Las metodologías de gestión de proyectos tienen muchas formas y tamaños. Elegir el marco de gestión de proyectos adecuado depende de los objetivos de tu proyecto, el tamaño del equipo, el plazo y el presupuesto. Para ayudarte a determinar lo que necesitas, este artículo profundizará en qué metodologías de gestión de proyectos existen, en qué consiste cada una y cómo elegir la adecuada para tu empresa.
Una metodología de gestión de proyectos es un conjunto de buenas prácticas, herramientas y directrices para ayudar a los gestores de proyectos a dirigir eficazmente a sus equipos de proyecto.
Cada metodología define un enfoque específico para la realización de proyectos. Aunque cada metodología de gestión de proyectos tiene procesos y resultados diferentes, todas siguen los mismos principios básicos:
Como puedes ver, utilizar metodologías de gestión de proyectos garantiza que el equipo se adhiere a enfoques probados para gestionar un proyecto de principio a fin.
Ahora que conoces mejor las metodologías de gestión de proyectos para tu empresa, aquí tienes algunas consideraciones para seleccionar las metodologías de gestión de proyectos adecuadas:
– Comprende tu proyecto. El tipo de proyecto que tengas y su tamaño influirán en qué métodos de gestión de proyectos serán más eficaces.
– Comprende a los miembros de tu equipo. Considera qué capacidades y habilidades poseen los miembros de tu equipo para elegir la metodología de gestión de proyectos adecuada. A medida que cambien sus aptitudes cuando aprendan o se formen, también debería cambiar tu enfoque de la gestión del proyecto.
– Comprende a tus clientes. Comprender quiénes son y qué piensan es importante porque puede influir en cómo debe gestionarse un proyecto de principio a fin.
– Comprende tu organización. Es fundamental comprender la cultura de una organización y sus políticas, normas, procedimientos y prácticas para elegir una metodología que funcione mejor con los procesos actuales de la empresa.
– Comprende el entorno de tu proyecto. Factores internos y externos como los recursos disponibles, la complejidad de las tareas implicadas, las limitaciones de calendario y las restricciones presupuestarias podrían afectar a la aplicación de una metodología de gestión de proyectos concreta.
Existen muchas metodologías diferentes de gestión de proyectos. Cada metodología tiene sus propios puntos fuertes y débiles, y cada una se adapta mejor a diferentes situaciones y a los estilos personales de gestión de un gestor de proyectos. Elegir el método de gestión de proyectos adecuado puede ser difícil, pero aprender más sobre tus opciones es la mejor forma de hacerlo.
Para profundizar en metodologías como Agile, Waterfall y Lean, un curso de gestión de proyectos te ofrecerá formación completa y experiencia práctica, dotándote de las habilidades necesarias para aplicar el mejor enfoque a tus proyectos. A continuación, examinaremos más de cerca las diferencias clave entre las metodologías de gestión de proyectos más populares:
La cascada es una de las metodologías de gestión de proyectos más populares. Es un proceso que procede a través de fases secuenciales específicas para entregar un producto con éxito. La gestión de proyectos en cascada puede aplicarse tanto al desarrollo de software como a proyectos no técnicos.
La metodología en cascada es un enfoque tradicional de gestión de proyectos. Este sencillo enfoque lineal suele utilizarse cuando el cliente entiende bien los requisitos de un proyecto y el trabajo se ha definido claramente, sobre todo al principio del proyecto. Como es fácil de entender (al menos al principio), el método en cascada puede ser ideal para clientes que desconocen otros métodos de gestión de proyectos o prefieren no implicarse en cómo se lleva a cabo su trabajo; saben lo que quieren de ti en cuanto a resultados.
La metodología de gestión de proyectos en cascada supone que reunirás todos tus requisitos por adelantado antes de empezar. Es como planificar unas vacaciones: haces una lista de dónde quieres ir, qué quieres hacer allí, cuándo piensas ir, etcétera. No llegas a la mitad del viaje y decides que estaría bien añadir otro destino, lo que rompería tu presupuesto y lo complicaría todo más de lo necesario.
