Una Estructura de Desglose del Trabajo, o EDT, es muy útil en el campo de la gestión de proyectos. Es una herramienta de planificación que aclara el alcance del trabajo y ayuda a los directores de proyecto a encontrar los costes del proyecto, desarrollar un calendario y supervisar y controlar el trabajo del proyecto. También es útil para evitar problemas como la ampliación del alcance, el sobrecoste y los retrasos en el calendario.
En esencia, una EDT proporciona un control total sobre el proyecto. Esa es la razón por la que hoy en día los directores de proyecto utilizan con más frecuencia este método para garantizar el éxito del proyecto.
Una estructura de desglose del trabajo (EDT) es un método de gestión de proyectos que se utiliza en un proyecto complejo y de varios pasos para facilitar su realización dividiéndolo y conquistando cada uno por separado. Este método permite que las tareas se realicen con mayor rapidez y eficacia. Al dividirlas en partes más pequeñas, el tiempo se aprovecha mejor porque los distintos miembros del equipo pueden hacer más trabajo simultáneamente. Esto conduce a una mayor productividad y facilita la gestión de los proyectos, de los miembros del equipo y de cada tarea por separado.
El Project Management Book of Knowledge (PMBOK) define la EDT como una «descomposición jerárquica orientada a los entregables del trabajo que debe ejecutar el equipo del proyecto para cumplir los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos».
La EDT es una importante herramienta de gestión de proyectos porque integra las líneas de base del alcance, el coste y el calendario, garantizando que los planes del proyecto estén alineados. A diferencia de otras herramientas, que se centran en las acciones planificadas, ésta se centra en los resultados planificados. La EDT permite al director del proyecto supervisar la realización de cada tarea dentro de un proyecto.
A continuación se indican tres pasos que pueden servir de guía para crear la Estructura de División del Trabajo. No obstante, el proceso de creación de una Estructura de Desglose del Trabajo se trata exhaustivamente en nuestro Curso Pasaporte PMP.
El primer paso para crear una EDT es definir el alcance propiamente dicho. Esto se hace determinando dos aspectos: los entregables y los requisitos.
Los entregables se caracterizan por ser todo lo que los miembros del equipo del proyecto producen y entregan durante el proyecto, ya sean productos o servicios. Los entregables están dirigidos a todas las partes interesadas. Pueden incluir documentos del proyecto como calendarios, presupuestos, planos y otros documentos escritos. La función de estos documentos es confirmar la finalización de un proyecto o de su fase, y contienen resultados y productos claramente definidos y mensurables.
El alcance no se define sólo a través de los entregables. Otro aspecto sustancial del alcance son los requisitos del proyecto. Los requisitos, es decir, los objetivos que deben cumplirse, son en realidad descripciones de cómo deben ser los entregables desde el punto de vista de la funcionalidad. Responden a las preguntas de qué, dónde, cuándo, cuánto y quién del proceso. Los requisitos pueden poseer características específicas y tangibles, como color, tamaño, ingredientes, etc. Además de ser mensurables, los requisitos también deben ser comprobables.
En el nivel más bajo de la Estructura de Desglose del Trabajo se encuentra un entregable comúnmente denominado paquete de trabajo. Deben comunicar todo el alcance del trabajo contenido en ellos de forma que no dejen ambigüedades a la persona que ejecuta el trabajo. Determinar estos paquetes de trabajo de los entregables individuales es la base para esbozar la Estructura de Desglose del Trabajo. Esto se hace mediante:
Aunque la Estructura de Desglose del Trabajo es sin duda la piedra angular de la planificación del alcance, es esencial seleccionar la forma correcta de construirla. Éste es el tercer y último paso antes de pasar a diseñar realmente la Estructura de Desglose del Trabajo de tu proyecto.
Estas reglas son los puntos de control clave para crear grandes Estructuras de Desglose del Trabajo. Su función es ayudar a que la EDT apoye la estrategia de ejecución del proyecto de la forma más eficaz posible. Ten en cuenta estas cinco reglas para realizar un proyecto con éxito.
Esta regla es la directriz más importante que hay que seguir al crear la EDT. Se utiliza no sólo para su construcción, sino también para el desglose y la evaluación de la EDT. La regla del 100% establece que la estructura de desglose del trabajo incluye el 100% del trabajo representado por el alcance del proyecto. El alcance del proyecto incluye entregables internos y externos, paquetes de trabajo y tareas que luego se dividen en los niveles de la EDT. De ahí que esta regla sea aplicable a todos los niveles del proyecto. Y como ningún proyecto puede ir más allá del 100% del trabajo, esta regla también es útil para que los gestores de proyectos hagan un seguimiento de lo que no está incluido en el alcance real del proyecto.
Los niveles de la EDT determinan su jerarquía. Según el proyecto, algunas ramas de la EDT estarán más subdivididas que otras, pero para que el alcance de tu proyecto y los detalles de la EDT sean correctos, no debería haber menos de tres niveles en la mayoría de las ramas.
