La acta de constitución del proyecto, o también llamada acta de inicio del proyecto, es una parte esencial de cualquier proyecto. Este artículo explica su importancia y profundiza en las características de una buena acta y en cómo elaborar una tú mismo. Un plan de proyecto bien redactado, con todos sus elementos clave, es una forma de garantizar el éxito de un proyecto. Si deseas mejorar tu capacidad para elaborar actas de constitución de proyecto sólidas, inscribirte en los cursos de gestión de proyectos de IPM puede proporcionarte orientación práctica y ejemplos del mundo real.
La acta de constitución es un documento que sirve para anunciar formalmente la selección y aprobación del proyecto. Además, otorga al director del proyecto la autoridad para cumplir los objetivos del proyecto utilizando los recursos de la organización. También contiene los principales objetivos del proyecto y la designación de funciones y responsabilidades.
Su finalidad es ayudar a los directores de proyecto implicados y a las partes interesadas a comprender lo que se supone que debe conseguir el proyecto en cuestión. Define el éxito del proyecto, ofrece plazos e información sobre los riesgos identificados y el presupuesto. Sirve de base para la planificación del proyecto. Traza cada paso del camino para que cualquier cambio pueda aplicarse fácilmente y sin problemas.
A veces hay confusión sobre lo que es realmente una acta de constitución del proyecto. Muchas veces recibe sinónimos, como plan de proyecto o resumen de proyecto, o incluso el nombre de caso empresarial. Sin embargo, las diferencias no están sólo en los nombres, sino también en su finalidad.
La razón principal para crear un plan de proyecto es tener una autorización formal del proyecto y una prueba de acuerdo. De lo contrario, sin él, un proyecto podría cancelarse o auditarse en cualquier momento y por cualquier motivo. Sirve como contrato para el equipo del proyecto, ya que contiene información sobre las funciones de cada uno de una forma que todos pueden entender y acordar. La importancia de este «contrato» no sólo beneficia al director del proyecto. También sirve para que el director del proyecto comprenda las necesidades y requisitos de las partes interesadas. También les proporciona información vital sobre el proceso del proyecto. Por estas razones, podemos decir que la importancia de una acta de constitución del proyecto se refleja en sus tres ventajas principales:
Una acta de constitución del proyecto desempeña un papel muy importante en la formulación del plan del proyecto. Es especialmente útil cuando se trata de las relaciones con las partes interesadas del proyecto. Al crear la acta de constitución del proyecto, un director de proyecto debe pensar qué funciones deben desempeñar las partes interesadas o qué se necesita de ellas. Para ello, es importante hacer un análisis de las partes interesadas. Una vez completado el análisis de las partes interesadas, utiliza los conocimientos reunidos para identificar a las partes interesadas clave implicadas en el proyecto. Asegúrate de su participación activa en la creación del acta de constitución del proyecto
A veces puede resultar difícil mantener una intromisión excesiva de las partes interesadas en el proyecto. Algunas de las partes interesadas clave del proyecto pueden intentar persuadir a la dirección del proyecto para que modifique los proyectos hacia algo que les beneficie más. Pero tener este «contrato» al que remitirse, para mostrarles lo que acordaron originalmente, mantiene a los gestores del proyecto al mando. El hecho de que los gestores de proyecto tengan oficialmente autoridad asignada es la razón por la que el acta de constitución del proyecto tiene tanta importancia para ellos. Al planificar y controlar el proyecto, se establece ante los miembros del equipo y las principales partes interesadas la importancia de su papel y el poder que ostentan.
El acta de constitución del proyecto es «una esencia» del proyecto: sirve para hacer referencia al plan y asegurarse de que todo se desarrolla conforme a él. La mayoría de las veces la gente la confunde con el propio plan del proyecto, pero un plan de proyecto adecuado es mucho más complicado y contiene mucha más información que el acta. Cuando sólo quieres asegurarte de que todo va en la dirección correcta, una acta de constitución del proyecto es más útil, ya que no necesitas ver todo el ciclo de vida del proyecto.