La metodología en cascada es popular en múltiples sectores, como la tecnología y la ingeniería, donde los proyectos requieren más planificación que descubrimiento. Funciona bien para proyectos más cortos con resultados más predecibles, porque hay poco margen para el cambio una vez que se ha completado una fase.
Desarrollada en 2001, la metodología ágil se creó para proporcionar un marco de respuesta al cambio. En lugar de seguir un proceso lineal y secuencial, los equipos que utilizan el enfoque ágil trabajan en proyectos en breves ráfagas llamadas sprints. Estos breves sprints permiten a los gestores de proyectos y a sus equipos reevaluar y mejorar continuamente el proyecto, en lugar de crear un plan al principio del proyecto y ceñirse a él pase lo que pase.
La gestión ágil de proyectos se utiliza con gran frecuencia en el desarrollo de software. Sin embargo, también puede ser eficaz para otros proyectos en los que participen trabajadores altamente cualificados o en los que se necesite flexibilidad. El enfoque ágil no es necesariamente adecuado para todos los equipos o proyectos. Por ejemplo, sería imposible que tu equipo utilizara esta metodología de gestión de proyectos si tu cliente te exige seguir un calendario o cronograma riguroso.
Funciona mejor en situaciones en las que se requiere flexibilidad. El marco Ágil facilita la adaptación a medida que cambian las necesidades, porque divide el proyecto en pequeñas piezas que pueden completarse en una o dos semanas.
Scrum no es una metodología, sino un marco de gestión de proyectos ágil y altamente iterativo. Está diseñado para ayudar a los equipos a dividir sus proyectos en pequeñas iteraciones y aportar valor en poco tiempo. La palabra «Scrum» procede del rugby, donde describe un método para reanudar el juego tras una infracción o conceder la posesión al equipo que gana un balón disputado. Se eligió este nombre porque la gestión de proyectos Scrum refleja esta acción estableciendo grupos de trabajo pequeños y centrados, dirigidos por una persona llamada scrum master, para desarrollar actualizaciones incrementales sin perder de vista tu visión global.
Scrum se utiliza mejor cuando tienes proyectos complejos y trabajo interfuncional que debe completarse rápidamente y sin procesos ni jerarquías innecesarios. Por ejemplo, si estás trabajando en un proyecto de software en el que los requisitos del producto cambian con frecuencia o necesitas lanzar varias versiones del producto rápidamente, Scrum es probablemente tu mejor apuesta para una entrega satisfactoria.
La gestión de proyectos Scrum puede utilizarse en sectores y equipos de todos los tamaños. Puede utilizarse para proyectos de desarrollo de software, pero también es habitual en agencias de marketing que crean campañas publicitarias o empresas de consultoría que construyen un nuevo sitio web para un cliente.
La metodología Kanban se compara a menudo con Scrum. Tanto Scrum como Kanban son metodologías o marcos ágiles de gestión de proyectos. Kanban es un sistema de gestión de proyectos que utiliza señales visuales para ayudar a los trabajadores a mantener el rumbo y completar las tareas. El tablero Kanban permite al usuario controlar el flujo de trabajo, y las tarjetas de cada tablero pueden codificarse por colores para mostrar la fase de producción de cada tarea. Los tableros Kanban suelen ser digitales o físicos y se utilizan en diversos sectores.
Estos tableros están formados por columnas de tareas ordenadas según su fase de finalización actual. Todos los proyectos empiezan en la primera columna, y a medida que los trabajadores completan las tareas, las van desplazando hacia abajo por las columnas hasta que todas las partes del proyecto están terminadas. Las columnas suelen incluir opciones como «En curso» o «Necesita revisión» para que los miembros del equipo sepan en qué fase se encuentra cada tarea en un momento dado.