Las Estructuras de Desglose del Trabajo correctamente creadas deben ser trozos de trabajo que puedan completarse normalmente en un plazo de 8 a 80 horas (es una regla general), dependiendo del tamaño del proyecto.
Otro criterio para los paquetes de trabajo es que deben ajustarse al periodo de información del proyecto. Por ejemplo, los proyectos más pequeños que tienen paquetes de trabajo muy grandes y viceversa: los proyectos grandes con paquetes de trabajo muy pequeños pueden crear problemas debido a la desalineación entre el tamaño y el periodo de información. La desalineación afectará al seguimiento del progreso y puede crear problemas a la hora de informar del progreso a las partes interesadas clave.
Se supone que la EDT se centra en los resultados, no en las actividades necesarias para alcanzarlos. Por tanto, al crear los pasos de la EDT, los directores de proyecto deben tener más en cuenta el «qué» que el «cómo». Al elaborar la EDT, utiliza sustantivos en lugar de palabras para mantener el enfoque en los propios resultados del proyecto frente a las actividades que contribuyen al desarrollo de los entregables.
Una plantilla de Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) es un marco prediseñado que ayuda a los gestores de proyectos a crear una EDT estructurada y coherente para sus proyectos. Proporciona un punto de partida y un formato normalizado para organizar las tareas, actividades y entregables del proyecto.
Una plantilla de EDT suele incluir niveles, encabezamientos y subencabezamientos predefinidos que pueden personalizarse para ajustarse a los requisitos específicos del proyecto. Ofrece una representación visual del alcance del proyecto, lo que permite a los gestores de proyectos desglosar los proyectos complejos en componentes manejables.
Utilizar una plantilla de EDT ofrece varias ventajas. En primer lugar, ahorra tiempo y esfuerzo al proporcionar una estructura que los directores de proyecto pueden adaptar a las necesidades de su proyecto, eliminando la necesidad de empezar desde cero. En segundo lugar, garantiza la coherencia y la alineación entre los distintos proyectos de una organización, lo que facilita la comparación y el análisis del rendimiento de los proyectos.
Las plantillas de la EDT pueden encontrarse en diversos formatos, como hojas de cálculo, software de gestión de proyectos o herramientas especializadas de EDT. Estas plantillas suelen incluir categorías, tareas e hitos predefinidos, lo que permite a los gestores de proyectos centrarse en personalizar la EDT para adaptarla a los requisitos exclusivos de su proyecto.
Al seleccionar una plantilla de EDT, es esencial tener en cuenta las necesidades específicas del proyecto y asegurarse de que la plantilla se ajusta a los objetivos, entregables y paquetes de trabajo del proyecto. Personalizar la plantilla para que refleje el alcance, el calendario y las necesidades de recursos del proyecto es crucial para su eficacia.
Utilizando una plantilla de EDT, los directores de proyecto pueden agilizar el proceso de creación de una EDT, mantener la coherencia entre proyectos y mejorar la planificación y la comunicación del proyecto. Es una herramienta valiosa para garantizar una comprensión clara del alcance del proyecto, facilitar una asignación eficaz de los recursos y permitir una ejecución eficiente del proyecto.
El Instituto de Gestión de Proyectos te proporciona este ejemplo de estructura de desglose del trabajo (EDT) para mostrarte una estructura de desglose del trabajo que podría funcionarte en tu propio entorno.
Aunque tiene algunas desventajas, la EDT tiene una gran importancia en la gestión de proyectos. Un curso de gestión de proyectos puede ayudarte a comprender cómo utilizar eficazmente la EDT. Proporciona claridad en el alcance del trabajo para que los gestores de proyectos puedan identificar todas las actividades del proyecto con facilidad y ver las dependencias entre las tareas del proyecto. Esto no sólo ayuda a evitar complicaciones como el trabajo duplicado y la ampliación del alcance, sino que también es útil para determinar la duración de las tareas y calcular el presupuesto de cada paquete de trabajo.
Aun así, a pesar de algunas desventajas como la dificultad para desarrollar una EDT debido a la inexperiencia, el tiempo y el esfuerzo necesarios o no tener un alcance completo y detallado (o incluso tenerlo, pero dejar que la EDT se descontrole y no se actualice adecuadamente), quedan eclipsadas por sus ventajas. Utilizar la Estructura de Desglose del Trabajo tiene las siguientes ventajas:
La Estructura de Desglose del Trabajo es una herramienta visual. Como tal, ayuda a crear una imagen de lo que implica el proyecto, de forma clara y vívida. Visualizar los pasos y procesos individuales ayuda a los usuarios a ver la «imagen global» del proyecto.
Otra gran característica de la Estructura de División del Trabajo es su complejidad. Consta de todos los pasos de trabajo, actividades y tareas del proyecto y, por tanto, es muy detallada. Esto puede parecer confuso para quienes lo utilicen por primera vez, pero la complejidad significa que se tienen en cuenta todos los matices.