Redactar el acta de constitución del proyecto puede ser un reto, sobre todo para los directores de proyecto menos experimentados. Los siguientes consejos pueden ayudar a crear una estructura vertebradora para el documento:
Una visión clara es absolutamente imprescindible cuando se trata del acta inicial. Determinar lo que el proyecto pretende conseguir es tan importante como redactarlo en forma de una declaración de visión fácil de entender y que lo abarque todo. Debe incluir objetivos mensurables y realistas y toda la información relevante sobre el proyecto. Asimismo, debe centrarse en el resultado y enumerar las formas tangibles en que el proyecto influirá en la empresa u organización.
Es esencial identificar e incluir información sobre todas las funciones del proyecto. Esto incluye la lista de partes interesadas y su conexión con el proyecto y los clientes o usuarios finales. Deben identificarse todas las demás personas implicadas: el director del proyecto, la junta directiva y los patrocinadores. ¿Cuáles son sus relaciones y cómo interactúan? Esbozar la responsabilidad de cada uno ayudará a solucionar problemas en el futuro.
Una vez establecidos la visión y las funciones, es hora de describir el desarrollo del proyecto. Esto incluye un plan con todas las actividades y fases individuales del proyecto. Un esquema detallado del desarrollo del proyecto sirve para aportar claridad en cualquier momento del proceso y ayuda a ganarse la confianza de las partes interesadas y los clientes en el proyecto. Esta parte del documento de la acta del proyecto puede incluir hitos individuales y fechas de vencimiento, y enumerar todos los equipos y recursos necesarios utilizados.
La evaluación de riesgos es una parte importante de la planificación de cualquier proyecto. El acta de constitución del proyecto debe enumerar las posibles limitaciones y retos a los que pueda enfrentarse el proyecto en las distintas fases de su desarrollo. La evaluación de riesgos también debe incluir problemas y cuestiones que ya se hayan producido y estén relacionados con el proyecto. Esta información resultará útil cuando el proyecto esté en marcha y se encuentre con alguna dificultad.
Los elementos del acta de constitución del proyecto dependen más o menos de la naturaleza del proyecto y de sus requisitos. Normalmente, todo proyecto consta de los siguientes elementos:
El nombre del proyecto debe ser algo que contenga la finalidad misma del proyecto. Que sea sencillo y relevante.
Los objetivos del proyecto son el elemento clave del acta de constitución del proyecto. Explica por qué se propuso el proyecto, qué solución aporta a un problema y cómo repercutirá en la organización y contribuirá a acercarla a la consecución de los objetivos.
Este elemento del acta de gestión de un proyecto describe cuál será el resultado del proyecto: ¿cuál es el producto o servicio final? Esta parte, además de los entregables clave, también puede incluir los criterios de éxito: qué métricas se utilizan para medir el éxito del proyecto y si el producto final ha logrado realmente todo lo que estaba previsto.
El alcance proporciona límites que ayudan a mantener el enfoque y evitar que se desplace. La gestión del alcance es útil para seguir el calendario previsto y alcanzar los objetivos fijados para cada fase. En pocas palabras, la declaración de alcance de un acta de constitución del proyecto es un punto de referencia para que los directores de proyecto permitan o rechacen una solicitud durante el proceso de un proyecto.
Otra cosa muy importante para alcanzar los plazos previstos es evitar el mayor número posible de riesgos. Esa es la razón por la que un acta de constitución del proyecto también debe indicar todos los riesgos y limitaciones potenciales, así como los planes para analizarlos y resolverlos a lo largo del proyecto.
Los plazos e hitos del acta de constitución del proyecto también deben considerarse parte del calendario del alcance del proyecto. Se utilizan para mostrar cuándo debe completarse cada fase del proyecto. Si no se indican junto a los entregables, este elemento de la carta del proyecto también puede incluir medidas.
Esta sección del acta se toma prestado del caso empresarial. Se debe explicar todos los costes del proyecto y de dónde procederá el dinero, y también debe contener una lista de los recursos adicionales (como, por ejemplo, software de gestión de proyectos) necesarios para ejecutar el proyecto.