La metodología Kanban debe utilizarse cuando necesites gestionar un gran volumen de tareas a la vez, lo que significa que no es adecuada para todas las situaciones, especialmente cuando sólo tienes una o dos cosas que requieren tu atención. También se utiliza mejor cuando todos los implicados tienen flujos de trabajo similares que no requieren mucha personalización de persona a persona (por ejemplo, todos los empleados utilizan los mismos programas informáticos).
La metodología Scrumban es un subconjunto del marco ágil, que combina las ventajas de las metodologías de gestión de proyectos Scrum y Kanban. Utiliza un enfoque mixto que te permite elegir qué elementos de cada metodología funcionarán mejor para tu equipo.
Scrum trata de mejorar la forma en que los equipos gestionan sus proyectos, haciendo hincapié en la planificación y la programación. Por otro lado, Kanban trata de limitar el trabajo en curso (WIP) y mejorar la eficacia eliminando el despilfarro. Combinar elementos de ambas metodologías de gestión de proyectos te proporciona un enfoque flexible que permite a tu equipo adaptarse según sea necesario.
Esta metodología ágil de gestión de proyectos se utiliza mejor cuando tu equipo tiene un flujo de trabajo continuo o si trabaja en varios proyectos a la vez. También es útil si tienes cargas de trabajo impredecibles -por ejemplo, si hay cambios frecuentes en el alcance o surgen problemas imprevistos a menudo-, porque ofrece flexibilidad y ciclos regulares de retroalimentación.
La Programación Extrema (XP) es una metodología ágil de desarrollo de software cuyo objetivo es ofrecer un valor significativo pronto y con frecuencia. Se basa en cinco principios fundamentales: comunicación, sencillez, retroalimentación, valentía y respeto. Estos valores se reflejan a lo largo de todo el ciclo de vida de un proyecto. La metodología de gestión de proyectos hace hincapié en el trabajo en equipo, en el que los desarrolladores escriben el código por parejas, celebran reuniones diarias (reuniones breves en las que todos informan rápidamente de sus progresos) y realizan pruebas exhaustivas de cada nuevo fragmento de código antes de añadirlo al cuerpo principal del proyecto.
Desde su creación en 1999, varias organizaciones han adoptado la programación extrema en sectores de todo el mundo. Puede utilizarse para proyectos a gran escala con plazos estrictos y muy difíciles de gestionar debido a su tamaño o complejidad. También conocida como Gestión Extrema de Proyectos (XPM), esta metodología se utiliza en el desarrollo de sistemas de inteligencia empresarial y cuando se trabaja con una base de datos de clientes y otros procesos empresariales que exigen plazos estrictos.
El Marco Adaptativo de Proyectos (MAP) es una metodología de gestión de proyectos que implica la toma de decisiones a medida que avanza el proyecto. También se conoce como gestión ágil de proyectos y se utiliza en proyectos informáticos, de desarrollo de productos y de software. El APF es más iterativo que secuencial, lo que significa que las tareas se repiten varias veces en lugar de una.
Un marco de proyectos adaptable puede acelerar tu calendario y ejecutar los entregables más rápidamente cuando trabajas con recursos limitados en proyectos complicados. Dado que esta metodología se centra en aportar valor y no en procesos predefinidos, es ideal para que las organizaciones que trabajan en equipos interfuncionales gestionen proyectos de distintos departamentos de forma colaborativa.
La metodología Lean se centra en maximizar el valor para el cliente minimizando los residuos. En la práctica, eso significa trabajar para eliminar cualquier tarea o actividad que no contribuya a proporcionar algo de valor al cliente.
