de trabajo.
Un estudio de viabilidad se utiliza para determinar si el proyecto seguirá adelante. Compara los costes y beneficios potenciales del proyecto. El otro documento importante, el plan de trabajo, contiene información sobre los objetivos del proyecto, los resultados y otros detalles del alcance del proyecto.
Actividades clave:
Durante el inicio del proyecto, tenemos que centrarnos muy claramente en el objetivo para poder compartirlo con los demás miembros del equipo del proyecto. Se ha demostrado que las personas que se marcan objetivos ambiciosos son las que obtienen mejores resultados y se ven menos afectadas por el estrés negativo.
Esta fase del proyecto es el plan que te indica dónde debes estar en primer lugar. Sin un plan, no tienes ni idea de si lo estás haciendo bien ni control. Necesitas saber ¿Cuánto tiempo llevará? ¿Cuánto costará? ¿Qué hay que hacer?
En la gestión de proyectos, la planificación de proyectos significa dividir las grandes tareas en trozos más pequeños y más fáciles de gestionar, lo que puede producir un calendario más realista. Así se elimina el peligro de «precipitarse al suelo», término utilizado en paracaidismo cuando el suelo se precipita sobre ti cuando estás desprevenido en las últimas fases de un salto.
Durante esta fase, debes considerar los riesgos potenciales y los obstáculos a la calidad. Identifica los problemas y empieza a planificar la mitigación de esos riesgos para mantener la calidad y el calendario del proyecto.
Haz una evaluación de riesgos que te permita cuantificar y matizar cualquier problema previsible en un proyecto. Se reconoce que adoptando una postura proactiva, podemos afrontar mejor los problemas si surgen en nuestro trabajo o en nuestra vida social.
Podemos desarrollar planes de contingencia para ofrecer alternativas planificadas si surgen problemas en nuestro proyecto, en lugar de reaccionar ante emergencias imprevistas.
Puedes utilizar técnicas que garanticen que sólo nos ocupamos de los asuntos importantes y los afrontamos primero, antes de estancarnos o desviarnos con asuntos irrelevantes. Esto suele denominarse la regla 80:20.
En la fase de ejecución, se empieza a trabajar en la aplicación del plan del proyecto. Esto significa ponerlo en marcha lo antes posible. La famosa cita «La procrastinación es el ladrón del tiempo» se utiliza para la ejecución del proyecto.
Por supuesto, sólo a veces es posible hacerlo con otros. Conseguir algo, como gestionar proyectos, requiere trabajo en equipo.
Recuerda que, en nuestra vida privada, los que tienen buenos amigos tienen vidas más emocionantes; las personas deben aprender a confiar en el apoyo de los demás delegando conscientemente y compartiendo así la carga.
La delegación también demuestra que respetas y confías en el equipo, lo que fomentará la lealtad personal y unas relaciones personales sólidas y, a su vez, animará a la gente a responsabilizarse de tareas concretas y a sentirse parte del conjunto.
Durante la fase de ejecución, los directores de proyecto deben centrarse en algunas cosas. Deben asignar las tareas a los miembros adecuados del equipo y proporcionarles la orientación y las explicaciones necesarias para completarlas.
Componentes clave:
La comunicación con los miembros del equipo, los clientes y las partes interesadas es necesaria, ya que todas las personas implicadas en un proyecto deben estar al día de los progresos realizados durante la ejecución del mismo.
Descargar Lista de control editable gratuitaEl proceso comenzó en la fase de ejecución anterior, y ahora, en esta fase del ciclo de vida de la gestión de proyectos, la atención se centra en el control de los procesos a medida que se realiza el trabajo. Normalmente, el control es el esfuerzo cotidiano de los gestores de proyectos para mantener el trabajo del proyecto por buen camino.
Actividades clave:
El seguimiento y la evaluación del rendimiento del proyecto es la técnica más eficaz para garantizar el progreso y el desarrollo. Un director de proyecto debe asegurarse de que los miembros del equipo cumplen los objetivos de tiempo y calidad de las tareas asignadas.