Durante el proyecto, probablemente será necesario informar a partes interesadas externas, como clientes o patrocinadores del proyecto. Para saber a qué patrocinador del proyecto o usuario final se debe notificar la información clave relacionada con el proyecto, por eso es importante mantener una lista de esas personas. Completar el análisis de las partes interesadas te permite saber quiénes son las principales partes interesadas que desempeñan papeles clave en el propósito del proyecto y mantenerlas actualizadas con regularidad.
Enumera a todas las personas que participan en el proyecto, así como sus funciones y responsabilidades. Normalmente, esta lista incluye a todos: usuario final, parte interesada clave, patrocinador del proyecto y equipo de desarrollo. Describe la función, la persona asignada a ella y las responsabilidades de esa función. El desglose de las responsabilidades de cada miembro del equipo eliminará la confusión sobre quién es responsable de cada aspecto del proyecto. También facilitará el proceso de comunicación. Esto nos lleva a otro elemento importante que hay que tener en cuenta al crear la acta de constitución del proyecto: el plan de comunicación.
El plan de comunicación describe la forma en que el equipo de desarrollo se pondrá en contacto con los clientes o partes interesadas clave y la forma en que se comunicarán entre ellos, así como la frecuencia con que lo harán -actualizaciones diarias, semanales, reuniones opcionales u obligatorias…-. Cada preferencia depende del estilo de gestión del director del proyecto, de las preferencias del equipo del proyecto, así como del tipo de proyecto en el que estén trabajando.
A veces, tener recursos, objetivos, partes interesadas, entregables y todo lo demás superpuesto en tus pensamientos puede resultar confuso. De ahí que sea más fácil pensar en tres factores influyentes y luego dividirlos en estos elementos. Las tres preguntas más importantes que hay que responder al elaborar el acta de constitución del proyecto son: ¿quién, qué y por qué?
La plantilla del acta de constitución del proyecto de una página es un documento racionalizado destinado a iniciar proyectos de forma eficaz. Incluye elementos clave como los objetivos del proyecto, el alcance, las partes interesadas, los hitos de alto nivel y las necesidades iniciales de recursos. Este formato conciso proporciona una visión clara de la finalidad del proyecto, los entregables y las limitaciones iniciales, garantizando la alineación entre las partes interesadas desde el principio.
El acta de constitución del proyecto define los objetivos y el alcance del proyecto, esbozando lo que pretende conseguir y sus límites. Se identifica a las partes interesadas para aclarar la participación y el apoyo, mientras que los hitos de alto nivel establecen los principales puntos de control. Se esbozan los requisitos iniciales de recursos, incluidas las necesidades presupuestarias y de personal, para garantizar que el proyecto comience con eficacia.
Esta plantilla actúa como documento fundacional, mejorando la claridad, la comunicación y la alineación a lo largo del ciclo de vida del proyecto, para que el inicio y la planificación del proyecto tengan éxito.
Un plan de proyecto es un documento aprobado formalmente que se supone que guía la ejecución del proyecto. También controla explicando detalladamente cómo y cuándo cumplir los objetivos del proyecto, mostrando los principales productos, hitos, actividades y recursos necesarios para el proyecto.
Un acta de constitución del proyecto, por otra parte, es una propuesta no aprobada y el primer entregable del proyecto. Se utiliza para garantizar la aprobación de los objetivos del proyecto por las partes interesadas. Establece la autoridad del director del proyecto. Una vez que la alta dirección lo aprueba, el director del proyecto prepara el plan del proyecto. El plan del proyecto muestra cómo alcanzar los objetivos aprobados del proyecto. En esencia, se trata de un borrador que luego se utiliza para elaborar un documento formal (plan del proyecto).
El resumen del proyecto se crea después de que el proyecto haya sido aprobado oficialmente. El resumen del proyecto es una versión más breve y sencilla del plan del proyecto. Lo utilizan como referencia el equipo del proyecto y las partes interesadas. Este breve documento contiene información de fondo, los objetivos del proyecto y los criterios de éxito, así como el calendario del proyecto y el público al que va dirigido: cada resumen depende del alcance del proyecto y de su complejidad. La similitud es que ambos explican por qué el proyecto es una buena idea y cuáles son las tareas de cada uno durante el mismo.