Las metodologías de gestión ajustada de proyectos se utilizan a menudo en las industrias manufactureras, donde los equipos deben ser eficientes y ágiles. Aunque el término «fabricación ajustada» existe desde la década de 1990, fue introducido por primera vez como metodología de gestión de proyectos en 2002 por Jim Womack y Daniel Jones en su libro Lean Thinking: Destierra el Despilfarro y Crea Riqueza en tu Empresa. Sin embargo, muchos aspectos del «pensamiento ajustado» se remontan incluso más atrás: algunos afirman que se remonta a Henry Ford, mientras que otros atribuyen a Toyota el desarrollo de su sistema de producción basado en un enfoque de gestión de inventarios justo a tiempo (JIT).
Las metodologías Lean son las más adecuadas para los proyectos que entrañan un riesgo importante. Al eliminar los residuos en todo el proceso de desarrollo, los equipos pueden crear productos más rápidamente sin sacrificar la calidad ni incumplir plazos y presupuestos.
El método del camino crítico (MPC) es una herramienta de gestión de proyectos que te ayuda a planificar y completar los proyectos a tiempo. Al igual que una estructura de desglose del trabajo, el CPM te ayuda a equilibrar la carga de trabajo y garantiza que las tareas importantes no se retrasen. Es una metodología de gestión de proyectos muy popular porque funciona bien con equipos de todos los tamaños, desde pequeñas empresas de nueva creación hasta grandes corporaciones.
Muchas empresas, como Netflix, Nintendo y DuPont, han utilizado la metodología del camino crítico desde que se desarrolló por primera vez en 1957. Suele utilizarse en proyectos de construcción a gran escala, como la construcción de carreteras y puentes, pero también puede aplicarse a proyectos más pequeños, como la creación de campañas de marketing o la planificación de eventos.
La metodología del camino crítico se suele utilizar al principio de un proyecto para averiguar cuánto tiempo llevará y qué actividades son las más importantes. Sin embargo, también puede utilizarse a mitad o al final de un proyecto si necesitas volver a priorizar determinadas tareas o quieres asegurarte de que todo sigue por el buen camino. El método del camino crítico es una herramienta importante para cualquier jefe de equipo que quiera que su organización funcione sin problemas.
La Gestión de Proyectos de Cadena Crítica (CCPM) es una metodología que se centra en la gestión de los recursos y las limitaciones del proyecto. Se suele utilizar en proyectos que tienen varias fases, como el desarrollo de software, el desarrollo de productos y la construcción. Fue desarrollada por primera vez por el Dr. Eliyahu Goldratt a mediados de la década de 1990 e impulsada por su teoría de las limitaciones, que afirma que todos los proyectos tienen cuellos de botella o factores limitantes que repercuten en el resultado final de un proyecto. El CCPM se centra en estos factores para maximizar los beneficios y reducir el tiempo total de ejecución.
La metodología de gestión de proyectos puede utilizarse en muchos sectores distintos, como la fabricación, la construcción y las tecnologías de la información (TI). Sin embargo, se utiliza más a menudo en TI para el desarrollo de software, porque permite la evaluación iterativa de riesgos junto con su enfoque multietapa de los proyectos. Por ejemplo, en un proceso de desarrollo de software, desarrollarías un MVP (producto mínimo viable) y luego probarías el prototipo con los usuarios antes de convertirlo en una aplicación completa. La parte crucial aquí son las pruebas: si estuvieras creando una aplicación para los clientes de Amazon, pero no los incluyeras en tus fases de prueba, podrías acabar tomando decisiones de diseño basadas en los comentarios de no usuarios, que podrían no estar familiarizados en absoluto con la finalidad de tu producto o con tu público objetivo. Aquí es donde entra en juego el CCPM: identificando esos cuellos de botella para poder abordarlos pronto, antes de que se produzcan daños importantes aguas abajo, cuando ya sea demasiado tarde.
Seis Sigma es un conjunto de herramientas utilizadas para definir, medir y mejorar la calidad mediante la eliminación de defectos. Es un proceso que las empresas utilizan para aumentar la eficacia centrándose en identificar los residuos y reducir la variación. La técnica se emplea más a menudo en la fabricación, pero también puede utilizarse en procesos empresariales como las ventas o el marketing. Seis Sigma pretende mejorar el rendimiento midiendo cuántos defectos hay en un proceso y eliminándolos sistemáticamente hasta que el número de defectos sea lo más cercano posible a cero.