Otra gran característica de la Estructura de Desglose del Trabajo es que anticipa la jerarquía y representa el proyecto de alto nivel, así como posibles subproyectos, paquetes de trabajo y tareas individuales para los miembros del equipo.
Aunque la Estructura de Desglose del Trabajo puede acabar resultando confusa, ofrece una gran perspectiva y muestra aspectos del proyecto dado que a menudo se pasan por alto. Por otra parte, revela el área que podría ser necesario recortar o subcontratar para obtener un mejor rendimiento. Así pues, la visualización mediante la Estructura de Desglose del Trabajo ayuda a obtener claridad sobre el alcance exacto del proyecto.
Estas ventajas de utilizar la EDT conllevan beneficios como una mayor responsabilidad y rendición de cuentas, y te ayudan a evitar la duplicación de tareas y el desvío del alcance, ya que aclara el alcance del trabajo.
Aunque hay varios tipos diferentes de EDT, la mayoría de las veces se distingue según se centre la atención en los entregables o en el calendario del proyecto. Los dos tipos de EDT más comunes son la EDT orientada a los entregables y la EDT basada en fases. Pero hay más de estos enfoques, dependiendo de los elementos de la EDT y de las preferencias de los directores de proyecto.
Si la EDT se basa principalmente en los entregables del proyecto, entonces la estructura está orientada a los entregables. Las unidades principales consistirán en los principales grupos de entregables, como los servicios individuales ofrecidos y los productos entregados. Este tipo de EDT es muy útil para el director de proyecto que quiera ver el alcance total de un proyecto y cómo se relaciona cada entregable. Utilizando este enfoque basado en los entregables, los gestores pueden hacer estimaciones más precisas de los recursos y el presupuesto, porque pueden ver todos los niveles del proyecto.
A diferencia del enfoque basado en los entregables, que se centra en el resultado final del proyecto, esta estructura basada en fases se centra en las fases individuales del proyecto y en organizar todas las actividades de forma cronológica. Las fases del proyecto suelen incluir la planificación, la ejecución, el control y el cierre. Esta forma de definir una EDT, como los pasos que hay que dar para lograr un objetivo, tiene la ventaja de crear un ámbito de proyecto más coherente.
Esta estructura se basa en el tipo de recurso o en la función empresarial del recurso. Un recurso puede ser una instalación, un tipo de software utilizado en el proyecto o un equipo. El personal también forma parte del grupo de recursos.
Este tipo de estructura se organiza por el tipo de riesgo que el proyecto puede encontrar durante su ejecución. Los principales grupos de riesgos pueden incluir categorías como personas, medio ambiente y equipos. Además, los riesgos se codifican por colores según su impacto. Una herramienta popular de gestión de riesgos es la Estructura de Desglose de Riesgos.
La estructura basada en la responsabilidad se basa en las unidades de organización. Por tanto, organiza todas las actividades por los equipos o unidades que trabajan en el proyecto. Del mismo modo, la estructura puede basarse en la organización más amplia de la empresa, incluidos el patrocinador del proyecto, la junta de control y las partes interesadas.
Ya esté basada en entregables, en fases o en cualquier otro tipo de estructura, la EDT se utiliza como punto de partida para la gestión del alcance, porque utiliza la carta del proyecto, así como las descripciones de los resultados del proyecto de la declaración del alcance del proyecto.
Después de elegir cuál será tu tipo de EDT, puedes pasar a elegir entre distintos tipos de diagramas EDT. La EDT puede representarse de varias formas distintas: mediante la vista gráfica, textual o tabular. Dado que la EDT transmite el alcance total del proyecto a las partes interesadas, debe presentarse bien. La forma de representación debe elegirse en función de las necesidades del proyecto.
Estos son los principales tipos de gráficos:
Según el proyecto, puede haber muchos usos de estos tipos de gráficos. Por ejemplo, el jefe de proyecto probablemente no utilizará el mismo gráfico para un proyecto de construcción que para la gestión de personas, o mejor dicho, de equipos.
Todos los cursos
Próximas fechas de cursos
Cursos profesionales
Academia y cursos cortos
Cursos de IPM
Cursos PMI
Cursos IPMA
Cursos PRINCE2
Formación Corporativa
Asociación corporativa
Ruta de competencias de IPM
Socio de crecimiento
Descripción general de la certificación
Certificación IPMA
Certificación PMI
Acerca del centro IPM
Membresía IPM
Eventos mensuales de EMEA
Tutoría
Todos los recursos
Perspectivas de expertos
Libros electrónicos y kits de herramientas
Publica tu escritura
Portal de empleo de IPM
El Instituto
Facultad
Consejo Asesor Global
Solicitar conferencia o voluntario
Postularse para pasantía o embajador del campus
Habla con un asesor