Un caso empresarial consiste en comprender cuál será el impacto del proyecto en la empresa. Esencialmente es imaginar un escenario en el que evaluamos si merece la pena perseguir los objetivos del proyecto realizado. Pero es importante señalar que sólo se trata de establecer los parámetros financieros, no de tomar la decisión de invertir o no en él. Así que un director de proyecto puede crear muchos casos empresariales, pero sólo elaborar un acta de constitución del proyecto para algunos de ellos. Se basa en el caso empresarial para los parámetros financieros en los que debe funcionar el proyecto. También es la hipótesis clave del caso empresarial, muy probablemente sobre el alcance y el calendario.
Así que el proceso completo del proyecto suele contener estos tres documentos: el caso empresarial es un documento que se crea en primer lugar; luego, tras él, se redacta el acta de constitución del proyecto. De acuerdo con el acta de constitución del proyecto, se elabora un documento sencillo y breve que sirve de referencia: un resumen del proyecto. Y por último, se crea un plan de proyecto. El plan del proyecto es la parte más importante, ya que contiene todas las directrices que deben seguir el equipo y el director del proyecto.
Utilizar un acta de constitución del proyecto tiene muchas ventajas. No sólo es útil para los gestores y miembros del equipo del proyecto, sino también para las partes interesadas y los clientes. En primer lugar, un acta de constitución del proyecto es útil para determinar el valor del proyecto: si merece la pena llevarlo a cabo. La ventaja más obvia es que ayuda a evitar problemas futuros, porque todo está ya planificado. Al abordarlo todo antes de iniciar el proyecto, evitas futuros conflictos y ahorras tiempo que se habría dedicado a negociar. También garantiza que haya suficiente financiación disponible y establece las líneas generales del presupuesto del proyecto. Y lo que es más importante, ayuda al equipo a tener unas directrices claras y la confianza de que, al seguirlas y cumplir esos hitos, están alcanzando los criterios necesarios para el éxito del proyecto. Esto también eleva la moral del equipo porque trabajan bajo una dirección eficaz y bien organizada, evitando confusiones y frustraciones.
En cuanto a los beneficios del acta de constitución del proyecto para las partes interesadas y los clientes: les ayuda a comprender qué pueden esperar. De este modo, saben exactamente lo que están aprobando, lo que facilita evitar conflictos y alteraciones del proyecto más adelante (evitando también problemas de costes y recursos). Dominar el arte de crear un acta es una habilidad crucial, y un curso de gestión de proyectos puede proporcionarte las herramientas necesarias para tener éxito en este ámbito.
Los cinco componentes esenciales de un acta son: finalidad y justificación del proyecto (caso empresarial); objetivos mensurables y criterios de éxito; requisitos de alto nivel y límites del alcance; partes interesadas clave y sus funciones; y presupuesto resumido y calendario. Estos componentes proporcionan la base para la autorización del proyecto y definen los límites dentro de los cuales opera el equipo del proyecto.
Para redactar un acta de constitución del proyecto: define el caso empresarial y el propósito del proyecto; enumera los objetivos mensurables; identifica a las partes interesadas clave y asigna un gestor de proyecto; esboza el alcance, los entregables y las limitaciones de alto nivel; establece un presupuesto resumido y los hitos; documenta los riesgos y las suposiciones; y obtén la autorización formal del patrocinador del proyecto. El acta debe ser concisa (normalmente 1-2 páginas) y centrarse en la información de alto nivel más que en la planificación detallada.
En el Reino Unido, una carta de proyecto es un documento formal que autoriza un proyecto y faculta al director del proyecto para proceder. Está en consonancia con el Resumen del Proyecto y la Documentación de Inicio del Proyecto (PID) de la metodología PRINCE2. Los estatutos británicos suelen hacer hincapié en la justificación del caso empresarial, la participación de las partes interesadas, las estructuras de gobierno y la alineación con la estrategia organizativa. El documento sirve como acuerdo entre el patrocinador del proyecto y el director del proyecto sobre la autoridad y los objetivos del proyecto.
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