Otro aspecto crítico que hay que gestionar es el coste. Controlar el presupuesto y los recursos mantiene el proyecto en el buen camino. También debes analizar los documentos de gestión de cambios, los registros de gastos y las listas de control de calidad. De este modo, puedes hacer un seguimiento de por dónde fluyen tus esfuerzos y recursos a lo largo del ciclo de vida del proyecto y volver a comprobar tu planificación. Puedes detectar cuellos de botella e iniciar conversaciones esenciales sobre mejoras en el proceso de gestión de proyectos.
Si fijamos hitos aparentes para revisar nuestro progreso en la vida o en un proyecto, estaremos en mejores condiciones de tomar medidas correctivas si las cosas no van según lo previsto. Alternativamente, podemos darnos una recompensa positiva si hemos logrado un hito importante antes de lo previsto.
El control también requiere que informes periódicamente a todas las partes interesadas sobre tu progreso. Si se necesitan más preparativos, tiempo o recursos, notifícalo a todas las partes interesadas en el proyecto antes de que sea demasiado tarde. Para ello, debes tener datos y resultados que respalden tus peticiones. Así tendrás más posibilidades de justificar tus peticiones y mantener su confianza.
El cierre del proyecto se define como la fase de aprendizaje de un proyecto. En esta fase recopilamos y almacenamos datos sobre nuestros éxitos y deficiencias. Así nos aseguramos de no seguir el mismo camino previsible hacia el fracaso.
A menudo, no aprendemos de nuestras experiencias y nos encontramos en relaciones o situaciones improductivas, lo que puede llevarnos a una espiral descendente de autocrítica negativa.
Si te mantienes en la tarea incluso después de que termine el proyecto, estarás preparado para aplicar todo lo que has aprendido a tu próximo proyecto. Asegúrate de que se completan todos los aspectos del proyecto y de que no quedan cabos sueltos.
Tareas clave:
El proceso de cierre implica entregar los entregables al cliente y la documentación a los propietarios, cancelar los contratos con los proveedores y liberar al personal y el equipo. También debes presentar un informe a las principales partes interesadas y asignar los recursos restantes para futuros presupuestos.
El beneficio esencial que la fase de cierre tiene para la finalización del proyecto es subrayar la importancia de la gestión formal del proyecto y aportar los conocimientos que beneficiarán a la empresa en el futuro.
El cierre del proyecto comienza con una evaluación sincera de su rendimiento, seguida de la identificación de las mejores prácticas y las lecciones aprendidas. El informe de evaluación del proyecto mantiene esta valiosa información a mano para futuras iniciativas. Sirve como depósito de los conocimientos adquiridos mediante ensayo y error y como medio para comunicar esos conocimientos a toda la organización.
En tu organización actual, descubrirás que gran parte de tu trabajo se realiza cada vez más en formato de proyecto. Recuerda, un proyecto es un problema/necesidad programado para una solución, y como dijo Roy Keane: «Si no planificas, planificas para fracasar«.
Lista de control del ciclo de vida del proyecto editable y gratuitaComprender el ciclo de vida de un proyecto y sus cinco fases es esencial para los profesionales de todos los niveles de la gestión de proyectos. La fase de iniciación sienta las bases, la fase de planificación traza el rumbo, la fase de ejecución da vida a los planes, la fase de seguimiento y control garantiza la corrección del rumbo, y la fase de cierre marca la culminación satisfactoria del proyecto.
Colaborar con el Instituto de Gestión de Proyectos puede ser transformador para quienes aspiran a profundizar en sus conocimientos y adquirir una exposición práctica al ciclo de vida de los proyectos. Nuestro Diploma Certificado en Gestión de Proyectos ofrece un plan de estudios completo, que dota a los gestores de proyectos de las habilidades necesarias para ejecutar y organizar proyectos sin problemas utilizando el ciclo de vida del proyecto.
Matricularse en este programa mejora los conocimientos teóricos de los gestores de proyectos y les proporciona una visión práctica de la aplicación de los principios del ciclo de vida de los proyectos. Esta experiencia de aprendizaje colaborativo impulsa a los profesionales a dominar la gestión de proyectos, garantizando que estén bien preparados para dirigir proyectos con éxito.
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