Las técnicas implicadas en Seis Sigma pueden incluir el análisis estadístico, la gestión de la cultura organizativa, la reingeniería de los procesos empresariales, el desarrollo y la formación del liderazgo, los métodos de planificación y ejecución de proyectos, el diseño de experimentos (DOE), los sistemas de recopilación de datos mediante herramientas informáticas, la estadística descriptiva para conjuntos de datos pequeños (por ejemplo, datos de sistemas de control discreto), la comprobación de hipótesis, el análisis de regresión para estimar los parámetros del proceso o identificar posibles relaciones causa-efecto (regresión sobre una variable), el análisis de correlación para estimar posibles relaciones causa-efecto (regresión sobre dos variables).
Es importante recordar que, con cualquier metodología de gestión de proyectos, no debes utilizarla sólo porque sea popular o porque todos los demás la estén utilizando: debes elegirla en función de las necesidades de tu empresa y tus proyectos. Dicho esto, si tienes un proceso que podría hacerse más eficiente y no avanza muy deprisa (es decir, no requiere una iteración rápida), entonces utilizar Seis Sigma podría ser beneficioso para tus esfuerzos de gestión de proyectos.
El Project Management Institute define las metodologías de gestión de proyectos como un conjunto de principios, herramientas y técnicas utilizadas para planificar, ejecutar y gestionar proyectos.
El PMBOK del PMI es una guía para la gestión de proyectos y los procesos que deben utilizarse en la profesión. Establece las normas del sector y las mejores prácticas sobre cómo deben completarse los proyectos, además de explicar por qué estas prácticas son generalmente aceptadas.
El Project Management Body of Knowledge (PMBOK) se utiliza a menudo en un entorno educativo, concretamente para las personas que desean obtener una certificación PMP u otro título acreditado en gestión de proyectos. También lo verás citado cuando alguien hable del enfoque «estándar» de la gestión de proyectos, pero no es probable que lo utilicen los gestores de proyectos reales. El PMBOK no es prescriptivo como otros de nuestra lista, así que, aunque es útil para comprender algunos de los conceptos más universales de la gestión de proyectos (por ejemplo, iniciar, planificar, ejecutar y cerrar), no encontrarás necesariamente instrucciones explícitas sobre cómo utilizarlo en tu empresa.
Las organizaciones utilizan principalmente la metodología del Project Management Body Of Knowledge cuando quieren seguir métodos probados para gestionar proyectos y lograr resultados coherentes. También se utiliza para proyectos más complicados en los que trabajan simultáneamente varios equipos, así como para entregas complicadas o plazos ajustados.
PRINCE2, que significa PRoyectos EN ENTORNOS CONTROLADOS, es una metodología de gestión de proyectos que incluye las mejores prácticas, procesos y terminología. La metodología PRIN CE2 se centra en la justificación empresarial, una estructura organizativa definida para el equipo de gestión de proyectos y un enfoque de planificación basado en el producto. Hace hincapié en dividir los proyectos en etapas gestionables y controlables. La metodología de gestión de proyectos puede aplicarse a cualquier proyecto, independientemente de su tamaño y complejidad.
PRINCE2 proporciona orientación sobre cómo adaptar los proyectos en función de sus necesidades específicas, requisitos y escala de operación. Su principal objetivo es garantizar un flujo de trabajo fluido a lo largo del proceso, definiendo responsabilidades, describiendo los productos necesarios en cada fase y proporcionando puntos de control a lo largo del camino (asegurándose de que las cosas van según lo previsto).
La metodología PRINCE2 se utiliza ampliamente en diversos sectores, como el aeroespacial, el desarrollo de software y los servicios informáticos.
La metodología RAD se utiliza cuando quieres construir un producto rápidamente. En la metodología de desarrollo rápido de aplicaciones, el proceso de desarrollo se divide en cuatro fases: modelado de negocio, modelado de datos, modelado de procesos y generación de aplicaciones. Cada fase contiene una serie de iteraciones, y los usuarios participan en cada fase del proyecto. Se desarrollan prototipos para cada iteración con el fin de aumentar la participación de los usuarios al principio del ciclo de vida del proyecto. El software no tiene por qué ser totalmente funcional en cada iteración, siempre que muestre características y funciones que los usuarios puedan probar.
Los proyectos que utilizan la metodología RAD requieren más planificación que otras metodologías de gestión de proyectos, porque es necesario determinar cómo se harán las modificaciones cuando surjan en las fases posteriores del proyecto. Además, es necesario establecer hitos claros para realizar actualizaciones sin interrumpir el trabajo anterior.
La metodología RAD funciona mejor en proyectos en los que se requiere una interacción frecuente con los usuarios finales o en los que hay un número limitado de pequeños cambios después de haber realizado grandes esfuerzos iniciales. Funciona bien para productos de software que tienen que salir al mercado rápidamente o si las limitaciones de tiempo impiden que los periodos de desarrollo más largos sean una opción.
El Método de Desarrollo Dinámico de Sistemas (DSDM) es otra metodología de gestión de proyectos diseñada para ayudar a las empresas a responder a los rápidos cambios empresariales. El enfoque DSDM prioriza la participación del usuario y la flexibilidad sobre la planificación detallada. También fomenta la entrega temprana de software útil, lo que significa que una empresa puede empezar a utilizar el software mientras los desarrolladores siguen mejorándolo.
DSDM se centra en el valor empresarial y las prioridades del negocio, en lugar de en las preocupaciones técnicas o los plazos. Para aportar este valor rápidamente, el método utiliza el desarrollo iterativo, en el que los desarrolladores añaden con frecuencia nuevas funciones o introducen mejoras. Este enfoque incremental significa que tu equipo empezará a trabajar en una versión inicial lo antes posible y seguirá añadiendo funciones más adelante hasta que haya construido un producto completo.
Esta metodología de gestión de proyectos es popular en entornos en los que los productos tienen que seguir el ritmo de tecnologías que cambian rápidamente. Las empresas suelen utilizar DSDM cuando no saben exactamente cómo debe ser su producto final, por lo que quieren poder modificarlo sobre la marcha.
El Proceso Unificado Racional (RUP) es una metodología de gestión de proyectos muy utilizada que creó la Rational Software Corporation. Se considera un proceso moderno y adaptable, lo que significa que se integra con otros procesos y puede adaptarse a los proyectos.
En RUP, el trabajo de un proyecto se divide en cuatro fases: inicio, elaboración, construcción y transición. Cada fase tiene su propio conjunto de actividades a seguir y directrices y entregables asociados a cada actividad.
RUP se basa en UML (Lenguaje Unificado de Modelado), lo que lo hace más adecuado para el análisis y el diseño orientados a objetos. Describe el desarrollo de software en términos de modelos en lugar de documentos. Esta metodología de gestión de proyectos se utiliza en las industrias aeroespacial, de defensa, automovilística y de comunicaciones. Es lo suficientemente flexible como para utilizarse en diversos entornos; puede aplicarse a proyectos grandes y pequeños. La metodología RUP ha sido utilizada con éxito por equipos de entre tres y cientos de desarrolladores de todo el mundo en muchos tipos de proyectos.
Una metodología de gestión de proyectos adecuada puede elevar tu proyecto y ayudar al gestor de proyectos a sacar lo mejor de cada equipo. Para elegir la metodología de proyecto adecuada para tu empresa, será necesario un conocimiento exhaustivo de la gestión de proyectos y sus diversas metodologías.
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